Så driver ni era projekt smartare och mer effektivt

Det är allt fler företag som jobbar med tjänster och i projektform. Vi lever trots allt i ett kunskapssamhälle där kompetens är avgörande för innovation och framgång. Är ditt företag ett kunskaps- och tjänsteföretag som jobbar i projektform och tar betalt för konsulttimmar så vet du nog redan hur mycket av ett projekt som går åt just till att hålla reda på de timmarna och att organisera projektresurserna. Tänk om det gick att effektivisera bort de bitarna så att fokus verkligen hamnade på kunskaperna? Det gör det. Affärssystem digitaliserar och automatiserar processer så att det går att jobba snabbare och smartare. Att bygga på det systemet med ett verktyg för project management ger samma effekt i projektarbetet. Ni får funktionalitet och flexibilitet, full överblick och bättre kontroll och när processerna digitaliseras kan ni jobba på allvar med er kunskap och era idéer. Det här har ni att vinna på att digitalisera era projekt och så här gör ni det bäst.

En enklare resurshantering

Är du projektledare är det ditt jobb och ditt ansvar att hantera resurserna i projektet och det så effektivt som möjligt så det inte uppstår ”trafikstopp” i projektflödet. Vem är det som ska göra vad och i vilken fas av projektet? Vem finns tillgänglig, och om inte nu, när? Vem har kompetensen som behövs för just den här fasen? Att driva ett projekt är lite som att lägga pussel och ju bättre koll du har på pusselbitarna desto snabbare och smidigare kan du få ihop det. Med ett project management-verktyg får du alla dina projektresurser samlade i en och samma vy med full överblick. Du kan se vilka resurser som finns tillgängliga, söka på specifika kvalifikationer med hjälp av sökord, se vilka teammedlemmar som är tillgängliga när etc. Du får en effektiv resursallokering direkt i projektplanen.

Ett project management-verktyg gör det även lättare att sätta upp projektplanen tack vare mallar och möjligheten att kopiera tidigare projekt. Utför ni många liknande projekt slipper ni uppfinna hjulet på nytt varje gång, det är bara att använda en tidigare resursallokering och sedan tuta och köra.

Bonusen med att ha den här överblicken är att det går lättare att effektivisera resursanvändningen i projektet och därmed få mer lönsamhet. Speciellt om ni produktifierar era tjänster (mer om det längre ned).

Alla jobbar med samma aktuella information

En av de stora vinsterna med ett affärssystem är att alla i organisationen har tillgång till samma information och att den uppdateras i realtid över hela systemet. Självklart följer den här fördelen med i ett projektverktyg. I ett digitaliserat projekt får alla deltagare en tydlig, enhetlig och aktuell överblick över tidplaner, deadlines, resurser, projektstatus, ändringar m.m. När alla jobbar i samma verklighet går det lättare att arbeta effektivt i samma riktning.

Enklare tidrapportering och fakturering

I ett digitalt projektverktyg går det snabbt för deltagarna att lägga in sina arbetade timmar. Är lösningen molnbaserad går det att göra var de än befinner sig från den enhet de har med sig. Det minskar risken för att tid glöms bort eller rapporteras felaktigt. En smidigare tidrapportering leder också till en enklare fakturering. Med en automatiserad fakturering går det att ta fakturaunderlaget direkt från projekthanteringen och en ökänd tidstjuv omvandlas till en enkel knapptryckning. Integrera den här processen med bokföringen och den blir så slimmad att den knappt syns. Mindre tråkig administration och mer roligt (och lönsamt) jobb.

Produktifiera era tjänster

Timmodellen som dominerar i konsultbranschen dras med sina nackdelar. För dig som leverantör innebär det att alla i projektet måste hålla reda på och redovisa sina timmar. Att hålla reda på tid tar tid och det händer lätt att timmar blir fel eller rätt och slätt försvinner. För kunden innebär konsulttimmarna att man aldrig riktigt vet vad man får för det man betalar för. En lösning som gör det här dilemmat enklare för alla parter är att produktifiera tjänsterna. Det går ut på att ni paketerar och förtydligar vad det är för lösning som ni erbjuder och vad den kostar totalt. Helt enkelt omvandla timmarna till en produkt. Kunden vet exakt vad den får och ni slipper att hålla reda på alla timmar. Samtidigt kan ni trimma och effektivisera processerna så att ni kan leverera era tjänster snabbare och bättre samt med större marginaler. Med ett project managenment-verktyg går det att förenkla den här produktifieringen genom att automatisera och effektivisera dryga rutiner så att ni kan fokusera på er kompetens och er tjänst.

