Flytta ekonomin till molnet

Varför låta en människa göra något som tekniken kan fixa? Varför ha ett nyttigt verktyg bundet till en enda plats när det går att ha med sig i fickan? Det här är de två främsta argumenten till att digitalisera processerna i ditt företag, och att använda en molnlösning för att göra det. Att låta ett affärssystem i molnet samla och effektivisera dina affärsflöden låter dig spara tid, pengar, resurser och även värna om miljön. Det är ett modernt och hållbart sätt att jobba som minskar fel och misstag, gör att arbetet går snabbare och blir roligare, och inte minst frigör det kompetens som kan släppa lös sin kreativitet och produktivitet när personalen slipper ägna sin arbetsdag åt att harva med tidsödande rutiner.

Den här effektiviseringen går att uppnå inom alla delar av din verksamhet. Det är det som är så fiffigt med affärssystem, de samlar alla dina processer och flöden i ett och samma system. Oavsett vilken typ av verksamhet som du bedriver kan du få alla dina processer att flyta smidigare och utan några fel, men det finns en process som alla organisationer har, och där det finns oerhört mycket att vinna på att digitalisera och flytta till molnet, ekonomin. Genom att automatisera ekonomiprocesser och arbetsflöden kan du låta siffrorna jobba åt dig istället för att du ska jobba för att ta fram dem och administrera dem. Med ett modernt molnbaserat affärssystem kan du frigöra din fulla kraft och jobba såväl smart som hållbart.

 

Mindre fel och mer kreativitet

Att digitalisera processer ger snabbare och mer effektiva flöden med färre misstag. Manuell inmatning och dubbelarbete ökar risken för missar och fel, och handlar det om stora volymer kan även små misstag rulla iväg och sluta i höga prislappar. Om du går över till en molnlösning och automatiserar dina administrativa flöden kan du eliminera den här typen av misstag. Den andra bonusen är att det även frigör tid så att din ekonomiska kompetens kan vara kreativ, strategisk och produktiv istället för att vända papper.

 

Alla kommer åt det som de behöver

När vi ändå är inne på att låta ekonomipersonalen göra det som de är bäst på är något som de gärna slipper att gräva fram siffror åt sina chefer och ledningen. I en digital molnlösning, som Visma.net, finns det enkla verktyg och dashboards som låter resultatansvariga och andra i behov av siffror själva ta fram det som de behöver. Förutom att ekonomiavdelningen blir avlastad leder det också till bättre kontroll, mer frihet, sparad tid och möjlighet till snabbare beslut för den som själv kan ta fram de siffror och värden som personen behöver. Molnlösningen gör också att datan är åtkomlig var du och dina kollegor än befinner er. Säljare och projektarbetare kan enkelt komma åt och lägga in värden när de är ute och jobbar, och du kan enkelt komma åt den information du behöver oavsett om du jobbar hemma, är ute på affärsresa eller sitter fast i morgontrafiken.

 

Nyckeltalen blir mer relevanta och enklare att komma åt

En molnbaserad digital lösning gör det inte bara snabbare och enklare (och platsoberoende) att hitta de siffror som du behöver; när alla värden matas in i ett och samma system jobbar alla utifrån samma korrekta information i realtid. När du kommer ifrån den långsamma manuella registreringen kan du lättare styra verksamheten utifrån det ekonomiska resultatet istället för att harva med administration och rutin. Automatgenererade rapporter ger er rätt siffror att jobba med, istället för de gamla manuella KPI:erna som sällan är aktuella. Aktuella och relevanta nyckeltal gör det lättare för er att fokusera på det som verkligen ger resultat och värde. Det gör att ni kan arbeta mer effektivt och resultatorienterat, göra era kunder gladare, och säljarna slipper vänta på provisionen för att kundreskontran inte är uppdaterad.

 

Minskad kapitalbindning

Traditionella (och därmed sega) ekonomiprocesser binder upp kapital. Långsamma rutiner och sena fakturor låser fast pengar som hade kunnat användas till betydligt mer lönsamma saker i en ekonomisk limbo. Det är inte ovanligt att företag får se 20-25 % av sina fakturor bli försenade. Det kan sluta i miljontals kronor som trasslar in sig som fiskar i ett nät. Att digitalisera och automatisera timrapportering, beställningar och inte minst faktureringsprocessen snabbar upp de rutinerna och löser upp trasslet så att kapitalet blir fritt igen. Affärssystemets möjligheter till att automatisera rutiner ökar snabbheten i faktureringen så att tiden från levererad produkt/tjänst till skickad faktura kortas ner. Systemet eliminerar också felaktigheterna från de manuella processerna, och med mer korrekta fakturor minskar invändningar på fakturorna vilket i sin tur minskar betalningstiderna. Det blir också lättare att snabbt se när fakturor är försenade så att det går att följa upp dem snabbare. Det blir även möjligt att automatiskt driva en process av försenade ärenden, med automatisk koppling till inkasso om så behövs. Sökbarheten i systemet ger dessutom möjlighet att borra sig ner till kund- och transaktionsnivå för att se vilka enskilda poster som är försenade, vilket gör hanteringen snabbare och tydligare.

