Integrera CRM med ditt affärssystem och jobba effektivare

I dag är information nyckeln till lyckade affärer. Ju mer aktuell din information är, desto mer nytta får du ut av den, och ju mer effektivt du kan använda den informationen, desto smartare och mer framgångsrikt kan du jobba med den. Två av de främsta verktygen för att hantera information är affärssystem och CRM-system (Customer Relations Management). De här två verktygen har länge använts separat men nu är det allt fler som slår ihop dem för att kunna öka effektiviteten ytterligare och ge kunderna en ännu bättre upplevelse.

Vi ska kika lite på vad de här två systemen har gemensamt och allt det som du har att vinna på att integrera CRM med affärssystemet. Du vinner tid och dina kunder får en bättre service.

CRM och ERP – skillnader och likheter

Båda de här systemen är gjorda för att hantera information men de är specialiserade på olika delar av verksamheten. CRM är en frontend-lösning som hanterar allt som har att göra med din försäljning och dina kunder, till exempel ordrar, offerter och säljhistorik, kunddata, sälj- och marknadsföringskampanjer och kundrelationer. Det är ett oerhört nyttigt verktyg för att kunna behandla dina kunder på bästa sätt. Det underlättar för dig att ge dem en snabb, trevlig och träffsäker service som gör dem nöjda och stärker er relation. CRM är även mycket användbart för att hantera och bearbeta prospects och leads.

Affärssystemet (ERP) är mer en backend-lösning som fokuserar på den information och de processer ni har inom er verksamhet, till exempel produktion och utveckling, lager och leveranser, fakturering, ekonomi och redovisning. Affärssystemet låter dig jobba på ett mer effektivt sätt genom att automatisera sega manuella processer, samla all information på ett ställe (så att den blir lätt att hitta och dela), du kan ta snabbare och smartare beslut genom att din information alltid är aktuell, och dubbelarbetet mer eller mindre försvinner, liksom misstagen som brukar följa med det.

Det handlar alltså om två system som låter dig samla all information på ett ställe så att du kan arbeta smartare med den, ta bättre beslut baserad på aktuell och organiserad data samt spara massor med tid när allting är samlat och automatiserat. Borde då inte de här två verktygen kunna jobba ihop och låta dig jobba ännu mer slagkraftigt? Svaret är ja. Du har mycket att vinna på att integrera ditt CRM med ditt affärssystem.

Två databaser blir en

Har du CRM separat från ditt affärssystem har du också två databaser som du behöver synkronisera. Om till exempel en säljare hanterar en order i CRM och någon från ekonomiavdelningen sedan hanterar fakturan för affären i affärssystemet, måste informationen från de två olika systemen synkas ihop. Det är en manuell process som tar tid, och som blir som en stoppkloss innan informationen är uppdaterad. Det går långsammare och risken för misstag ökar. När CRM integreras med affärssystemet delar lösningarna samma databas och allt som ändras och uppdateras i den syns med en gång i båda systemen. Det innebär snabbare leveranser, fakturor och processer. Det blir rätt och sparar massor med tid. Samtidigt utgår alla från samma information i realtid.

Du får en helhetsbild av kunden

Kommer du ihåg den där klassiska bilden av blinda män som försöker beskriva en elefant? Att samla kundinformation i två olika system är lite som den bilden. Ni får detaljerna men inte helheten. Att känna dina kunder utan och innan gör att du kan ge dem en personlig, relevant, aktuell och snabb service som får dem att känna sig speciella och omhändertagna. Det gör dem inte bara till återkommande kunder, utan till varumärkesambassadörer åt dig. En CRM-integration ger dig en komplett och fullständig bild av dina kunder gällande preferenser, köpvanor, orderhistorik, potentiella tillväxtområden, behov, förändringar etc. Förutom att det här låter dig bygga starkare och bättre kundrelationer så ger den samlade och konsekventa datan dig även möjlighet till bättre analyser och rapportering. Du kan räkna ut vad kunden behöver innan den ens vet det själv.

Kunderna får snabbare och säkrare information

Vi är alla kunder vid något tillfälle och du behöver bara gå till dig själv för att veta hur frustrerande det är att behöva vänta på information, eller att få fel information. När vi gör en affär vill vi att det bara ska fungera, och det snabbt. Med ett gemensamt system istället för två separata behöver ni inte hoppa mellan olika system för att ta fram order- eller leveransstatus när kunden önskar det. Med ett integrerat CRM-system kan alla i din organisation (säljare, kundservice, lager m.fl.) komma åt samma aktuella realtidsdata med bara en knapptryckning. Priser, leveransinformation, lagerstatus o.s.v. är alltid korrekt och aktuell. Det här sparar både din och kundens tid samt gör alla parter nöjda och glada.

Snabbare och bättre hantering av offerter, ordrar och lager

När en offert eller ett förslag skapat i CRM blir till en beställning behöver ni inte byta system när den beställningen går över till lager, leverans och fakturering. Det här sparar tid och effektiviserar hela processen från prisförslag till levererad produkt. Dessutom kan säljarna hela tiden se status på ordern och kan svara kunderna snabbt och korrekt.