Ta smartare beslut utifrån affärsinsikter

Digitala lösningar är inte bara suveräna på att automatisera och effektivisera. Den data som de samlar och organiserar är enkel att analysera och utvärdera. Ni kan snabbt och enkelt se vilka projekt som är mest respektive minst lönsamma och med ett detaljerat projektunderlag kan ni också se varför. Ni kan se vad ni gör bäst och satsa på det.

Tips när ni digitaliserar era projekt

Att effektivisera era projekt genom att digitalisera processerna i dem kommer att spara er massor av tid och resurser så att ni verkligen kan släppa lös all er kompetens och kreativitet. Allt förändringsarbete behöver dock tänkas igenom först så att övergången blir smidig. Här är några tips som gör det lättare att gå över till ett smartare sätt att hantera projekt:

• Prioritera vad det är ni vill ha ut av lösningen. Det är lätt att bli förförd av alla möjligheter och vilja ha alla funktioner. Men det tänket är långt ifrån effektiviseringens bästa vän. Fokusera istället på de funktioner och processer som verkligen är viktiga och där ni har mycket att vinna på att digitalisera och automatisera. Tänk 80/20-regeln – att 80 % av arbetet beror på 20 % av processerna. Lägg krutet där det verkligen gör nytta. Kommer ni på något i efterhand som faktiskt skulle ha behövts är det lätt att bygga ut dagens lösningar.
• Samarbeta nära IT. Då kombinerar ni era insikter i både affärsnyttan och de tekniska möjligheterna/begränsningarna samt får en smärtfriare implementering och en lösning som verkligen levererar ute i verkligheten.
• Den största nyttan av digitala lösningar får ni när ni arbetar med exakta data och fakta. Då kan systemet verkligen arbeta åt er och ger er underlag för snabbare och bättre beslut. Mät och följ upp. Det lönar sig.
• Nyckeln till ett lyckat förändringsarbete är att involvera de som ska jobba i den nya lösningen. Ta med medarbetarna och deras insikter redan i planeringsstadiet. Då förstår de nyttan med det nya sättet att arbeta, känner engagemang inför förändringen, och inte minst kan de påverka utformningen av lösningen så att det går att jobba effektivt med den.
• Ta utbildningen/träningen på allvar. Ju mer användarna är insatta i hur lösningen fungerar och vad den kan göra för dem, desto mer effektivt kan de jobba i den.

Visma.net Project Management

Vismas lösning för att digitalisera projekthanteringen och koppla ihop den med affärssystemet heter Visma.net Project Management. Det är ett projektverktyg som är speciellt anpassat för just dig som jobbar med kunskap och projekt så att alla processer och all information i era projekt samlas i ett flöde och låter er jobba mer effektivt. Kort sagt, Visma.net Project Management låter er dra nytta av alla de digitaliseringsfördelar vi just har räknat upp.

Visma.net Project Management är ett mycket flexibelt verktyg som låter er:

• Jobbar smartare i ett smidigt digitalt flöde som ger mer kontroll och insikt
• Integrera verktyget med andra system och egna lösningar tack vare ett öppet API
• Använda det var ni än befinner tack vare att det är molnbaserat och går att komma åt från egna enheter. Att det är en molnbaserad SaaS-lösning innebär dessutom att ni aldrig behöver tänka på uppdateringar eller säkerhet, det ingår och sköts automatiskt. Att uppgradera lösningen är lika enkelt.

Funktioner i Visma.net Project Management är (beroende på version) bland annat:

• CRM
• Försäljningshantering
• Registrering av arbetstid
• Fakturering: utskrift, e-post och e-faktura
• Kalender och försäljningsaktiviteter
• Synkronisering med Google Drive
• Resursallokering
• Samarbetsyta
• Rapporter och nyckeltal
• Reseersättningar och utlägg
• Avancerad tidsuppföljning
• Offertverktyg
• Aktivitetshantering för projekt

Hör av er till oss så berättar vi mer om hur ni kan jobba effektivt i era projekt!