Kontakta oss

Fyll i dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Namn

Telefon

E-post

Så här säljer du in ett nytt affärssystem till ledningen

Du som jobbar med verksamheten på daglig basis kanske kan rabbla vinsterna med att skaffa ett nytt modernt affärssystem i sömnen vid det här laget. Men de som fattar beslutet om det verkar inte ha förstått nyttan än. Så här säljer du in vinsterna och motiverar investeringen i ett nytt system till ledningen i din organisation.

Tillhör du dem som är frustrerade över att jobba i ett gammalt affärssystem som inte längre hänger med i utvecklingen och som inte gör ditt jobb så effektivt som det kunde vara? Du är inte ensam. Många organisationer hänger fast vid gamla lösningar eftersom ”det funkar ju fortfarande” och för att man inte har sett vinsterna med att investera i ett nytt system. Som en medarbetare som jobbar i den dagliga verksamheten, ser fördelarna med att modernisera systemet ni jobbar i och inte alls håller med om att det fortfarande funkar, behöver du i så fall göra ledningen uppmärksam på bristerna i det nuvarande affärssystemet och visa på fördelarna med en investering i ett nytt.

Att ledningen verkar passiv i frågan har oftast att göra med okunskap och att de inte ser möjligheterna. De har inte den insikt som du har som flitig användare mitt i verksamheten. Hjälp dem att få den insikten. De är beslutsfattare – ge dem ett underlag för att ta beslut.

Ledningen har också oftast ont om tid så ditt underlag behöver vara kortfattat, säljande och slagkraftigt. Realistiskt, konkret och tydligt peka på vinsterna. Här är en liten guide över hur du sammanställer ett bra beslutsunderlag och motiverar investeringen i ett nytt affärssystem.

Börja med kronor och ören – beräkna systemets ROI

Rätt ände att börja i är den med siffror inblandade. En chef som gör sitt jobb är konstant skeptisk till alla utgifter. Om någonting kostar så måste det klart och tydligt ge någonting tillbaka. Ska ledningen bli positivt inställd till ett köpbeslut måste det säljas in som en bra investering. Fokusera därför mindre på vad affärssystemet kan göra och mer på hur det kan betala sina kostnader och leda till vinster och besparingar på sikt. Det här gör du bäst genom att räkna ut avkastningen på investeringen (ROI).

Börja din ROI-kalkyl med att sammanställa en prognos över kostnaderna. Var noggrann. Om det framgår att du har gjort en detaljerad uträkning som tar med allt framstår din beräknade ROI som mer trovärdig. Det här bör du tänka på när du räknar på kostnaderna.

  • De initiala kostnaderna. Tänk på mer än bara priset på systemet och installationen. Se investeringen ur hela företagets perspektiv och ta med funktioner, tilläggsmoduler och liknande som du kanske inte har tänkt på men som andra har nytta av.
  • Software as a service. Om det rör sig om ett SaaS-abonnemang behöver du räkna in licenskostnaderna i din ROI.
  • För att få ut så mycket som möjligt av affärssystemet och för att anpassa det till just er verksamhet, kan det behövas hjälp av verksamhetskonsulter. Beräkna deras kostnader, avgifter för serviceavtal m.m.
  • Underhåll. Installeras systemet på plats behöver du räkna med underhåll, framtida uppgraderingar och utbyggnad, supportavtal, nya tilläggstjänster etc.
  • Kostnader för att utbilda användarna av systemet, både för själva utbildningen och för att ta in resurser medan användarna lär sig sitt nya verktyg.

Nu är det dags för den roliga biten i din ROI – att beräkna avkastningen för det nya affärssystemet. Eftersom du redan har sett vad det kan tillföra vet du vinsterna med investeringen. Sätt en faktisk prislapp på de ökade intäkterna och de minskade utgifterna systemet för med sig på sikt. Du kanske redan har en lista på alla vinster det för med sig, men bli inte förvånad om du upptäcker mer nytta när du går igenom alla funktioner och möjligheter. Här är några av de fördelar systemet för med sig.

  • Effektivare och snabbare produktion
  • Minskade kostnader för administration, personal, extraresurser och övertid
  • Effektivare och lönsammare lager, transporter och leveranser
  • Nå fler nya kunder
  • Ökad kundnöjdhet som leder till fler och större beställningar
  • Säkrare prognoser
  • Mer korrekta nyckeltal som ger bättre beslutsunderlag

Utifrån den här beräknade ROI kan du nu lyfta fram hur och när företaget kommer att få den väntade avkastningen på sin investering.

Presentera problemen och lösningarna

Om du studerar reklamfilmer ser du snart att upplägget för att sälja någonting handlar om att först peka på ett problem och sedan presentera en lösning. Samma gäller när du ska motivera ledningen varför de ska investera i ett nytt affärssystem. Som användare är du förmodligen välbekant med problemen. Komplettera listan genom att prata med dina kollegor på andra avdelningar och lyssna på vad de har för frustrationer i sitt arbete. Det kan röra allt ifrån långsamma och komplexa rutiner, onödigt dubbelarbete och ineffektiv lagerhantering till kommunikationsproblem med kunder och leverantörer, missnöje hos medarbetarna eller att man halkar efter i vad som har blivit ny branschstandard.

Kom sedan med de goda nyheterna och lägg fram lösningarna på problemen utifrån funktionerna i ett nytt affärssystem. Berätta hur man löser långsam och resurskrävande administration med hjälp av automatiserade processer för bland annat inköp, order och lager. Visa hur man undviker dåliga beslut tack vare korrekt data och mer relevanta prognoser. Presentera för ledningen hur de undkommer problemen du nyss skrämde upp dem med. Allting som bromsar produktionen och lönsamheten, skrämmer talanger och kunder på flykten eller får organisationen att halka efter gentemot konkurrenterna får beslutsfattarna att vakna till. Det är just det här som är deras jobb. Gör det lättare för dem.

Ta hjälp av experter och fallstudier

Ledningen vet att ständiga förändringar behövs för att ett företag ska kunna växa och förbli konkurrenskraftigt. Har du lagt fram problemen och lösningarna på ett tydligt och motiverande sätt kommer de att se att det här är viktiga förändringar som behöver ske. Du kan stärka dina argument ytterligare genom att bli ännu mer konkret med vad problemen innebär. Ett sätt att göra problem och lösningar mer greppbara är med hjälp av fallstudier. Vad ni än har för problem, data som släpar efter och påverkar rapporternas korrekthet, ineffektiv lagerhållning, felaktiga kunduppgifter etc. så har säkert någon av systemleverantörens andra användare haft samma problem. Använd det fallet som ett verkligt exempel på problem och lösning.

Ett annat sätt att ge ledningen mer insikter är att bjuda in just en systemleverantör eller en verksamhetskonsult med spetskompetens och förståelse för branschen till din dragning inför ledningen. De är väl insatta i lösningar, funktioner, fallstudier, vinster, kalkyler och mycket annat som rör investeringen i ett nytt affärssystem. De kan ta fram data och svara på frågor som du kanske inte har underlag för och därmed stärka dina argument.

Med allt det här på fötterna kan du motivera ledningen att se det nyttiga i att skaffa ett nytt, modernt system som gör verksamheten mer framgångsrik, och inte minst ditt jobb lättare och roligare.

 

 

 

 

Mikael Björk

VD / CEO