Förenkla dina jobbresor – hantera reseräkningen i mobilen

Tänk om man kunde förenkla allt pappersarbete med reseräkningar som saboterar det positiva med resor i jobbet. Det går! Här får du veta hur du sköter dina reseräkningar mobilt via affärssystemet i molnet. Du anar inte hur många fördelar det har.

Att resa i jobbet är vardag för många. Allt i en verksamhet kan inte skötas effektivt från skrivbordet, det behövs kundbesök, projektmöten, resor till anläggningar, leverantörer, mässor och en massa annat. Det har sina för- och nackdelar. Att mötas ansikte mot ansikte, kunna kommunicera direkt, se produkter, förutsättningar, projekt och utmaningar med egna ögon samt alla andra vinster med att jobba på plats, skapar värdefulla insikter som inte är möjliga annars. En del gillar även själva resandet medan andra tycker att det är värt det för allt det viktiga och roliga man kan göra på plats, men alla är nog överens om att det medföljande pappersarbetet med att sortera kvittohögar för utlägg, redovisa resta mil och registrera andra utgifter är höjden av tristess och krångel. Affärsresandet skulle kunna vara så mycket roligare och mer effektivt om man bara slapp hålla på med reseräkningarna efteråt.

Nu är det möjligt!

Kontoret i fickan – på riktigt

För bara tio år sedan hade nog folk garvat om man påstod att man kunde boka hela semesterresan, göra sin deklaration, besöka doktorn och kolla på sitt favoritprogram via telefonen i fickan, men så ser verkligheten ut nu. Vi kan göra i princip allting i livet medan vi är på språng. Det här är såklart väldigt välkommet hos dem som reser mycket i arbetet. Med effektiva bärbara enheter, snabba uppkopplingar och flexibla verktyg som till exempel affärssystem i molnet går det att jobba med vad som helst, var som helst och när som helst. Man behöver inte längre vänta tills man kommer tillbaka till kontoret för att lägga ordrar, kolla lagersaldo, skicka fakturor etc. Tack vare smarta digitala lösningar går det att jobba obehindrat på plats i stunden och nu gäller det äntligen även processen med reseräkningarna.

Vismas mobilstrategi är i ständig utveckling och nya funktioner och applikationer dyker upp hela tiden. En av de mest populära nya funktionerna är att digitalisera utlägg och reseräkningar för snabb registrering och hantering. Tack vare den möjligheten får nu alla som reser i jobbet äntligen hela kontoret i fickan.

Så här förenklas reseräkningarna

Tack vare Visma.net, tilläggen Expense, Attach och andra hjälpsamma verktyg kan nu hela reseräkningsprocessen göras på språng via mobilen och andra bärbara enheter. Något som förenklar hanteringen av reseräkningarna oerhört.

• Man slipper kvittohögarna. Fotografera bara kvittot med mobilen och ladda upp, sedan behöver man inte bekymra sig över i vilken ficka man lade kvittot. Eller riskera att hela utgiftsunderlaget från resan hamnar i tvättmaskinen av misstag tillsammans med resegarderobben.
• Inga långa väntetider på att få tillbaka utläggen. För in dem i systemet i samma stund de sker för en snabbare återbetalningsprocess.
• Att registrera utläggen direkt gör också att de inte glöms eller kommer bort i den allmänna röran som mycket resande brukar föra med sig.
• Tydliga flöden över till exempel traktamenten, utlägg, representation m.m. gör att man får bättre koll på vilka summor man har att vänta. Mer ordning och reda på ekonomin.
• Ekonomiavdelningen får också en tydligare överblick, kan snabba upp sina processer och få mer tid över till mer produktiva uppgifter.
• Den chef som behöver godkänna utläggen kan göra det med en gång, direkt i systemet. Inga krångliga rutiner och alla sparar tid.
• Systemet uppdateras automatiskt och ligger hela tiden i linje med regler och ersättningsnivåer. Risken för att göra oavsiktliga misstag minskar rejält. Det blir rätt från början.
• När alla parter slipper onödigt pappersarbete och krångel kan de fokusera på mer relevanta och proaktiva uppgifter, arbeta mer effektivt, ha roligare på jobbet och tillsammans skapa mer värde och lönsamhet. 

Så här fungerar det med digital redovisning av reseräkningar

Visma.net Expense förenklar arbetet utanför kontoret och gör det lättare för alla som jobbar på resande fot att hålla reda på och registrera sina utgifter. Det går att automatisera reseräkningarna och utläggen, effektivisera attestprocessen, få insyn och mer kontroll samt snabba upp alla rutiner.

Så här går det till:

• Gjort ett utlägg? Ta en bild av kvittot med mobilen och ladda upp den med hjälp av appen Visma Attach (den ingår i Visma Expense samt kan laddas ned från de vanliga appbutikerna). Lägg sedan till annan nödvändig information och skicka in direkt för godkännande.
• Som chef kan man också omgående godkänna utläggen mobilt via Visma Manager och hantera andra inkommande dokument. Funktionen ger en notifikation när något nytt händer och inga ärenden blir liggande.
• Går arbetsresan utomlands? Inga problem, systemet kan hantera utgifter i flera olika valutor.
• Tjänsten är alltid uppdaterad och tillgänglig samt visar den senaste informationen. Med allt samlat i molnet kan alla medarbetare ta del av dokument, uppgifter och status i realtid.
• En integrerad kreditkortslösning gör att anställda kan länka kredit- eller betalkort till lösningen och få bättre kontroll på alla sina utlägg. Lösningen importerar automatiskt transaktionerna för matchning av utestående kvitton mot kortbetalningar.
• Elektroniska körjournaler och spårsystem som Abax, Devinco och BilBuddy importerar antalet körda mil direkt till systemet för korrekta uppgifter samt en snabb och exakt hantering av reseutläggen.
• Kan integreras med lönesystem som Visma Agda PS, Lön, Avendo, Huldt & Lillevik, Mamut One m.fl. Tack vare integreringen läggs alla godkända reseräkningar omgående och korrekt in i lönesystemet för en så snabb utbetalning som möjligt.

Visma.net Expense kan användas som en fristående lösning eller integreras med befintliga lönesystem. Det ger organisationen en effektiv och modern lösning för utlägg, ersättningar och reseräkningar som sparar tid åt alla och tar arbetsresorna till en ny nivå. Vill du veta mer om hur man slipper kvittohögar, långsamma rutiner och krångligt pappersarbete – prata med oss på Traventus så hjälper vi till att göra din verksamhet mer effektiv och jobbet roligare.