man som ritar på en tavla framför två andra personer

Så här säljer du in ett nytt affärssystem till ledningen

Tillhör du dem som är frustrerade över att jobba i ett gammalt affärssystem som inte längre hänger med i utvecklingen? Känner du att du inte kan göra ditt jobb så effektivt som du borde?

Du är inte ensam. Många organisationer hänger fast vid gamla lösningar. En del eftersom ”det fungerar ju fortfarande”. Andra vill vänta och se. Oftast beror det på att ledningen inte har sett vinsterna med att investera i ett nytt system. Du som jobbar i den dagliga verksamheten och inte alls håller med om att det fortfarande fungerar behöver göra ledningen uppmärksam på bristerna i det nuvarande affärssystemet och visa på fördelarna med en investering i ett nytt. Du har värdefulla insikter som flitig användare mitt i verksamheten. Dela med dig av dem. Ledningen är beslutsfattare – ge dem ett underlag för att ta beslut.

Ditt underlag behöver vara kortfattat, konkret och tydligt peka på vinsterna. Här är en liten guide för hur du sammanställer ett bra beslutsunderlag och motiverar investeringen i ett nytt affärssystem.

Börja med kronor och ören – beräkna systemets ROI

Att börja med siffror är alltid rätt när det kommer till investeringar. En chef som gör sitt jobb är konstant skeptisk till alla utgifter. Om någonting kostar så måste det klart och tydligt ge någonting tillbaka. Ska ledningen bli positivt inställd till ett köpbeslut måste det säljas in som en bra investering. Fokusera på hur affärssystemet kan betala sina kostnader och leda till vinster och besparingar på sikt. Det här gör du bäst genom att räkna ut avkastningen på investeringen (ROI).

Börja din ROI-kalkyl med att sammanställa en prognos över kostnaderna och var noggrann. Om det framgår att du har gjort en detaljerad uträkning som tar med allt framstår din beräknade ROI som trovärdig. Det här bör du tänka på när du räknar på kostnaderna.

  • De initiala kostnaderna. Tänk på mer än bara priset på systemet och installationen. Se investeringen ur hela företagets perspektiv och ta med funktioner, tilläggsmoduler och liknande som du kanske inte har tänkt på men som andra har nytta av.
  • Software as a service. Många moderna ERP-lösningar är molntjänster. Om det rör sig om ett SaaS-abonnemang där ni löpande abonnerar på det ni behöver ska du räkna in licenskostnaderna i din ROI.
  • Driftskostnader. En installerad lösning behöver underhåll, framtida uppgraderingar, nya funktioner och moduler, utbyggnad m.m. Räkna in de framtida kostnaderna.
  • Konsultkostnader. För att få ut så mycket som möjligt av affärssystemet och för att anpassa det till just er verksamhet, kan det behövas hjälp av verksamhetskonsulter. Beräkna deras kostnader, avgifter för serviceavtal m.m.
  • Underhåll. Installeras systemet på plats behöver du räkna med underhåll, framtida uppgraderingar och utbyggnad, supportavtal, nya tilläggstjänster etc.
  • Utbildning. Kostnader för att utbilda användarna av systemet, både för själva utbildningen och för att ta in resurser medan användarna lär sig sitt nya verktyg.

Nu är det dags för den roliga biten i din ROI – att beräkna avkastningen för det nya affärssystemet. Eftersom du redan har sett vad det kan tillföra vet du vinsterna med investeringen. Sätt en faktisk prislapp på de ökade intäkterna och de minskade utgifterna systemet för med sig på sikt. Du kanske redan har en lista på alla vinster det för med sig men bli inte förvånad om du upptäcker mer nytta när du går igenom alla funktioner och möjligheter. Här är några av de fördelar systemet för med sig:

  • Effektiv och snabb produktion
  • Minskade kostnader för administration, personal, extraresurser och övertid
  • Effektiv och billigare fakturahantering med e-faktura
  • Mer effektivare och lönsamt lager, transporter och leveranser
  • Leverera bättre kundnytta och nå fler nya kunder
  • Ökad kundnöjdhet som leder till fler och större beställningar
  • Data och analys som ger säkrare prognoser
  • Mer korrekta nyckeltal som ger bättre beslutsunderlag
  • Möjlighet att växa snabbare och nå nya marknader

Utifrån den här beräknade ROI kan du nu lyfta fram hur och när företaget kommer att få den väntade avkastningen på sin investering. Vill du få mer insikt i ROI-processen? Läs gärna våra inlägg ”Så här beräknar du ROI på ditt nya affärssystem del 1: beräkna kostnaderna” och ”del 2: beräkna avkastningen”.

Presentera problemen och lösningarna

Om du studerar reklamfilmer så ser du snart att upplägget för att sälja någonting handlar om att först peka på ett problem och sedan presentera en lösning. Det samma gäller när du ska motivera ledningen varför de ska investera i ett nytt affärssystem. Som användare är du förmodligen välbekant med problemen. Komplettera listan genom att prata med dina kollegor på andra avdelningar och lyssna på vad de har för frustrationer i sitt arbete. Det kan röra allt från långsamma och komplexa rutiner, onödigt dubbelarbete och ineffektiv lagerhantering till kommunikationsproblem med kunder och leverantörer, missnöje hos medarbetarna eller att man halkar efter i vad som har blivit ny branschstandard.

Kom sedan med de goda nyheterna och lägg fram lösningarna på problemen utifrån funktionerna i ett nytt affärssystem. Berätta hur ni löser långsam och resurskrävande administration med hjälp av automatiserade processer för bland annat inköp, order och lager. Visa hur ni undviker dåliga beslut tack vare korrekt data och mer relevanta prognoser. Presentera för ledningen hur de undkommer problemen du nyss skrämde upp dem med. Allting som bromsar produktionen och lönsamheten, skrämmer talanger och kunder på flykten eller får organisationen att halka efter gentemot konkurrenterna får beslutsfattarna att vakna till. Det är just det här som är deras jobb, gör det lättare för dem.

Få tips om vilka vinster ni kan göra med ett nytt system i inlägget ”11 fantastiska fördelar med affärssystem”.

Ta hjälp av experter och fallstudier

Ledningen vet att kontinuerliga förändringar behövs för att ett företag ska kunna växa och förbli konkurrenskraftigt. Har du lagt fram problemen och lösningarna på ett tydligt och motiverande sätt så kommer de se att det här är viktiga förändringar som behöver ske. Du kan stärka dina argument ytterligare genom att bli ännu mer konkret med vad problemen innebär. Ett sätt att göra problem och lösningar mer gripbara är med hjälp av fallstudier. Vad ni än har för problem – data som släpar efter och påverkar rapporternas korrekthet, ineffektiv lagerhållning, felaktiga kunduppgifter etc. – så har säkert någon av systemleverantörens tidigare kunder haft samma problem. Använd deras erfarenheter och fallstudier som faktiska exempel på lösningar.

Ett annat sätt att ge ledningen fler insikter är att bjuda in just en systemleverantör eller en verksamhetskonsult med spetskompetens och förståelse för branschen till din dragning inför ledningen. De är väl insatta i lösningar, funktioner, fallstudier, vinster, kalkyler och mycket annat som rör investeringen i ett nytt affärssystem. De kan ta fram data och svara på frågor som du kanske inte har underlag för och därmed stärka dina argument.

Med allt det här på fötterna kan du motivera ledningen att se det nyttiga i att skaffa ett nytt, modernt system som gör verksamheten mer framgångsrik och inte minst ditt jobb lättare och roligare.

Mikael Björk

VD / CEO