Kontakta oss

Fyll i dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Namn

Telefon

E-post

Så här beräknar du ROI på ditt nya affärssystem del 1: beräkna kostnaderna

Att investera i ett nytt affärssystem är i princip alltid en lönsam affär men det är viktigt att få med alla siffror för att kunna välja rätt lösning och få bästa möjlig avkastning. Så här räknar du ut vad du kan tjäna på ditt nya system. Vi börjar med kostnaderna.

Det är i regel ett klokt drag att investera i ett nytt affärssystem. Mer än tre fjärdedelar av de tillfrågade företagen i en undersökning använde system som var äldre än tio år. Det har hunnit hända mycket på den tiden och att jobba i föråldrade lösningar kan innebära att man missar värdefulla möjligheter till effektiviseringar och besparingar, smarta analysfunktioner som ger bättre strategiska beslut, verktyg som gör medarbetarna mer produktiva och nöjda, och många andra vinster.

 

Att investera i ett nytt affärssystem är dock en större investering än att beställa hem en ny kopiator och det krävs ett noggrant förarbete för att man ska kunna välja rätt lösning som gör störst möjliga nytta i verksamheten samt betalar sig optimalt i längden. Här är därför en guide över hur du beräknar ROI på ditt nya affärssystem.

 

Börja med en kravspecifikation

Under inköpsprocessen kommer du förmodligen att möta en rad leverantörer som gärna berättar allt om vad deras fantastiska produkt kan åstadkomma men det viktiga för att ta ett sunt köpbeslut och göra en korrekt kalkyl är vad din verksamhet har för krav på funktionalitet. Så för att fokus ska hamna på era behov istället för på leverantörens produkt behöver ni sammanställa en kravspecifikation över vad affärssystemet ska kunna. Sätt gärna ihop en projektgrupp där alla avdelningar inom verksamheten är representerade. Ofta är det huvudsakligen IT och ledningen som tar ansvaret för investeringen men det är viktigt att alla de som kommer att jobba med systemet får vara med och forma beslutsunderlaget. Det är trots allt de som har de bästa insikterna i var det går att göra de främsta effektiviseringarna.

 

När du räknar ut ROI är det också viktigt att alla beräkningar är enhetliga. Ofta är det så att olika avdelningar inom verksamheten definierar kostnader och avkastning på sätt som är typiska för deras område. Att samla representanter för alla inom verksamheten gör det lättare att sätta ihop en korrekt kalkyl.

 

Sätt sedan ihop en lista över era behov och önskemål som systemet ska kunna klara av att möta. Var noggranna och detaljerade så blir det enklare att hitta en passande lösning baserad på relevanta siffror. Ta till exempel med faktorer som:

 

  • Vilka är våra mest betydande och unika behov? Vad är det för system och processer vi inte kan klara oss utan?

 

  • Vad saknar vi i dag och hur begränsar vårt nuvarande system oss?

 

  • Hur ser framtiden ut? Vilka är våra långsiktiga mål och hur ser strategin ut för att nå dem? Hur kommer vi att växa och utvecklas under de kommande åren och vilka nya behov innebär det?

 

  • Vilka processer behöver vara skalbara och agila?

 

  • Vilka krav på lagar och förordningar behöver systemet möta?

 

  • Vad är den bästa lösningen för just vår verksamhet, en installerad lösning vi själva ansvarar för, eller en molnlösning med SaaS-abonnemang?

 

Ytterligare en fördel med en väl utarbetad och detaljerad kravspecifikation är att den utgör ett tydligt underlag för avtalet med leverantören. Är man väldigt specifik i vad det är man behöver undviker man tvetydigheter samt missförstånd och hela inköpsprocessen går snabbare.

 

Beräkna kostnaderna

När ni vet vilken typ av lösning ni behöver är det dags att sätta sig ned och räkna ut kostnaderna för investeringen för att få med den faktorn i ROI. Även här lönar det sig att vara noggrann. Det är lätt att stirra sig blind på själva prislappen på systemet, och tro att det är den enda utgiften men det är många kostnader som behöver tas med i kalkylen. En del av dem är tydliga och lätta att sätta siffror på, medan andra kan vara svårare att ta fram. Ju bredare perspektiv desto mer korrekt kalkyl. Här är de viktigaste områdena att ta med för att kunna göra en korrekt kostnadsberäkning.

 

  • Initiala kostnader. Det här innefattar mer än bara priset på systemet och installationen. Det kan vara lätt att missa nödvändiga tilläggsmoduler och kompletterande funktioner. Här kommer belöningen av att involvera alla avdelningar från första början så att de kan få med de behov de har för att kunna effektivisera sitt arbete. Tänk utifrån hela företagets specifika behov för att få en så korrekt siffra som möjligt.

 

  • Abonnemangskostnader. Om du istället för en fast installation väljer en molnbaserad SaaS-lösning (som till exempel Visma.net) behöver du få med licensavgifterna på lång sikt i kalkylen för att få en korrekt ROI. Slå ihop månadskostnaden för abonnemanget med det tidsperspektiv som du räknar med att systemet kommer att användas för att få fram den här siffran.

 

  • Underhållskostnader. Väljer ni en lösning som installeras på plats behöver drift och underhåll tas med i ROI. Eftersom ett affärssystem hela tiden utvecklas efter nya behov inkluderar den här posten även framtida uppgraderingar, nya funktioner och moduler, utbyggnad av hårdvara och nätverk, supportavtal etc. Ett enkelt sätt att få fram den här beräkningen är att ta underhållskostnaderna och slå ihop dem med systemets förväntade livslängd, alternativt minst sju år framåt.

 

  • Utbildningskostnader. Även om nya system är enkla att använda och kommer med massor av supportmöjligheter, självhjälp och användarforum, så behövs en initial utbildning för att användarna ska kunna använda systemet så smidigt och effektivt som möjligt. Även om driftsättning och utbildning ingår i de flesta leverantörsavtal så kan utbildningsperioden innebära att du behöver betala övertidsersättning eller ta in tillfällig hjälp för att täcka upp. Räkna även med viss nedsatt effektivitet under introduktionstiden medan användarna sätter sig in i det nya systemet.

 

  • Konsultkostnader. Bästa sättet att få ut optimalt med nytta ur affärssystemet, och få det skräddarsytt efter just er verksamhet och era behov, är att samarbeta med verksamhetskonsulter som hjälper till att skapa en så harmonisk och effektiv användning av systemet som möjligt. Beräkna vilka tjänster ni kan behöva, och hur länge. Ta reda på kostnader för konsulttimmar, serviceavtal etc.

 

Nu när kostnaderna är uppskattade och sammanställda är den tunga och tråkiga biten av ROI-kalkylen gjord. Nu är det dags för nästa del av uträkningen, vinsterna och avkastningen. Det går vi igenom i nästa inlägg.

Mikael Björk

VD / CEO