Så skapar du en papperslös administration – del 1: därför är digitalt bättre

Det har pratats om det papperslösa kontoret ända sedan e-posten och ordbehandlings- och kalkylprogrammen dök upp, men handen på hjärtat så har det mest rört sig om blygsamma förändringar. De flesta arbetsplatser har fått tampas vidare med pappershögar och tidsödande, ineffektivt manuellt arbete. Det är inte förrän nu, med digitaliseringens intåg och de moderna affärssystemen, som vi verkligen ta det definitiva steget mot en äkta papperslös administration, och det är ett steg vi verkligen ska ta. Det trollar inte bara bort pappershögarna och de sega processerna, det är bra för miljön, för arbetsglädjen och för verksamhetens lönsamhet också.

Vi ska kika på vilka fördelar och möjligheter elektronisk administration för med sig, hur man vet om man behöver det, och inte minst om hur man går till väga för att skapa en smart, papperslös administration på riktigt.

Det här är digital administration

Att mycket av vårt administrativa kontorsarbete sker inne i datorn är i sig ingen nyhet. Framför allt här i Norden är vi väldigt på hugget när det kommer till elektroniska lösningar. Enligt en finsk undersökning använder redan drygt hälften av de stora och medelstora företagen samt en tredjedel av de mindre företagen elektroniska fakturor. Men elektroniska fakturor är inte samma sak som digital administration. De är en viktig del av den, men den verkliga papperslösa administrationen får man när man fakturainformationen automatiskt överförs till huvudboken, när standardrapporterna kan skapas genom en knapptryckning samt när löneberäkningarna, attestflödena och betalningstransaktionerna hanteras automatiskt och helt elektroniskt. Tack vare de möjligheter de moderna affärssystemen för med sig är den här typen av automatiserad, digital administration nu fullt möjlig, och det för i sin tur med sig en rad med fördelar…

Därför ska du gå över till en elektronisk ekonomiadministration

När man digitaliserar och automatiserar processer slipper man göra dem manuellt. Något som frigör mycket tid och resurser. Det går att spara mycket tid och pengar på automatiserade processer, men inte minst frigör det kompetensen inom organisationen som nu kan göra viktigare och mer lönsamma saker än att sitta och mata in siffror för hand. Fördelarna slutar dock inte där, det finns fler vinster att göra.

• Administrationen görs oberoende av tid och plats med minimal inblandning av manuellt arbete. Det gör inte bara processerna så mycket snabbare; korrekt realtidsdata blir dessutom tillgänglig direkt, var och när det passar.

• All data som registreras sparas automatiskt till de nödvändiga platserna. Det undviker dubbelarbete och dubbelregistrering, sparar mycket tid och fel samt misstag minskar betydligt när transaktionerna överförs automatiskt istället för manuellt.

• Det är betydligt mer ekonomiskt att hantera elektroniska fakturor istället för pappershögar. Räknar man in material, porto och den arbetstid som går åt till utskrift, hantering och att posta fakturorna, ligger besparingen på cirka 10 kronor per faktura.

• Att spara på resurser är dessutom väldigt miljövänligt. Räknar man på resurshanteringen och transporterna av pappersfakturorna så motsvarar vinsten att gå över till elektronisk hantering ungefär en flygresa till Thailand eller att plantera 250 träd om man räknar på en verksamhet som hanterar 1000 fakturor per år (enligt beräkningar från Nätverket för Elektroniska Affärer). Överlag räknar man med att e-fakturor är fyra gånger så miljövänliga som pappersfakturor.

• Digital administration och fakturor hanteras mycket snabbare och med minimalt med fel, vilket gör att fakturorna betalas snabbare, och med färre påminnelser och krav. Det gör hela processen smidigare och trevligare för alla parter, samt frigör kapital.

• Det blir lätt att söka efter uppgifter. Verifikationer, fakturor, kvitton och bokningar sparas elektroniskt och går att söka efter snabbt och enkelt. Även standardrapporter och officiella rapporter går att komma åt med bara en knapptryckning.

• Fakturor behöver bara skapas en gång. Bokföringen sker direkt efter första posten.

• Det blir betydligt enklare att hantera reseräkningar, utlägg, traktamente, ersättningar m.m. De medarbetare som är ute på språng kan själv skanna och lägga in kvitton och utlägg i systemet via sin mobil/dator. Systemet beräknar automatiskt traktamenten och den som ska attestera utläggen kan göra det oberoende av plats så fort de kommer in i systemet för en snabbare hantering och betalning.

• Det är framtiden. 2017 skickades det drygt 138 miljoner e-fakturor till drygt 4 miljoner mottagare. Det är en ökning med 16,4 miljoner från året innan och det ångar bara på. Enligt Billentis senaste rapport beräknar man att antalet e-fakturor kommer att fyrdubblas till år 2035. En del organisationer har det redan som standard. Gör man affärer med den offentliga sektorn är det e-fakturor som gäller eftersom det från och med april 2019 är lag på det.

Checklista – behöver ni gå över till elektronisk administration?

När man tittar på alla fördelar med att automatisera och digitalisera administrationen så inser man snabbt att det inte är en fråga om ”om” utan ”när”. Känner du dig fortfarande osäker på om det är rätt steg att ta; stäm av er nuvarande situation mot den här checklistan. Om ett eller flera påståenden stämmer bra för er verksamhet finns det mycket att vinna på att gå över till en elektronisk administration.

• Era fakturor öppnas och hanteras manuellt.
• Attesteringen av fakturorna är en tidsödande process.
• Uppgifter och transaktioner förs in manuellt och dubbelt i två olika system.
• Att hitta en faktura eller andra ekonomiska uppgifter kräver letande och bläddrande i pärmar.
• Det sker fel och misstag när uppgifterna matas in manuellt.
• Felaktiga uppgifter gör att fakturor bestrids och/eller betalas sent.
• Inmatningar eller filer för betalning måste läggas in manuellt mot banken.
• Att attestera inköpsfakturor tar så lång tid att det ofta resulterar i påminnelser och dröjsmålskostnader.

Om det nu står klart att det innebär en stor vinst för er verksamhet att gå över till en elektronisk administration så ska vi i nästa inlägg gå igenom vad man bör tänka på, och vilka de viktigaste stegen är, när man skaffar en lösning som effektiviserar de administrativa processerna. Läs vidare i del 2!