Produktifiera era tjänster och tjäna mer med hjälp av projektverktyg

Jobbar du i ett tjänsteföretag är du i gott sällskap. Världen handlar allt mer om kunskap och tjänster och mer än 8 av 10 nystartade företag i Sverige i dag är tjänsteföretag. Många av dem jobbar med konsulttjänster och i projektform. Något som har sina utmaningar, främst om man inte har ett bra projektverktyg.

Eftersom många tjänster är nya och relativt unika kan det bli rörigt att värdera dem och ta fram prissättningsmodeller. Dels kan det bli svårt för kunderna att få en bild över vad det är man köper och betalar för. Dels är det en utmaning för leverantören att hålla reda på timmarna, räkna ut marginalerna och få lönsamhet. Lösningen är att produktifiera tjänsterna.

Vi ska gå igenom vad det innebär, hur det går till och inte minst titta på smarta projektverktyg som gör processen lättare och mer effektiv.

Det här är produktifiering

Kort sagt handlar om produktifiering om att samla, konkretisera och paketera en tjänst så att den blir ett tydligt och attraktivt erbjudande. Det är inte bara konsumenterna som har ändrat köpbeteende. Även B2B-kunderna har börjat göra sin egen research och jämföra alternativ innan de tar köpbeslut. För att framstå som ett attraktivt alternativ behöver man vara tydlig med vad det är man erbjuder och till vilket pris. Man behöver sälja sina tjänster som en produkt istället för som tid. Jämfört med det otydliga i fakturerade konsulttimmar kan kunderna här se på paketet vad produkten innehåller och det blir lättare att förstå värdet på den.

Förutom att produktifiering kan göra dig mer konkurrenskraftig på en tuff marknad innebär den även andra fördelar för dig som tjänsteleverantör. Att planera, finslipa och effektivisera processerna gör att det går snabbare att leverera en tjänst med högre kvalitet, vilket leder till bättre marginaler. Att repetera en process gör också att ni samlar erfarenhet och standardiserar den. I längden blir det lättare att specialisera sig för att öka projektlönsamheten.

Att produktifiera en tjänst sker i regel i tre steg:

1. Tjänsten är ny

I det här skedet finns det inga färdiga processer, ingen samlad kunskap och ingen erfarenhet av att leverera tjänsten. Det är outforskat territorium och det är väldigt svårt att veta vilka marginaler du har eftersom du inte har någon aning om vilka utmaningar som väntar. Här är riskerna höga.

2. Erfarenhet av att leverera tjänsten

När du har levererat tjänsten några gånger börjar det växa fram kunskaper och erfarenhet. Även processerna börjar ta form. Du lär dig av missar och felsteg och kan producera bättre resultat snabbare. Nu blir marginalerna mer stabila och mer förutsägbara, och risken är på medelnivå.

3. Produktifierad tjänst

Du har nu så pass mycket kunskap och erfarenhet att du kan se dig själv som specialist. Processerna är tydliga och flyter på smärtfritt, vilket gör det lätt att leverera en unik och välpaketerad tjänst. Finslipade processer minskar även tid och kostnad för försäljning och leverans. Marginalerna blir större när risken minskar. Med den här effektiviteten går det också att leverera fler projekt till lägre pris samtidigt som lönsamheten behålles.

Smarta projektverktyg för bättre processer

Att systematisera kunskap och erfarenhet är lite som att bli bra på att spela tennis eller gitarr: det finns inga genvägar, bara kontinuerlig träning och repetition. Däremot går det att göra den processen lättare. Krångliga manuella rutiner och otydliga strukturer kan stjäla mycket tid och resurser från att produktifiera tjänster. Inom projektarbete finns det mycket som går att effektivisera och förenkla så att kunskapen hamnar i centrum.

Projekthanteringsverktyg är framtagna just för att sy ihop allting i verksamheten till ett flöde så att det går lättare att fokusera på tjänsten. De samlar allt från införsäljning, resurshantering och tidrapportering till fakturering, kundhantering och analys i ett gemensamt system. Här är några exempel på funktioner som gör det lättare och mer lönsamt att jobba i projekt och med produktifierade tjänster.

–  Projektverktyg

En praktisk funktion som kopplar ihop försäljning, schemaläggning, arbetade timmar, resurshantering m.m. Det ger en tydlig överblick över projektstatus, deadlines, marginaler, eventuella ändringar m.m. Med relevant information i realtid jobbar alla utifrån samma underlag och arbetet flyter på mer effektivt.

–  Resursplanering

Genom att lägga in data och prognoser redan från första början i projektet kan projektledaren enkelt göra en kapacitetsanalys. Det gör det lättare att ta in eller skära ned på resurser för att få bättre lönsamhet i projektet.

–  Tidrapportering

Projektverktyg för att snabbt och enkelt kunna lägga in arbetade timmar i realtid gör att det går fortare att ta fram ett korrekt fakturaunderlag. Risken för att timmar försvinner minskar. Samtidigt blir det en tydligare översikt över hur mycket tid som läggs ner på projektet medan det pågår. Är projektverktyget molnbaserat kan medarbetarna enkelt lägga in sina timmar, var de än befinner sig, för ett snabbt och exakt underlag.

–  Kundhantering

Att samla och sortera all kundinformation ger både bättre säljstöd och mer kontroll över projekten. När relevant information samlas in blir det också lättare att ge kunden ett personligt bemötande och skräddarsydda erbjudanden. Något som leder till en högre kundnöjdhet och lönsamhet.

–  Fakturering

Oavsett om man jobbar med debiterade timmar eller produktifierade tjänster är faktureringsbiten ett hål som kan sluka mycket tid och resurser. Genom att automatisera faktureringsprocesserna så att underlaget tas direkt från projekthanteringen och därefter sammanställs och skickas ut med en enda knapptryckning, blir man av med mycket tungrodd administration. Integrerar man processen med bokföringssystemet bantar man bort ännu mer och får en superslimmad rutin som sparar mycket resurser.

–  Affärsinsikter

Tack vare realtidsgenererade rapporter baserade på projektlönsamhet, resurshantering, intäkter m.m. går det att följa upp, analysera och utvärdera alla projekt och se vad som är mest respektive minst vinstgivande. Med ett tydligt och korrekt underlag går det lättare att ta kloka affärsbeslut som leder till mer lönsamhet.

Ett projektverktyg just för tjänster

Visma.net Project Management är ett projektverktyg särskilt anpassat efter just tjänste-, konsult- och projektföretag. Där samlas allt i en gemensam lösning så att ni kan arbeta smartare och mer lönsamt. Systemet är webbaserat så det går snabbt att komma igång och jobba var och när man vill i det. Ett öppet API låter dig även integrera egna lösningar i systemet.

Vill du veta mer om Project Management och hur ni kan jobba mer effektivt och mer lönsamt, prata med oss på Traventus så hjälper vi er!

Recent Articles

Visma Project Manager | Projekthantering allt i ett

Visma Severa är ett tid- och projekthanteringssystem som ger dig möjlighet att hålla full koll på...

Så får du den agila projekthanteringen att fungera

I dagens värld förändras saker och ting ofta och snabbt. Konkurrenterna kläcker ur sig nya...

Så får ni bättre lönsamhet i era projekt

Otydliga rutiner, dubbelarbete, försvunna timmar och missnöjda kunder kan dra ned lönsamheten i...