Gå inte vilse – bli datadriven

Att ha eller inte ha koll på vad som händer är i dag en fråga om att vinna eller försvinna. Data är viktigare än någonsin för att verksamheten ska kunna hålla en lyckad kurs och att vara datadriven har blivit en framgångsfaktor. Så här tar du de rätta stegen, och använder de rätta verktygen, för att bli datadriven.

Det finns ett uttryck som lyder ”too big to fail”, men oavsett hur framgångsrik man har varit tidigare är det ingen garanti för att man kommer att fortsätta att vara lyckad och relevant. Speciellt i dessa snabbt föränderliga tider. Fråga bara Kodak eller Nokia. Ny teknik, nya trender och nya beteenden förändrar hela tiden förutsättningarna och har man inte koll på sin marknad, sina kunder eller sin verksamhet är det lätt att gå vilse.

Ett av de bästa verktygen man kan ha för att hålla koll på vart saker och ting är på väg, och vilken riktning som är den rätta, är data. Genom att samla och analysera data kan organisationer ta korrekta och genomtänka beslut som leder dem på rätt kurs mot framtiden. Att bli datadriven är ett bra sätt att undvika att komma på villovägar men det kan verka som en komplex process. Lyckligtvis finns det smarta verktyg och metoder som gör det hela lättare.

Första stegen mot att börja nyttja sin data

Det första steget mot att bli datadriven är naturligtvis insikten i att det är vitalt för verksamheten. När man har insett hur viktigt det är bör man ta en titt på var man står i dag. Hur hög data literacy har man i sin organisation? Det innebär vilken förmåga man har att läsa, analysera, utvärdera och jobba med hjälp av data. I en datadriven verksamhet kan alla som behöver det använda analysverktyg för att ta del av den data och de analyser som behövs för att kunna ta smarta beslut. En del kanske bara behöver enklare analyser medan andra har uppgifter som kräver djupare nerdykningar i datamängderna. Det viktiga är att man har verktygen och grundkunskapen för det. Kunnandet kan på så sätt ökas stegvis. När en person kommer åt data som gör jobbet lättare kommer den personen att vilja ha mer data och ökar på så sätt gradvis sin data literacy-nivå.

Öka förståelsen med data storytelling

Om insikt, analysverktyg och utbildning är de viktiga inledande stegen i att bli datadriven är nästa, ack så viktiga, steg att göra analyserna begripliga och intressanta. När människor inte tar till sig information beror det oftast på att de inte förstår den eller vad den innebär för dem. Ett sätt att göra den mer begriplig är genom data storytelling. Det innebär att man tar fram en relevant berättelse ur stora mängder information och ger den ett sammanhang och en koppling till de människor som tar del av den. Den fantastiska statistikern och mycket saknade Hans Rosling sa att människor var mycket intressantare än siffror. Det hade han väldigt rätt i. En av de grundläggande orsakerna till att många har svårt att ta till sig data är att den är för fokuserad på siffrorna bakom analysen och inte på vad de konkret betyder för de personer som berörs. Data storytelling handlar alltså om att sätta budskapet och människorna främst i dataanalyserna. Det är då man tänder intresset för att bli datadriven och jobba smartare med analyser.

Rätt verktyg för att bli datadriven

Den data som behövs för att bli datadriven och hålla rätt kurs finns ju redan inom organisationen. Verksamhetens affärsprocesser är proppfulla med värdefull information som kan användas till att ta bra beslut. Man behöver bara samla ihop den på ett smart sätt. Här är affärssystemet det kanske främsta verktyget eftersom det just samlar all information och alla processer på ett gemensamt ställe så att alla kan ta del av samma realtidsdata. Systemets funktioner gör att det går att ta fram information som visar resultat, trender, risker, möjligheter m.m. Tack vare det underlaget kan användarna göra mer realistiska uppskattningar och ta fram träffsäkrare prognoser på ett snabbare sätt. Är det något affärssystem är riktigt bra på så är det just att ta fram korrekt, relevant och noggrann data. Men det är bara början, det har ännu fler möjligheter när det kommer till att bli datadriven.

Smarta analyser och bra rapporter med beslutsstöd

Beslutsstöd, eller Business Intelligence som det också kallas, är en funktion som kan kopplas till affärssystemet som gör att man kan presentera datan i systemet till rätt person vid rätt tillfälle, och framför allt på rätt sätt. Det här innebär att det blir mycket lättare att få värdefulla och korrekta insikter som gör att det går att ta datastyrda beslut så fort det finns ett behov av det.

Beslutsstödet tar fram och visualiserar stora mängder komplex data i tydliga och översiktliga diagram och grafer som är mycket lättare att förstå och ta till sig än trista kalkylblad fullproppade med siffror. Det gör det till en viktig och pedagogisk del av data storytelling och till ett snabbt och enkelt sätt att presentera och dela med sig av mönster, avvikelser och påverkansfaktorer m.m. på ett sätt som känns relevant och personligt.

Ett affärssystem med en lösning för beslutsstöd gör det lättare och enklare att ta stegen mot att bli datadriven. Här är några fler funktioner och möjligheter lösningen för med sig.

• Färre manuella steg i processen ger säkrare data och bättre kvalitet. Dessutom frigör det mer tid till analys och uppföljning.
• All information är samlad på en plats så att man inte behöver söka på flera ställen.
• Möjlighet att decentralisera processen så att fler medarbetare blir involverade, vilket höjer insikterna och engagemanget i verksamheten.
• Möjlighet att schemalägga anpassade rapporter så att hela organisationen kan följa vad som händer och bli mer insatta.
• Behörighetsstyrning som låter varje användare komma åt just den data den behöver. Dessutom via ett webbaserat gränssnitt som går att komma åt var man är befinner sig.
• Användarvänligt gränssnitt som gör det enkelt och överskådligt att hitta, filtrera och arbeta med data för att skapa analyser.
• Drill-down och drill-through funktioner som gör det möjligt att gå in på enskilda poster.
• Analyser mellan prognoser och det faktiska utfallet.
• Möjlighet för varje medarbetare att komma åt den data som är relevant för sitt jobb och ansvarsområde för att se resultat, trender och hur företaget rör sig framåt. Något som ökar både engagemanget och data literacy-nivån.

Med rätt verktyg går enkelt att ta stegen mot att bli datadriven men det viktigaste steget kvarstår – att agera. Data och analyser ger insikterna och hjälper till att ta ut den rätta riktningen men ska man nå långsiktig framgång måste man våga agera och förändras. Glöm inte att ta det steget också.