Därför ska du börja med e-faktura
Det är allt fler som inser att e-fakturor är en betydligt bättre fakturahanteringsmetod än det...
Det är allt fler företag som jobbar med tjänster och i projektform. Vi lever trots allt i ett kunskapssamhälle där kompetens är avgörande för innovation och framgång. Är ditt företag ett kunskaps- och tjänsteföretag som jobbar i projektform och tar betalt för konsulttimmar så vet du nog redan hur mycket av ett projekt som går åt just till att hålla reda på de timmarna och att organisera projektresurserna. Tänk om det gick att effektivisera bort de bitarna så att fokus verkligen hamnade på kunskaperna? Det gör det. Affärssystem digitaliserar och automatiserar processer så att det går att jobba snabbare och smartare. Att bygga på det systemet med ett verktyg för project management ger samma effekt i projektarbetet. Ni får funktionalitet och flexibilitet, full överblick och bättre kontroll och när processerna digitaliseras kan ni jobba på allvar med er kunskap och era idéer. Det här har ni att vinna på att digitalisera era projekt och så här gör ni det bäst.
Är du projektledare är det ditt jobb och ditt ansvar att hantera resurserna i projektet och det så effektivt som möjligt så det inte uppstår ”trafikstopp” i projektflödet. Vem är det som ska göra vad och i vilken fas av projektet? Vem finns tillgänglig, och om inte nu, när? Vem har kompetensen som behövs för just den här fasen? Att driva ett projekt är lite som att lägga pussel och ju bättre koll du har på pusselbitarna desto snabbare och smidigare kan du få ihop det. Med ett project management-verktyg får du alla dina projektresurser samlade i en och samma vy med full överblick. Du kan se vilka resurser som finns tillgängliga, söka på specifika kvalifikationer med hjälp av sökord, se vilka teammedlemmar som är tillgängliga när etc. Du får en effektiv resursallokering direkt i projektplanen.
Ett project management-verktyg gör det även lättare att sätta upp projektplanen tack vare mallar och möjligheten att kopiera tidigare projekt. Utför ni många liknande projekt slipper ni uppfinna hjulet på nytt varje gång, det är bara att använda en tidigare resursallokering och sedan tuta och köra.
Bonusen med att ha den här överblicken är att det går lättare att effektivisera resursanvändningen i projektet och därmed få mer lönsamhet. Speciellt om ni produktifierar era tjänster (mer om det längre ned).
En av de stora vinsterna med ett affärssystem är att alla i organisationen har tillgång till samma information och att den uppdateras i realtid över hela systemet. Självklart följer den här fördelen med i ett projektverktyg. I ett digitaliserat projekt får alla deltagare en tydlig, enhetlig och aktuell överblick över tidplaner, deadlines, resurser, projektstatus, ändringar m.m. När alla jobbar i samma verklighet går det lättare att arbeta effektivt i samma riktning.
I ett digitalt projektverktyg går det snabbt för deltagarna att lägga in sina arbetade timmar. Är lösningen molnbaserad går det att göra var de än befinner sig från den enhet de har med sig. Det minskar risken för att tid glöms bort eller rapporteras felaktigt. En smidigare tidrapportering leder också till en enklare fakturering. Med en automatiserad fakturering går det att ta fakturaunderlaget direkt från projekthanteringen och en ökänd tidstjuv omvandlas till en enkel knapptryckning. Integrera den här processen med bokföringen och den blir så slimmad att den knappt syns. Mindre tråkig administration och mer roligt (och lönsamt) jobb.
Timmodellen som dominerar i konsultbranschen dras med sina nackdelar. För dig som leverantör innebär det att alla i projektet måste hålla reda på och redovisa sina timmar. Att hålla reda på tid tar tid och det händer lätt att timmar blir fel eller rätt och slätt försvinner. För kunden innebär konsulttimmarna att man aldrig riktigt vet vad man får för det man betalar för. En lösning som gör det här dilemmat enklare för alla parter är att produktifiera tjänsterna. Det går ut på att ni paketerar och förtydligar vad det är för lösning som ni erbjuder och vad den kostar totalt. Helt enkelt omvandla timmarna till en produkt. Kunden vet exakt vad den får och ni slipper att hålla reda på alla timmar. Samtidigt kan ni trimma och effektivisera processerna så att ni kan leverera era tjänster snabbare och bättre samt med större marginaler. Med ett project managenment-verktyg går det att förenkla den här produktifieringen genom att automatisera och effektivisera dryga rutiner så att ni kan fokusera på er kompetens och er tjänst.
Digitala lösningar är inte bara suveräna på att automatisera och effektivisera. Den data som de samlar och organiserar är enkel att analysera och utvärdera. Ni kan snabbt och enkelt se vilka projekt som är mest respektive minst lönsamma och med ett detaljerat projektunderlag kan ni också se varför. Ni kan se vad ni gör bäst och satsa på det.
Att effektivisera era projekt genom att digitalisera processerna i dem kommer att spara er massor av tid och resurser så att ni verkligen kan släppa lös all er kompetens och kreativitet. Allt förändringsarbete behöver dock tänkas igenom först så att övergången blir smidig. Här är några tips som gör det lättare att gå över till ett smartare sätt att hantera projekt:
Vismas lösning för att digitalisera projekthanteringen och koppla ihop den med affärssystemet heter Visma.net Project Management. Det är ett projektverktyg som är speciellt anpassat för just dig som jobbar med kunskap och projekt så att alla processer och all information i era projekt samlas i ett flöde och låter er jobba mer effektivt. Kort sagt, Visma.net Project Management låter er dra nytta av alla de digitaliseringsfördelar vi just har räknat upp.
Det är allt fler som inser att e-fakturor är en betydligt bättre fakturahanteringsmetod än det...
Vill du lägga så lite tid som möjligt på att attestera dina fakturor? I Visma.net kan du styra hela...
– Genom Visma Business har vi fått ett verksamhetsanpassat affärssystem som underlättar vardagen...