Så använder du affärssystemet för att jobba framåt istället för att bara jobba på

Laga inte något som inte är trasigt brukar man ju säga och jobbar på som vanligt. Men tänk om som vanligt faktiskt är så ineffektivt att det är i behov av att fixas? Att saker fungerar betyder inte att de görs så smart och effektivt som de har möjlighet att göras. Och i ett samhälle där snabbhet, flexibilitet och effektivitet är tydliga framgångsfaktorer kan att jobba på som vanligt vara det som får en verksamhet att halka långt efter. Ett modernt affärssystem är just det verktyg du behöver för att börja jobba framåt istället för att bara jobba på.

Frigör din verksamhets inneboende resurser med digitalisering

Det lömska med ineffektiva processer är att man sällan märker av dem förrän man har gjort något åt dem. Om du i dagsläget jobbar med tidsödande och ineffektiva affärsprocesser, som till exempel en manuell ekonomihantering, kanske du inte tycker att det påverkar verksamheten särskilt mycket. Men om ni skulle digitalisera och automatisera de processerna skulle du märka hur mycket tid och resurser det kan spara.

Digitalisering handlar till stor del om att göra det dagliga arbetet och de administrativa rutinerna enklare, smartare och mer effektivt. Det innebär att du kan spara mycket tid och resurser för att jobba framåt. Dina medarbetare sitter på mycket kompetens, kreativitet och framåtanda. Om de kan slippa att lägga sin tid och sitt fokus på sega administrativa processer kan de använda sina inneboende styrkor till att få din verksamhet att ta stora steg framåt. Affärssystemet är kärnan i den digitaliseringsprocessen.

Exempel på hur din verksamhet kan bli mer effektiv

Att investera i ett nytt affärssystem handlar inte bara om ny teknik och nya gränssnitt. Det rör sig framför allt om nya och smartare sätt att göra saker på, om att kunna jobba smart och framåt. Oavsett om du är verksam inom handel, tillverkning, transport, tjänster eller någon annan bransch så kan ett modernt system med digitala lösningar underlätta och automatisera processer. Detta gör så att din verksamhet blir starkare, snabbare och mer framtidssäker. Här är några exempel på vad som går att effektivisera och förbättra:

• Ta emot och skicka elektroniska fakturor.

Att gå från en manuell hantering av fakturor till en automatiserad digital fakturahantering spar in massor med tid och minskar risken för fel och förseningsavgifter. Era inkommande fakturor kan läsas in, konteras, granskas och attesteras automatiskt så att din ekonomiavdelning kan jobba med viktigare saker. Det går att spara minst lika mycket tid på att automatisera era utgående fakturor. Dessutom går det att spara massor med pengar. Förutom den arbetstid som går åt till att skriva ut, frankera och posta kostar material och porto. Lågt räknat går det säkert att spara 10 kronor per kundfaktura på att automatisera och digitalisera den processen. Multiplicera det med antalet utgående fakturor och du ser hur mycket du kan spara. Dessutom blir hela processen mycket snabbare och säkrare när era e-fakturor hamnar direkt i mottagarens system. Detta gör även att du får snabbare betalt.

• Digitalisera attestflödet.

Det går att trolla bort fler flaskhalsar och fartgupp med digitala processer. Du kan till exempel bli notifierad om dina fakturor, och godkänna dem, via mobilen, där du är, när du vill. Du får mer frihet, bättre kontroll och kan fixa sega rutiner med några knapptryckningar.

• Hantera reseräkningar och utlägg i mobilen.

Att jobba på språng blir betydligt lättare med digitala processer. Du behöver inte längre samla ihop ihopknölade kvitton och sedan sitta ner och försöka pussla ihop alla dina utlägg. Tack vare affärssystemet kan du hantera dina reseräkningar och utlägg digitalt i mobilen direkt. Du kan till och med fota dina kvitton och ladda upp. Du får ordning och reda, tydligare flöden, mindre stress och snabbare betalt.

• Enklare rapporter.

Ett modernt affärssystem gör din rapportering enklare, snabbare och mer flexibel. Det blir lättare för din verksamhet att hantera komplexa dataförfrågningar och användarna kan köra sina egna rapporter utan stöd så att de sparar både sin och IT-folkets tid.

• Effektivisera och optimera lager och logistik.

Har du ett lager och/eller jobbar med logistik finns det mycket att vinna på att automatisera distributionskedjan. Du kan se lagerstatus i realtid (och ge dina kunder exakta besked). Du kan även få full överblick och spårbarhet, samordna och optimera leveranser, få analyser och inköpsförslag av systemet. Med detta har du alltid precis vad som behövs. Detta bidrar till nöjdare kunder och minskat bundet kapital.

• Smartare projekthantering.

Jobbar du mycket i projektform finns det projekthanteringsverktyg som verkar sömlöst med affärssystemet så att du kan effektivisera allt från tidrapporter och fakturering, till analyser och resursallokering. Lösningen kan också hjälpa till att produktifiera tjänsterna så att du kan ge dina kunder bättre och tydligare erbjudanden.

• Skalbarhet

Nya affärssystem, framför allt molnbaserade lösningar, är väldigt flexibla. Du kan enkelt lägga till användare, funktioner, lösningar och mer kapacitet vid behov utan krångliga uppgraderingar. Du kan växa och utvecklas snabbare och friare utan att behöva vänta på installationer och uppdateringar eller bromsas av tekniska begränsningar.

Bli mer effektiv med ett modernt affärssystem i molnet

Som du ser finns det många sätt och områden som du kan jobba smartare på med hjälp av ett modernt affärssystem, och det här är bara några exempel. Om du samarbetar med en insiktsfull konsult så kan de säkert hjälpa dig att hitta många fler vägar att jobba mer effektivt.

Väljer du ett affärssystem i molnet, som Visma.net, får du dessutom en enkel, flexibel och lättarbetad lösning som hjälper dig att lägga tiden på rätt saker. Med en molnlösning får du till exempel:

• En skalbar helhetslösning där du bara betalar för det du använder och enkelt kan utöka eller skala ned beroende på behov.

• En mobil lösning där du kan komma åt systemets verktyg och möjligheter var du än befinner dig via din dator, mobil eller surfplatta.

• En abonnemangstjänst som inte kräver installerade servrar, något stort internt IT-nätverk, egna tekniker eller underhåll att ta hand om. I lösningen ingår säkerhet, trygghet och de senaste uppdateringarna och uppgraderingarna. Du kan fokusera på ditt jobb istället.

• Enkla sätt att bygga på med branschspecifika lösningar, som till exempel net Project Management som underlättar dina projekt, eller Logistics som effektiviserar ditt lager.

Vill du veta mer om hur du kan effektivisera med hjälp av ett modernt affärssystem? Hör av dig till oss så berättar vi mer om hur du kan jobba framåt istället för att bara jobba på.