Så får du med alla på förändringsresan

Det brukar sägas att vi människor inte är så förtjusta på förändringsresan. Det kan nog stämma. Små hanterbara förändringar, som att besöka en ny restaurang eller att byta vinterjacka, kanske är en lagom krydda i livet. Men när det kommer till stora omvälvande förändringsprocesser som omorganisationer eller systembyten, kan det skapa oro och rädsla hos dem som drabbas av förändringen.

Att känna oro och negativa känslor för exempelvis bytet till ett nytt affärssystem är förståeligt. Det innebär en stor förändring, men det är också problematiskt när den inte tas emot på ett positivt sätt. Tekniken ger fantastiska möjligheter men de kommer aldrig att komma till nytta om användarna inte omfamnar dem och använder dem med nyfikenhet och glädje. Det fina är att det går att bemöta den här förändringsrädslan, vända den till intresse, engagemang och delaktighet. Att få ut så mycket som möjligt av den nya lösningen. Så här får du med alla på förändringståget när det är dags för digitalisering och nytt affärssystem.

Det är inte förändringen som vi är rädda för

Tänker man efter så är det nog inte själva förändringen som vi är rädda för när något stort och nytt är på gång. Vi är oroliga för hur det kommer att bli efter förändringsresan. Hur kommer det här att påverka mig? Blir mitt jobb krångligare och stressigare? Kan jag och hinner jag med att lära mig det nya sättet att arbeta på? Kan vi inte se exakt vad som händer på den andra sidan förändringen blir vi oroliga, börjar tänka på allt som kan gå fel och bli sämre. Vi börjar bygga en dålig relation med den nya lösningen i våra tankar. Vi backar motvilligt in i framtiden istället för att glatt kliva in i den.

Det går inte att komma ifrån att bytet till ett nytt modernt affärssystem är någonting stort och omvälvande. Det kan vara svårt att greppa vad det egentligen innebär. Det blir inte heller bättre av att termerna omkring det nya systemet kan låta abstrakta. Digitalisering, automatisering och effektivisering låter ju nytt och fint, men vad betyder det egentligen? Hur påverkar det arbetet och vardagen i praktiken? När det finns ett stort tolkningsutrymme för vad saker kan innebära är det lätt att oro och negativa synsätt smyger sig in.

När den här oron uppstår i samband med en större förändring beror det oftast på att:

• Man inte har formulerat en tydlig och begriplig vision för vad förändringen innebär och hur den nya verkligheten kommer att se ut när den är klar

• Man inte har tagit fram några tydliga effektmål med förändringen. De som kommer att jobba i den vet inte vad som kommer att bli bättre.

• Organisationen som helhet är inte på det klara varför saker och ting ska förändras, vad som krävs av den för att förändringen ska lyckas, och man vet inte heller vad slutmålet med förändringen är

Så skapar man ett lyckat förändringsresa

Oro föds alltid ut osäkerhet, så förutsägbarhet och tydlighet är det bästa mot-medlet. Det finns flera bra knep och tillvägagångssätt när man vill få alla involverade i en större förändring.

Involvera användarna redan från början.

• Delaktighet är limmet som håller ihop alla under en förändringsresa. Att få höra från ledningen att: ”Vi har tagit beslut om en förändring, ni kan förvänta er att den blir klar då och då”, skapar lätt känslor av maktlöshet och oro. Att involvera användarna redan på planeringsstadiet har två stora fördelar. 1: det skapar delaktighet som leder till engagemang. 2: det är användarna som kommer att jobba i den nya lösningen, och de har unika insikter i vilka behoven och förutsättningarna är. Får de vara involverade i formandet av kravspecifikationen och projektarbetet kommer det dessutom att leda till en bättre och mer anpassad lösning.

Var tydlig med orsaken till förändringsresan.

• Kommunicerar man inte vinsterna som kommer ur förändringen kan den uppfattas som enbart krångel som inte leder någonstans. Lyft fram rent konkret vad som kommer att bli bättre efteråt. Vilka processer och arbetsuppgifter som kommer att bli enklare och mer effektiva, och på vilket sätt. Visa vad som blir möjligt efter förändringsresan som inte är möjligt i dag.

Ta fram tydliga effektmål.

• Med konkreta mätvärden kan man mäta och påvisa att förändringen har lett till förbättringar. Ta även fram prognoser i början av projektet för att visa vart ni är på väg och hur det kommer att bli bättre efteråt.

Var öppen med vad förändringsresan innebär.

• Berätta vilka processer, metoder och arbetsuppgifter som kommer att förändras eller ersättas. Att få en inblick i vad som förändringen innebär, rent konkret, skapar förutsägbarhet och ökar förståelsen för förändringsresan. Att gradvis sätta sig in i det nya ger mer trygghet och bekvämlighet än att en dag bara kastas in i det.

Skapa fungerande kommunikationsvägar.

• Delaktighet bygger på att kommunikationen kan flöda effektivt åt alla håll. Alla tankar och förslag ska behandlas på samma sätt och tas på samma allvar, oavsett var i organisationen de kommer ifrån. Alla behöver kunna ta del av relevant och aktuell information, och kunna tycka till om den.

Samordna ledning och projektgrupp.

• Det kan låta som en no-brainer men i ett stort förändringsresa kan de som driver projektet lätt tappa helhetsbilden, och var och en snöar in på sitt eget ansvarsområde. Att vara ihopsynkade och samstämmiga under projektets gång ger inte bara en smidigare implementeringsprocess, det gör också att alla ansvariga kan ge enhetliga svar när de får frågor och funderingar. Inget skapar osäkerhet och tvekan som känslan av att den vänstra handen inte vet vad den högra gör.

Följ upp.

• En förändring är inte över bara för att den nya lösningen är överlämnad och klar. Det kommer alltid att finnas nya frågor, nya saker som kan förbättras eller som behöver justeras, och nya behov som behöver en ny lösning. Planera in täta uppföljningsmöten efter förändringen är klar, och låt dem glesna allt eftersom behoven av dem minskar, men ha alltid en löpande avstämning. Dels skapar det en kontinuerlig delaktighet och dels upptäcker man nya behov och möjligheter snabbare.

Alla framgångar bygger på goda relationer, bra kommunikation och ärlighet. Skräm förändringsrädslan på flykten med tydlighet och klara orsaker samt mål, och låt delaktighet bjuda in engagemanget och intresset. Då får ni en lyckad förändringsresa samtidigt som ni får ut det mesta och det bästa av ert nya affärssystem.