Så får ni bättre lönsamhet i era projekt

Otydliga rutiner, dubbelarbete, försvunna timmar och missnöjda kunder kan dra ned lönsamheten i projekt. Här är lösningarna och verktygen som löser problemen och drar upp vinsterna. Det finns ett system för framgångsrikt projektarbete.

Allt fler företag satsar på att jobba i projektform inom tjänstesektorn. En majoritet av alla nystartade företag i Sverige i dag är tjänsteföretag. Den här ökningen beror dels på att vi har gått mot ett mer tjänstebaserat samhälle och dels på att det kräver mindre investeringar att starta upp jämfört med en verksamhet som sysslar med tillverkning. Det är dock hård konkurrens inom branschen, bara under 2017 startades 56 000 nya tjänsteföretag. Ska man bli framgångsrik behöver man hitta vägar att kapa kostnaderna och öka vinsterna. Lyckligtvis finns det flera bra metoder för det. Inte minst med hjälp av smarta system och lösningar. Så här gör ni för att få mer lönsamhet i era projekt.

Vart tar vinsterna vägen? Saker som drar ned lönsamheten

Att jobba i projektform och debitera per timme kan vara lönsamt om man jobbar effektivt. Men många tjänsteföretag dras med en låg beläggningsgrad. dvs. hur mycket av medarbetarnas arbetstid som går att fakturera. Otydliga strukturer och bökig administration kan stjäla mycket värdefull tid som hade kunnat nyttjats bättre. Här är några av de saker som kan ta tid och minska lönsamheten.

• För mycket administration och för många administrativa roller som tar tid och orsakar dubbelarbete.

• Otydlig, svårfunnen och felaktig information som tar upp tid, orsakar misstag och felprioriteringar samt ökar risken för att man missar att ta upp debiterbar tid.

• Ingen uppföljning av projekten om hur nöjda kunderna är, hur effektivt medarbetarna jobbar m.m.

• Ingen helhetssyn, vilket leder till ineffektivitet, dubbelarbete och brist på smidiga rutiner.

• Manuell fakturering som tar mycket tid och utgår från otydliga underlag som leder till att man missar viktiga faktureringsbara utgifter.

Kort sagt beror den minskade lönsamheten på att det går åt för mycket tid till sådant som inte går att fakturera och många av de timmar som väl kan debiteras trillar mellan stolarna på grund av otydliga och krångliga rutiner.

Så ökar ni beläggningsgraden

För att råda bot på problemet med att duktiga konsulter lägger sin värdefulla tid på saker som inte går att debitera kan man se över och effektivisera verksamheten. Dels genom att ändra på rutiner och dels genom att ta hjälp av smarta verktyg och system. Här är några sätt att få jobbet att flyta smidigare och mer effektivt.

• Skaffa ett system som gör att ni kan automatisera rutiner och samla all information på ett ställe så att ni får bättre överblick och relevanta uppgifter. Då får ni dels bort tidsödande administration och dels så får medarbetarna det lättare att se och följa upp sitt arbete så att all deras debiterbara tid kommer med.

• Använd samma system för att optimera resursanvändningen i projekten. Bättre översikt och tydligare information gör det lättare att jobba effektivt.

• Låt projektledarna och konsulterna sköta en större del av faktureringen själva, till exempel genom att låta dem lägga in sina timmar i ett gemensamt system för projekthantering och fakturering.

• Skapa en kultur på företaget som uppmuntrar och belönar en högre beläggningsgrad. För att de ska fungera så bra som möjligt behöver ni ge konsulterna det stöd och de verktyg de behöver för att tydligt kunna se vad de faktiskt använder sin tid till.

Så gör ni kunderna mer nöjda

Kunderna är en annan viktig faktor. Det ligger ingen komplicerad matematik bakom att nöjda kunder leder till ökad lönsamhet. En kund som får ett professionellt bemötande och en bra tjänst kommer både att bli lojal och göra fler affärer med er, och kommer även att rekommendera er till andra, något som är den bästa och mest trovärdiga marknadsföring som går att få. Enligt SIQ:s forskningsrapport ’Customer Perception Measures’ leder varje procentenhet ökad kundnöjdhet till 5 % högre avkastning så det lönar sig verkligen att bry sig om sina kunder.

Problemet är att företagen och dess kunder inte riktigt har samma syn på hur kundfokuserad man är. I Bain & Companys undersökning ’Closing the delivery gap’ visade det sig att 95 % av de tillfrågade företagen tycker att de är kundfokuserade, och att 80 % av dem tror att de levererar en överlägsen tjänst till sina kunder, men bara 8 % av kunderna håller med om det här. För att få en rättvis bild som gör att ni kan jobba korrekt med kunderna behöver ni mäta kundnöjdheten. Net Promoter Score (NPS) är bland de vanligaste och enklaste sätten att mäta kundnöjdhet. Kontakta er kund efter att ni har avslutat ett projekt och ställ de här två frågorna:

1. På en skala från 0-10, hur troligt är det att ni kommer att rekommendera oss?
2. Vilken är den främsta anledning till ditt svar?

Utifrån svaren ni får kan ni sortera in era kunder i tre kategorier och agera efter hur nöjda de är.

• De som svarade 9-10. De är era mest nöjda kunder och de rekommenderar er troligen till sina kollegor och vänner. Ta reda på vad som är så värdefullt för dem och ge dem det stöd som de behöver för att marknadsföra er.

• De som svarade 7-8. Det är nöjda kunder som ni kan ge extra uppmärksamhet för att få dem att bli ambassadörer för er.

• De som svarade 0-6. De här kunderna är missnöjda och har de svarat under tre pratar de förmodligen illa om er. Den här gruppen behöver omedelbart er bästa uppmärksamhet. Ta reda på vilka problemen är och åtgärda dem på ett professionellt och trevligt sätt. Det är sannolikt att samma problem som orsakar oreda och låg beläggningsgrad hos er även är det som är roten till missnöjet hos kunderna. Då är den goda nyheten att ni kan använda samma lösningar och verktyg för att göra de här kunderna mer nöjda.

Rätt verktyg för ökad lönsamhet

Nyckeln till att öka lönsamheten i projekten är alltså att främst effektivisera resurskrävande processer, skapa ordning som gör att det går att jobba mer effektivt samt att satsa på att öka kundnöjdheten. Visma.net Project Management är framtaget speciellt för det här syftet. Det är en lösning som effektiviserar och underlättar projekt, tid, kundhantering och fakturering så att ni kan jobba smartare och lönsammare mot fler och gladare kunder. Lösningen är lätt att integrera med andra system och går självklart att skräddarsy efter just era behov.

Vill ni veta mer om Project Management och hur ni kan jobba mer effektivt och mer lönsamt i era projekt? Kontakta oss på Traventus så hjälper vi er!