Kontakta oss

Fyll i dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Namn

Telefon

E-post

Så här beräknar du ROI på ditt nya affärssystem del 2: beräkna avkastningen

Alla stora inköp behöver en bra kalkyl som underlag för att avgöra om det är en bra eller dålig investering. Inte minst om det gäller något så avgörande som ett nytt affärssystem. I det första inlägget gick vi igenom vilka kostnader som behöver tas med i kalkylen för att få fram en korrekt ROI. I det här inlägget ska vi kika på den lite roligare biten, avkastningen och vinsterna.

Så gör du en prognos för avkastningen

Du behöver vara minst lika grundlig på den här sidan av ROI-kalkylen som när du räknade på kostnaderna. Det uppstår många frågor och variabler, som till exempel om systemet ökar intäkterna, minskar utgifterna eller en kombination av båda? Vilka verktyg och funktioner som tillför vilken typ av värde och för vem?

 

Varje verksamhet är unik. Ett företag som baseras på lager och transporter har inte samma behov som ett som jobbar med mjukvara och utveckling. Så det är bara du som kan se var vinsterna ligger. En bra utgångpunkt är funktionerna som ni listade i kravspecifikationen. Ge dem mätvärden och du kan börja räkna på avkastningen för det nya affärssystemet. Du kommer troligtvis också att hitta vinster som du inte förväntade dig – det är det som är så roligt med nya lösningar, de kan mycket mer än man kan föreställa sig – inte minst när ni väl börjar använda det nya systemet.

 

Här är några av alla de fördelar ett nytt affärssystem för med sig.

 

Effektivisering

Affärssystemet främsta fördel är förmodligen dess effektiviseringsmöjligheter. Administration och manuella processer tar väldigt mycket tid och binder upp resurser samt kompetens som hade kunnat användas till mer värdeskapande saker. Att förenkla krävande flöden gör också att det går att kapa kostnader för övertid och extrahjälp. Man eliminerar även de risker för misstag och förvanskade uppgifter som manuell datainmatning innebär. Att automatisera processerna frigör massor med tid och resurser som kan användas till bättre och mer vinstsskapande saker. Produktion, försäljning, lager, leverans, ekonomi m.m. blir snabbare, mer effektiva och mer träffsäker när allting samordnas samt automatiseras i ett system. Alla kan ta del av samma relevanta och exakta data för att göra sitt jobb bättre och snabbare. Oavsett om ditt företag skapar fågelholkar, appar eller redovisningstjänster kommer affärssystemet att kapa omvägar och uppförsbackar, eliminera kostsamma onödigheter och göra verksamheten så smart, slimmad och lättarbetad som möjligt.

 

Bättre data och analys

När all data i verksamheten samordnas i systemet och blir gemensam, relevant och lättåtkomlig, går det att skapa mer exakta prognoser. Systemets verktyg för dataanalys och företagsresursplanering hjälper till att ta fram realistiska uppskattningar, relevanta nyckeltal och träffsäkra prognoser som gör att ni kan ta snabbare och klokare steg in i framtiden.

 

Möjlighet till fler och bättre kunder

Några som alltid har höga förväntningar på det senaste är kunderna. De jämför leverantörer och vänder sig mot de som kan möta deras behov av till exempel möjligheten till online-handel, automatiska e-fakturor, orderläggning via EDI m.m. Får de en bra service som möter deras förväntningar trivs de, förblir lojala och rekommenderar er till andra. Potentiella kunder kan bli nya kunder tack vare det nya systemet. Dessutom ger dataanalysverktygen möjligheter att ta fram relevanta och skräddarsydda erbjudanden som driver till fler och större köp.

 

En effektiv lagerhållning

Ett lager är svårt att hålla ordning på och det kan sluka resurser och kapital. Antingen har man inte det som behövs hemma, med irriterade kunder som följd, eller så ligger det så mycket på hyllorna att produkterna binder upp kapital som hade kunnat investeras i mer lönsamma saker. Om man lägger in lagerhanteringen och alla dess processer i affärssystemet (Visma.nets modul Logistics är framtagen just för effektiv lagerhantering) strömlinjeformas leveransprocesserna, all information är exakt och i realtid, mycket av jobbet automatiseras så att resurser frigörs och med mer nöjda kunder som bonus.

 

Bättre fakturahantering

Långsamma processer mellan order, fakturering och betalning kan kosta miljontals kronor i bundet kapital. Manuell hantering gör också att fel smyger sig in och orsakar invändningar och förseningar. Att automatisera faktureringsprocessen med hjälp av affärssystemet gör att fakturorna går iväg snabbare (helst om man använder funktionen för e-faktura, som sparar massor i tid och porto), och med korrekta uppgifter som motverkar försenade betalningar. Sökbarheten och exaktheten i systemet gör att hanteringen blir mycket snabbare och tydligare, med resultatet att stora summor bundet kapital frigörs och kan användas för att öka tillväxten i verksamheten. Även ekonomipersonalen frigörs när de slipper att drygt pappersarbete och att hantera invändningar, och kan istället använda sin kompetens till strategiskt värdeskapande arbete.

 

Andra värden och vinster med ett nytt affärssystem

 

  • Lättare att nå och attrahera viktiga talanger med värdefull kompetens.

 

  • Enklare att effektivt driva verksamheten utifrån korrekta och relevanta resultat. När alla kan använda sig av korrekta nyckeltal blir det ett tydligare fokus på det som skapar värde.

 

  • Mer effektiva och lönsamma transporter.

 

  • Hjälper CFO:n att analysera data och använda den till att förutse företagets finansiella framtid.

 

  • En webbaserad molnlösning (till exempel Visma.net) gör systemet åtkomligt var än man befinner sig. Något som förenklar och effektiviserar distansarbete, jobbresor, kundmöten, samarbeten och mycket mer.

 

 

Dags att beräkna ROI

Nu har du noggrant utarbetade siffror för både kostnaderna och avkastningen på affärssystemet och kan beräkna avkastningen efter formeln ROI = (avkastning minus kostnader) delat med kostnader. Det kan vara en bra idé att låta ekonomiavdelningen samordna alla uppskattade värden för att få ett gemensamt perspektiv. Nu går det att se hur mycket ni kommer att tjäna på investeringen i jämförelse vad ni initialt lägger ned. Offerter ser alltid mer godtagbara ut när man kan se de högre vinsterna i längden.

 

Vidare för systemet med sig vinster som är svåra att räkna om till kronor och ören, som till exempel mer arbetsglädje och motivation när man kan automatisera tråkiga arbetsuppgifter och fokusera mer på stimulerade arbete. Nya affärssystem handlar inte bara om vinster och besparingar, utan även om att kunna göra sitt jobb lättare och roligare.

 

 

Vill du veta mer om vad ett nytt affärssystem kan göra för din verksamhet? Kkontakta oss på Traventus, så berättar vi mer!

Mikael Björk

VD / CEO