Så skapar du en papperslös administration – del 2: de viktigaste stegen

Att lämna manuella uppgifter och processer bakom sig för att ta steget till en elektronisk, helt papperslös ekonomiadministration för med sig många vinster och fördelar för en organisation. I det första inlägget om hur man skapar en papperslös administration gick vi igenom hur mycket man kan spara i tid, pengar och resurser, samtidigt som man frigör kompetens, får färre fel och misstag, smidigare processer, snabbare betalningar och även skonar miljön när man digitaliserar sina administrativa processer med hjälp av ett modernt affärssystem.

Eftersom det egentligen inte finns så mycket att fundera över när det här mer och mer blir ett nödvändigt steg och en ny standard, så ska vi i det här inlägget gå igenom själva processen med att hitta och implementera en lösning som digitaliserar administrationen och dess processer. Ju noggrannare man är i förväg, desto bättre blir lösningen i slutändan.

Här är de viktigaste stegen och frågorna man bör ställa sig för att få det allra bästa resultatet.

Steg 1: Ta beslut om att gå över till elektronisk administration

Att göra stora förändringar i gamla invanda rutiner känns alltid som ett stort steg och som en risktagning, så att tveka är naturligt. Många avvaktar dock så länge att de till slut måste kasta sig in i processen när nya kundkrav och andra påverkansfaktorer kräver att det sker en förändring. Då är det bättre att själv driva förändringsprocessen i sin takt och göra noggranna och genomtänkta förberedelser. Det minimerar riskerna och gör övergången till ett nytt system mycket smidigare. Tänk på följande:

• Att gå över till elektronisk administration kan göras helt eller gradvis. Undersök vad som är det bästa för just er organisation.

• Alla förändringsprocesser behöver förankring och god kommunikation. Se till att alla informeras om vad som ska se, hur, och varför. Ta även med de insikter och åsikter som slutanvändarna har. Det är trots allt de som ska jobba med den nya lösningen. Är alla med på båten går det smidigare, och lösningen blir bättre anpassad efter verksamheten.

• Utse en person eller ett team (beroende på hur stor er organisation är) som är ansvarig för projektet och för att undersöka vilka lösningar och leverantörer som finns.

Steg 2: Beskriv er nuvarande process

Innan ni börjar ta kontakt med systemleverantörer; förtydliga era ekonomiska processer så att det finns en samsyn om hur det ser ut i dag och vad ni har för behov. Gör en modell av den nuvarande finansiella förvaltningsprocessen, och tänk på följande:

• Definiera era nuvarande processer. Vem är ansvarig för vad? Hur hanteras fakturor och andra uppgifter? Vilka delar fungerar och vilka vill ni slippa/förändra?

• Har ni flera olika affärsprocesser och samarbetar med flera olika leverantörer? Sammanställ och beskriv de olika processerna.

• Vilken roll har redovisningsbyrån? Rådgör gärna med den om vilka processer som är viktiga.

Steg 3: Välj lösning

Eftersom elektronisk administration är ett område som växer så mycket och fort nu finns det många leverantörer att välja mellan. En del är nischade mot vissa typer av branscher, andra mot en särskild slags lösning. Leta efter en leverantörslösning som har erfarenhet, goda omdömen och en koppling till er bransch. Här är några bra frågor att ställa under kartläggningen av lösningar:

• Vilka är leverantörens kunder? Finns det några som har en liknande verksamhet?

• Finns det referenser? Kolla hur deras andra kunder löste det, och hur det gick för dem.

• Hur passar leverantörens produkt ihop med era befintliga lösningar?

• Hur ser det ut med support, utbildning och underhåll av deras tjänster och lösningar?

• Hur ser leverantörens ekonomi ut?

• Kan leverantören även leverera andra lösningar utöver den ekonomiska administrationen om ni vill gå vidare med digitaliseringen?

• Är det en leverantör som bara säljer en produkt eller är de konsulter som kan se över er verksamhet och komma med goda råd, insikter och förslag?

Steg 4: Sätt upp en projektplan

När ni har hittat en leverantör som känns rätt är det dags att planera för hur lösningen ska införas. Sammanställ en projektplan tillsammans med leverantören för att komma fram till mål, tidsram, etapper, vilka som är ansvariga för vad, kontaktpersoner, eventuell styrgrupp, vem som har befogenhet att ta beslut om kostnader m.m. Projektplanen bör innehålla följande delar:

• Installation och konfiguration av lösningen, samt kundens önskemål och krav.

• Utbildning av administratörer och användare.

• Körning av systemet i kundmiljö.

• Den slutliga implementeringen av lösningen.

Steg 5: Säkerställ att lösningen fungerar som den ska

Ett viktigt skede i processen är att köra lösningen i kundmiljön så att det går att se att den verkligen fungerar felfritt och i enlighet med era krav och behov. Är det något som behöver fixas eller justeras kan det påverka tidsplanen, men det är viktigare att lösningen verkligen fungerar vid implementeringen än att hålla deadline.

Steg 6: Implementera lösningen tillsammans med leverantören

När systemet är testat i sin verkliga miljö och fungerar som det ska är det klart för användning. Det viktigaste i samband med implementeringen av en elektronisk hantering av administrationen är utbildningen i lösningen. Ska slutanvändarna kunna använda lösningen utan problem och få ut mesta möjliga nytta av den bör utbildningen planeras redan i projektplanen. Om det finns ytterligare behov hos användarna så bör det finnas möjlighet till kompletterade utbildningar under implementeringen. Hör även med leverantören vilket stöd och support som de erbjuder om ni känner er osäkra, har några frågor eller behöver lösa problem under införandet av den nya lösningen.

Bra saker att tänka på

• I samband med planeringen av det nya systemet är det ett bra tillfälle att se över er IT. Går det att outsourca servar eller gå över till molnlösning i samband med systembytet? Har leverantören tjänster som gör att ni kan effektivisera er IT?

• Om bytet innebär att ni byter elektronisk faktureringsadress; glöm inte att informera alla era kunder och partners om den nya adressen.

• Om fakturor behöver skannas; gör ni det själva eller anlitar ni en skanningstjänst?

• Se över om den nya lösningen gör att ni behöver förnya transaktionsavtalet med banken.

• Diskutera gärna med leverantören om hur ni kan gå vidare med att digitalisera och effektivisera er verksamhet. Även era andra affärsprocesser kan göras smartare och mer effektiva med liknande elektroniska lösningar och system. Det finns så mycket att vinna.