Revolutionera din fakturahantering med AutoInvoice

Fakturor är kanske både det bästa och det sämsta med att bedriva en verksamhet. Visst är det en skön känsla att kunna begära betalt för ett väl utfört arbete (för att inte säga att det är nödvändigt), för jösses vad fakturor kan äta upp tid. Ibland känns det som om fakturahanteringen tar så mycket tid och energi att det nästan skulle vara mer lönsamt att strunta i den. Lyckligtvis finns det lösningar som tar bort det dåliga och förbättrar det bra med fakturorna – elektronisk fakturahantering. Med digitalisering och automatisering går det att förenkla och få mer kontroll över arbetsflödet med både in- och utgående fakturor. I Visma.net heter den lösningen AutoInvoice. Här får du veta hur AutoInvoice fungerar, alla fördelarna med att använda Vismas elektroniska fakturahantering och hur enkelt du kommer igång med att använda den.

Därför ska du börja med AutoInvoice

Det är inte alla som har börjat med elektronisk fakturahantering ännu. Förmodligen beror det på att man inte känner till alla fördelarna med det, för det finns verkligen gott om fantastiska vinster och möjligheter, till exempel att det är snabbare, enklare, smidigare, säkrare, billigare, ger fler möjligheter samt är miljö- och klimatsmart. Att optimera fakturaflödet med hjälp av AutoInvoice innebär till exempel att:

• Du får ett snabbt och automatiserat arbetsflöde som frigör massor med tid och resurser. Istället för att harva med pappersfakturahögar går det nu att använda den kraften och kompetensen till mer strategiska och lönsamma uppgifter.

• Du inte behöver skriva ut, lägga i ett kuvert, frankera och sedan låta postgången ta sin gilla tid med fakturan, och det sparar massor med tid och pengar. Enligt nätverket för elektroniska affärer (NEA) blir det en besparing på minst 10 kronor per kundfaktura som skickas elektroniskt. Dessutom leder den kvicka hanteringen till snabbare betalningar.

• Du får full kontroll på dina fakturor eftersom elektroniska fakturor enkelt kan spåras och följas

• Du inte behöver tänka på hur kunden vill ha sina fakturor. AutoInvoice hanterar automatiskt både e-fakturor såväl som fakturor via e-post och vanlig post.

• Alla viktiga uppgifter blir korrekta samt att gnissel och förseningar på grund av felaktigheter minskas ordentligt

• Det blir en bättre och mer effektiv kommunikation med kunder och leverantörer som redan använder e-faktura eftersom de inte behöver skanna dina fakturor

• Du kan använda samma fakturakanal för både affärskunder och konsumenter

• Du kan följa lagen, för enligt en ny lag som gäller från och med april 2019 är det enbart e-fakturor som gäller om du ska fakturera den offentliga sektorn

Så fungerar AutoInvoice

AutoInvoice är ett tillägg till det molnbaserade affärssystemet Visma.net som gör att alla inkommande och utgående fakturor hanteras automatiskt i bakgrunden. AutoInvoice har stöd för att skicka, ta emot och för att konvertera elektroniska fakturor (inklusive kreditfakturor). Det stöder flera e-fakturaformat som B2B, B2G, B2C, PEPPOL, PDF-bilaga för e-post, utskrift samt skanning och tolkning. Du kan du skicka dina fakturor till alla dina kunder oavsett vad de har för system eller önskemål. Om både avsändare och mottagare använder AutoInvoice skickas fakturan direkt till mottagarens elektroniska brevlåda (du kan enkelt se om även mottagaren använder lösningen genom att logga in på Visma.net AutoInvoice). Kan inte mottagaren ta emot e-fakturor, hanterar lösningen det genom att skicka en bilaga som e-post eller rent av skriva ut den och posta vid behov. Du som användare behöver inte tänka på hur kunden vill ha sina fakturor, allt sköts automatiskt via tjänsten.

Så här går det till när du använder AutoInvoice för att skicka fakturor. Användargränssnittet är enkelt och överskådligt att jobba med och det går snabbt att komma igång med lösningen.

• Att skicka en faktura till Visma.net AutoInvoice är enkelt, framför allt om man har ett kundregister som är så komplett som möjligt med uppgifter om kunden (sådant lönar sig alltid). Beroende på hur du vill att mottagaren ska få fakturan behövs vissa kunduppgifter. För en elektronisk faktura krävs både organisationsnummer och momsregistreringsnummer. Är kunden upplagd flera gånger i InExchange (till exempel om den har flera olika avdelningar) behövs även GLN. När det kommer till myndigheter är det PEPPOL som gäller istället för GLN, men du anger även det i GLN-fältet (här hittar du PEPPOL-uppgifter: https://directory.peppol.eu/public)

• När du skickar fakturan via AutoInvoice söker den först efter GLN och den skickas sedan elektroniskt in i mottagarens system. Finns inget GLN söker AutoInvoice automatiskt på organisations- och momsregistreringsnummer för att se om mottagaren kan ta emot e-faktura, och går det så skickas fakturan elektroniskt. Går inte det söker AutoInvoice efter en e-postadress och skickar fakturan till den. Finns det igen e-post skriver AutoInvoice ut fakturan och postar den. Skulle någon av de uppgifter som behövs för att skicka som e-faktura av någon anledning inte vara korrekt, går fakturan istället iväg som e-post eller brev, så systemet skickar alltid fakturan.

• När fakturan väl är skickad är det enkelt att gå in på AutoInvoice på Visma.net Home för att hantera de inkommande och utgående fakturorna. När du öppnar startsidan som visar fakturorna kan du filtrera på mottagna, skickade och felade. Vill du se mer information om en viss faktura så klickar du bara på den för att se bilagor, leveranshistorik, fakturainnehåll med mera.

• Vill du se statusen på en faktura kan du dels logga in i AutoInterface och sedan på översikten av skickade fakturor. Du kan även logga in i InExchange för att se hur den har gått iväg till mottagaren. InExchange är en del av AutoInvoice-tjänsten och tar hand om alla utgående fakturor och för register över alla inkommande fakturor. Härifrån kan du kontrollera både utgående och inkommande fakturor samt se statistik på vad som har gått ut och vad som har kommit in.

• I vissa fall vill kunderna godkänna att ni får skicka e-fakturor till dem. Det görs inne i InExchange. Där kan du även hålla koll på om fakturor mot förmodan skulle fastna och skicka om dem manuellt.

AutoInvoice ser alltid till att fakturan går iväg, helt automatiskt. Sedan kan du kontrollera statusen på den, spåra den och se alla detaljer. Du får ett snabbt, effektivt och automatiskt fakturaflöde som dessutom ger full kontroll över fakturorna, så att du kan ägna din tid åt bättre och roligare saker. Med AutoInvoice kommer du aldrig att tänka på fakturering på samma sätt igen.