Att lägga fakturahanteringen i ett modernt molnbaserat affärssystem kan frigöra miljontals kronor som går att använda till nyttigare saker, och det spar tid och ger en bättre relation till kunderna.

 

Spara tid, pengar och miljö med e-faktura

Att digitalisera faktureringsprocessen frigör inte bara kapital, det städar även bort gamla långsamma, kostsamma och resursslösande rutiner och förpassar dem till historieboken. Att manuellt fylla i, printa ut, vika ihop och peta ned i ett kuvert, frankera och posta en faktura tar tid, kostar pengar och är inte vidare klimatsmart. Att gå över till en process med elektroniska fakturor, där värden överförs automatiskt från det underlag som matats in i affärssystemet till fakturan, och sedan skickar fakturan elektroniskt till mottagaren (valfritt om den går som PDF eller digitalt via InExchange Network) sparar tid, pengar och miljö. Hur mycket? Tiden varierar naturligtvis beroende hur det ser ut på din arbetsplats, men från i bästa fall mycket tid till massor med tid om något trasslar (en krånglande skrivare och det är bara att säga hej då till den eftermiddagen). När det kommer till kostnaden har nätverket för elektroniska affärer räknat ut att det blir en besparing på minst 10 kronor per kundfaktura som skickas elektroniskt. De har även gjort en miljökalkyl som visar att ett företag som tar emot 1000 fakturor årligen kan minska sitt koldioxidfotavtryck med vad som motsvarar en flygresa till Thailand eller med att plantera 250 träd om verksamheten går över till e-fakturor.

Som vi tidigare nämnt minskar även misstagen och förseningarna. Kunderna får en lättare hantering. Du får bättre kontroll och sökbarhet, och du blir även framtidssäker i din fakturahantering. Redan nu är det lag på att det e-fakturor som gäller om du ska fakturera den offentliga sektorn. Hur länge dröjer det innan andra sektorer hänger på och gör det till standard? Det finns ingen anledning att vänta men massor med fördelar att vinna på e-faktura.

 

Andra fördelar med att flytta er ekonomi till en molnlösning

 

  • Ni slipper böket med att ha systemet på plats, och allt vad det innebär i form av IT-struktur, servrar som tar plats och behöver underhållas, drift, skötsel, felsökning m.m. Att ha er lösning i molnet innebär att ni slipper allt det extraarbetet eftersom leverantören tar hand om drift, underhåll, säkerhet, uppdateringar m.m.
  • Ni har alltid den senaste versionen och det bästa skyddet. En stor del av IT-krånglet i en verksamhet beror på att användarna glömmer bort eller inte hinner med att uppdatera programvaran och säkerhetsprogrammen. I en molnlösning sker det automatiskt på sekunden och en nyare version finns tillgänglig. Slut på trassel och oro.
  • Det är enkelt att skala upp/ner och att bygga på med nya funktioner vid behov. Molnlösningar är agila och det går snabbt att lägga till nya användare och funktioner. Eller banta ned lösningen om så behövs, ni betalar bara för det ni använder.
  • Att abonnera på en molntjänst ger bättre kontroll över kostnaderna. Det går lättare att planera och bokföra, och det dyker inte upp några kallduschar som ni inte tänkt på.
  • Molnlösningen är mobil och det är enkelt att komma åt information och funktioner från vilken uppkopplad enhet som helst (mobil, surfplatta, dator). Det här underlättar distansarbete, projekt, att jobba med frilansare och annan tillfällig kompetens, och det gör livet betydligt enklare för de som reser mycket i sitt jobb.
  • Molnet låter små företag dra nytta av samma teknik som större organisationer. Storleken är inte längre ett hinder för att få tillgång till avancerade funktioner. Samtidigt ger molnet även möjlighet för större och mer komplexa organisationer att modernisera i en snabbare takt. En separat molnmiljö erbjuder samma höga grad av individuell konfigurering och anpassning som tidigare fasta lösningar.

 

Visma.net är ett molnbaserat affärssystem som kan förbättra och effektivisera dina affärsprocesser så att du kan jobba med roligare och mer vinstgivande saker. Vi kan hjälpa dig att vinna tid, spara pengar, värna om miljön, jobba hållbart och inte minst att trivas bättre på jobbet. Hör av dig så berättar vi mer!

Mikael Björk

VD / CEO