Har ni en molnstrategi?

Det blir allt molnigare. Nej, vi menar inte att vädret blir till det sämre, självklart pratar vi om att molnlösningar blir allt vanligare. Att affärssystem och liknande lösningar allt mer går från att finnas på plats till att bli en tjänst där servrar och programvara ligger någon annanstans (i molnet) och nås via nätet är en starkt växande trend. Det är inte så konstigt eftersom molnet för med sig så många fördelar och nya möjligheter. Det är framför allt en bra lösning för de verksamheter där det är viktigt att vara AGIL och skalbar. I det här fallet är ökad molnighet någonting bra.

Det är dock viktigt att man inte bara kastar sig över molnmöjligheterna utan eftertanke för att det är den nya stora grejen, utan att man tänker igenom sin molnstrategi. Visst har molnet massor med fördelar men alla förändringar för med sig konsekvenser som man bör ta hänsyn till och planera för. Att ha en molnstrategi handlar om att se över hur en övergång till molnet påverkar era funktioner, befintliga lösningar, medarbetare, kunder, integrationer m.m. Det är en plan för hur ni nyttjar alla fördelar och möjligheter i molnet till fullo samt undviker eventuella problem och förvirring.

Här är de viktigaste sakerna att tänka på när ni tar fram er molnstrategi.

Möjligheterna med ett molnbaserade lösningar

Vi börjar med att kika på varför molnlösningar har blivit så populära. Att ha en ERP-lösning i molnet har en rad med fördelar jämfört med traditionella system.

• Ett molnbaserat system kräver få eller inga initiala investeringar i hård- och mjukvara. Lösningen är en tjänst (SaaS) där all teknik ligger någon annanstans, så det är bara att surfa in och börja använda systemet. Att kostnaderna handlar om månadsvisa licensavtal och inte tunga investeringar gör det snabbare och lättare att skaffa och börja arbeta i systemet.
• En molntjänst är platsoberoende. Så länge man har en dator, surfplatta eller en mobil och en uppkoppling kan man jobba och använda systemets tjänster var man än befinner sig. Det gör det lättare att arbeta flexibelt, men även enkelt att ansluta nya kontor när man växer och öppnar filialer.
• Molntjänster är flexibla och skalbara. Det går snabbt och enkelt att lägga till eller ta bort nya funktioner och användare vid behov.
• Det frigör resurser och yta när man inte behöver egna servrar eller IT-folk. (Varför inte bygga en bastu eller ett gym i källaren där servrarna en gång stod?)
• Det är en trygg och säker lösning. Leverantören sköter all drift, underhåll, back-up, säkerhet och att lagar och regler följs. Leverantörerna av molnlösningarna har i regel mer resurser och mer kompetens för att skydda datan och hålla lösningen driftsäker.
• Leverantören sköter också alla uppdateringar så att tjänsterna hänger med och har de funktioner man behöver.

Så långt vinsterna med en molnlösning. Men det finns även andra saker man bör tänka på.

Hur sker integrationen med andra system och lösningar?

Att molnlösningar blir allt mer populära kan innebära att man snart har alla sina system någon annanstans. Med ett molnbaserat affärssystem, ett molnbaserat HR-system, ett molnbaserat CRM-system osv. där alla applikationer ligger som molntjänster på varsin plats, kan innebära problem med integrationen mellan systemen. Det kan eventuellt behövas en integrationsplattform eller någon liknande lösning för att sy ihop hela infrastrukturen. Man bör även tänka på om man har några lokala applikationer (till exempel stämpelklockor) som behöver förnyas eller integreras för att fungera ihop med lösningen.

Hur hanterar man de automatiska uppdateringarna?

En av fördelarna med en molnlösning är ju att leverantören tar över ansvaret för att den alltid är uppdaterad. Att kontinuerligt och automatiskt få löpande uppgraderingar låter ju lyxigt, men det kan faktiskt innebära problem om man inte är förberedd på att gå från uppdateringar typ vart tredje år till att få dem en gång i kvartalet. Hur insatt och redo är organisationen för att ta emot alla nya funktioner? Hur påverkar det processerna och arbetsflödena? Har det någon inverkan på kundunika lösningar och integrationer? Att vara väl förberedd för uppdateringar och nyheter är en viktig del av en molnstrategi.

Hur viktigt är det med unika anpassningar?

Medan de traditionella systemen som installeras på plats må vara stora och kräver mer för att komma igång med, så är de även mer öppna för unika lösningar och anpassningar. Molntjänster är mer en one size fits all-lösning. Om det här är bra eller dåligt beror helt på vilken typ av verksamhet och vilka behov man har. För de flesta verksamheter räcker det gott och väl med de standardfunktioner som ingår i molntjänsten, men för en del kan det vara viktigt med anpassade lösningar för unika processer och behov. I en molnstrategi är det viktigt att man listar alla sina krav, prioriterar dem och väger dem mot molnets möjligheter och begränsningar.

Vilka är era viktigaste affärsprocesser och hur påverkas de av en molntjänst?

En molnstrategi bygger på samma strategi man har när man ska investera i ett nytt affärssystem. Vilka är de viktigaste processerna och hur påverkas de av den nya lösningen? Precis som när man tar fram en plan för att skaffa en ny ERP-lösning kan man få mycket stöd och insikter av att samarbeta med en partner som inte bara kan systemet utan även vilka förutsättningar, behov och utmaningar man har i sin bransch och sin verksamhet. För en verksamhetskonsult är inte affärssystemet det allra viktigaste. Systemet må vara hjärtat i verksamheten, men hela kroppen behöver fungera i harmoni. Att utarbeta sin molnstrategi tillsammans med en konsult ger en överblick och insikt som kan vara svårt att nå på egen hand. Tillsammans kan man ta fram en plan som verkligen ger alla fördelar och möjligheter med en molnlösning, samtidigt som man löser alla utmaningar redan på planeringsstadiet. Det är så man verkligen lyckas med molnet.