Säljarna får ett bättre och smartare verktyg

Säljare ska prata med kunder. Det är deras expertis och främsta värde. Ju mer av säljarnas sidouppgifter som går att effektivera, desto mer tid kan de lägga på att bygga kundrelationer. Ett affärssystems stora fördel är just automatiserings- och effektiviseringsmöjligheterna. När CRM integreras i affärssystemet blir det möjligt att automatisera offert- och orderprocessen. För säljaren blir en dryg administrativ process ersatt av en knapptryckning och den sparade tiden kan läggas på kundvård.

Dessutom har säljarna alltid kompletta och korrekta kunduppgifter. Alla uppdateringar i systemet syns överallt i realtid. Säljarna får full koll över vad som händer hos kunden – ändringar i personal eller verksamhet, beställningar, fakturor, saldo m.m. – och kan agera efter den relevanta datan. Det blir dessutom möjligt att ta fram skräddarsydda erbjudanden utifrån den här datan.

Lösningen är mobil

När vi ändå är inne på vad säljarna gör bäst… De ska vara ute hos kunderna, inte sitta inne på kontoret. Man bygger inte relationer från sitt skrivbord. Dagens digitala lösning till trots, riktig tillit skapas ansikte mot ansikte. Dagens affärssystem är allt oftare byggda på molnlösningar. Det innebär att både data och gränssnitt går att komma åt via webben, var än man befinner sig. Säljarna kan komma åt systemet via sin bärbara enhet och kan direkt kolla priser, lagerstatus, leveransmöjligheter m.m. utan att behöva säga: ”Jag ska kolla upp det där när jag är på kontoret. Jag får be om att återkomma.” Säljarna kan jobba snabbare, friare och smartare, och inte minst ge kunderna snabba och korrekta besked.

Ni kan göra bättre förutsägelser

Affärssystem är riktigt bra på att processa data. Ni stoppar in information, systemet hanterar och utvärderar den och ger er träffsäkra prognoser och analyser så att ni kan ta bättre beslut. För säljarna innebär det här att de kan använda den kompletta helhetsdatan om kunden som finns i affärssystemet till att ta fram mer exakta offerter, förutse kundernas behov baserat på historiska data och de kan även planera en effektiv och smart marknadsföring utifrån de prognoser som systemet levererar.

Fler fördelar med att integrera CRM i affärssystemet

• Nyckeltal som betalningsvillkor, rabatter, kundsaldo m.m. kan gå direkt från affärssystemet till CRM
• Med en och samma plattform minskar IT-kostnaderna, behovet av underhåll och utbildning m.m. Det blir också smidigare och enklare när supporten kommer från en och samma leverantör.
• Produktion och försäljning kan synkroniseras. Risken för tomma eller överfulla lagerhyllor elimineras när ni har full koll på varuflödet.
• Det blir lättare att samarbeta tvärs över olika avdelningar när alla jobbar i samma system och med samma data
• Det blir enklare att fördela och segmentera kunderna utifrån olika parametrar och skräddarsy information, kampanjer och marknadsföring, så att rätt målgrupp får rätt budskap.

Integrera CRM med Visma.net

Dagens moderna affärssystem är byggda för att enkelt kunna skalas upp och byggas ut med fler funktioner. Som vi har konstaterat finns det mycket att vinna på att koppla ihop CRM med affärssystemet, och i dag är det just CRM som är bland de vanligaste integrationerna med ERP-lösningarna. Det finns dels standardmoduler som det i princip bara är att koppla på och börja jobba i, men det går även att skräddarsy integrationen för att optimera affärsprocesserna.

SuperOffice CRM är enkelt att integrera med Visma.net och ger dig en helhetsbild av kunden och en effektiv process utan att bu behöver hoppa mellan olika lösningar. Den är en sömlös integration som sparar massor med tid och resurser.

Utöver alla de vinster som vi har tagit upp i det här inlägget ger dig integrationen mellan SuperOffice och Visma.net:

• Sömlös integration med Office 365 och G-Suite samt med de större e-postapplikationerna som Exchange, Outlook, Notes och Gmail, plus alla IMAP-baserade e-posttjänster.
• Tillgång till lösningen på valfri enhet; mobil, surfplatta, dator m.m. Informationen finns där du finns.
• En delad kalender (automatiskt synkroniserad med Microsoft Outlook, Exchange eller Google Calendar) där ni kan schemalägga aktiviteter, planera projekt, spåra tillgänglighet och dela information. Ni kan också se när de olika teammedlemmar är tillgängliga för smartare mötesplanering.
• Komplexa projekt kan struktureras upp i enkla och hanterbara delar. Skapa delmål och uppgiftslistor som ger bättre kontroll och effektiva samarbeten.
• Fördesignade och gemensamma mallar i Microsoft Office 365 eller Google Apps for Work som sparar tid och säkerställer ett enhetligt utseende i alla era utskick
• Det är en skalbar lösning där ni väljer vilken funktionalitet och hur många användare ni vill ha. Sedan kan systemet växa i takt med behoven.

Vill du veta mer om hur du kopplar ihop ditt CRM med affärssystemet Visma.net så att du kan låta dina säljare jobba smartare och få mer nöjda kunder? Prata med oss på Traventus så berättar vi mer.