Så jobbar vi mer effektivt i framtiden – nya automatiseringsmöjligheter

En av de bästa anledningarna till att skaffa ett effektivt affärssystem är möjligheten att automatisera rutiner och administration. Som alla entreprenörer förr eller senare upptäcker går en stor del av företagandet ut på att skotta undan repetitiva administrativa uppgifter som löner, fakturor, listor m.m. Något som stjäl mycket tid och resurser, och inte minst arbetsglädje. Dagens affärssystem har omfattande möjligheter att automatisera de processerna, med stora vinster som följd.

• Man slipper hantera filer och fylla i värden manuellt. Något som frigör tid till att jobba mer konstruktivt och strategiskt. Istället för att mata in siffror går det att analysera och dra nytta av dem.
• Det går att växa snabbt och effektivt utan att resursbrist hindrar. Samma automatiseringslösning kan hantera fler kunder, anställda, transaktioner m.m.
• Processen blir säkrare när den mänskliga faktorn försvinner. Färre (eller inga) misstag görs.
• Transaktionskostnaderna minskar och konkurrenskraften ökar.
• Kunder och leverantörer blir gladare när de möts av en smidig, effektivt och exakt hantering.
• Medarbetarna blir också mer nöjda när de slipper mala på med repetitiva och tråkiga uppgifter. Gladare och mer motiverade anställda är märkbart mer produktiva och kreativa.

Det finns alltså all anledning att automatisera så mycket som möjligt i en verksamhet för att kunna fokusera på det roliga, viktiga och lönsamma. Det går redan i dag att automatisera processer för löner, bokföring, betalningar, reseutlägg, e-handel och mycket mer, men flera andra områden är på gång.

Vi ska titta lite på vad mer i en verksamhet som inom en snar framtid går att automatisera och förenkla med hjälp av ett heltäckande affärssystem och smarta lösningar.

HR och rekrytering

Att hantera personal, både den befintliga och den man vill anställa, är ett drygt arbete med mycket rutiner och stora informationsmängder som behöver hanteras. Att automatisera processer med ledighet, semesteransökningar, utbildningar m.m. frigör tid och resurser för HR-personalen så att de kan jobba mer konstruktivt med att få personalen att trivas. Men den största vinsten går nog att göra vid rekrytering. När man behöver anställa ny kompetens går det åt mycket tid och administration till att sålla och utvärdera ansökningar.

I ett tidigt skede av rekryteringsprocessen kan en automatisering spara mycket tid genom att sålla bort klart irrelevanta ansökningar samt administrera intervjubokningar. Det frigör mer tid för rekryterarna att fokusera på och skapa en bra relation med de mest intressanta talangerna. Det blir också en mer konsekvent och strömlinjeformad rekryteringsprocess som känns trevligare för alla inblandade.

Kundtjänst och support

Att förbättra och effektivisera kundtjänsten är en prioritering för många företag. Dels för att den tar mycket tid och dels för att nöjda kunder är återkommande kunder. De flesta företag har också märkt att de flesta ärenden som kommer in är repetitiva och återkommande samt relativt lätta att lösa, vilket gör dem exemplariska för automatisering. Redan nu används chatbots och virtuella hjälpredor för att hantera den typen av enklare ärenden.

När automatisering och maskininlärning arbetar ihop kan kunderna få snabb hjälp med sina enklare problem (det uppstår aldrig någon irriterande telefonkö till en bot), och de som jobbar i supporten kan ge kunderna mer tid när det handlar om mer komplexa ärenden, något som gör hela upplevelsen trevligare för alla. Redan i dag jobbar företag som Microsoft och HP med den här typen av lösningar och den virtuella och automatiserade supporten löser hundratusentals kunders ärenden dagligen och har mer än fördubblat kapaciteten hos kundtjänsten.

IT-avdelningen

När allt fler tjänster hamnar i molnet börjar IT-teamen skruva nervöst på sig och undra hur de ska motivera sin egen existens, men de kan göra mycket nytta genom att utveckla de digitala systemen så att de förbättrar och effektiviserar den dagliga verksamheten. Om de bara hade tid över för det. Det uppskattas att närmare hälften av deras arbetstid går åt till att jobba med underhåll, reparationer och administration.

IT-proffsen själva anser att en stor del av deras dagliga sysslor kan automatiseras så att de kan gå från att vara ”IT-vaktmästare” till att arbeta mer strategiskt. Det handlar framför allt om att komma bort från återkommande rutiner och processer med att hantera filer och foldrar, övervaka servrar, lära upp nya användare, batch-processer och inte minst support (precis som med kundtjänst är de flesta av IT-avdelningarnas supportärenden enklare och återkommande). Med automatiserade och effektiva processer kan fler få hjälp snabbare samtidigt som de välutbildade teknikerna kan komma till mer värdefull nytta i verksamheten.

Datasäkerhet

Allt fler företag upplever hot från hackare som försöker stjäla företagshemligheter, eller bara rent av saboterar och sprider ut känslig information (det dataintrång Sony drabbades utav kostade mer än 35 miljoner dollar att åtgärda, skadan av de läckta känsliga uppgifterna går inte att värdera). En automatisering av datasäkerheten kan förbättra övervakningen av till exempel misstänkt aktivitet, spärra enheter och adresser vid försök till intrång samt snabbt blockera attacker. En villkorad åtkomstautomatisering som styr vilka som ska kunna komma åt vad baserat på kriterier som typ av enhet, riskprofil, vilken data som efterfrågas m.m. skapar en strategisk säkerhetsautomatisering som omfattar hela verksamheten på ett mer effektivt sätt än när bara IT ansvarar för datasäkerheten.

Tester och utveckling

Att ta fram och testa produkter och tjänster är en tidsödande fas i produktionen. Ju snabbare det går att få ut en produkt, desto snabbare kan den bli lönsam. Att använda sig av automatiserade testprocesser gör inte bara att det hela går mycket fortare och effektivt, man minskar dessutom risken att fel smyger sig igenom på grund av den mänskliga faktorn.

Vi på Traventus har lång erfarenhet av att göra våra kunders vardag enklare, roligare och säkrare med hjälp av våra lösningar. Vi är bekanta med i princip alla typer av verksamheter, och vet vilka processer som går att automatisera, både i dag och i morgon. Prata med oss så hjälper vi dig att förenkla ditt arbete.