Kontakta oss

Fyll i dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Namn

Telefon

E-post

Så får företaget bättre koll på ekonomin med hjälp av ett affärssystem

Misstag och missade möjligheter kostar företag massor med pengar. Bättre koll på ekonomin ger besparingar och ökad lönsamhet, och inget ger så bra koll på siffrorna som ett affärssystem. Du kan aldrig ana hur mycket som går att spara och tjäna på det.

Det är mycket som kostar här i världen och få saker kostar så mycket som att inte ha koll. Det kan röra sig om allt från att missa värdefulla möjligheter och att låta saker ta längre tid än de borde till att göra dyra misstag och missar. Fråga bara den kommun som råkade skicka ut hundratals felaktiga fakturor av misstag eller den myndighet som glömde bort att kolla e-posten i nio år (tänk om det hade varit hos ett företag som missat kundkontakter och försäljningsmöjligheter i närmare ett decennium). Det blir oftast dyrt när man inte har koll på det ekonomiska i en verksamhet.

Lyckligtvis finns det utmärkta verktyg som ger insikt och kontroll samtidig som de minskar misstagen.

Ett system som ger bättre koll på ekonomin

Att få kontroll över alla ekonomiska flöden i en verksamhet kan spara enorma summor. Allt från att slippa tidskrävande dubbelkontroll av rapporter, undvika försenade fakturor och minska misstag till följd av den mänskliga faktorn, till att ge säljare och andra rätt siffror att jobba med kan lyfta ekonomin rejält för ett företag. Allt fler organisationer upptäcker fördelarna med att samla alla flöden i verksamheten i ett affärssystem. Inte bara för att det spar tid och minskar på trasslet, utan för att systemet dessutom ger en värdefull kunskap om bolagets alla tillgångar – vilka de är, var de är, vad de är värda etc. Det går att spåra alla tillgångar över hela deras livscykel – förvärv, avskrivningar, avyttringar m.m. Systemet ger fullständig insikt och kontroll över verksamheten, visar var besparingarna och möjligheterna finns, och kontroll, tillgänglighet och minskad osäkerhet är ett bra recept på ökad lönsamhet.

När man börjar granska affärssystemets alla möjligheter till kontroll och effektivisering ser man snart att det kan vara rena hälsokuren för ett företags ekonomi.

  • Digitaliserade processer ger rakare flöden som går snabbare, minskar misstagen och frigör resurser. Den mänskliga faktorn dyker alltid upp förr eller senare i återkommande rutiner och processer, och rör det sig om stora volymer kan även små misstag resultera i höga prislappar. Om man automatiserar administrativa flöden kan man minimera den här typen av misstag. Det frigör också tid så att man kan låta människorna i organisationen göra det de är bäst på, vara kreativa och produktiva.
  • Ett bra exempel på automatiska flöden är en lösning som Visma.net AutoPay. Med den integrerade processen elimineras de manuella stegen för att skicka och ta emot elektroniska betalningar och kontoutdrag. Istället sköts det av ett effektivt arbetsflöde kopplat direkt till affärssystemet. En integrering som minskar tiden som läggs ned på att göra betalningar. Bankkontoutdraget importeras dagligen och med automatisk matchning bokförs nästan alla betalningar automatiskt. Ekonomiavdelningen slipper att drunkna i papper och kan jobba med viktigare uppgifter.
  • Att gå över till effektiv controlling istället för långsam manuell registrering gör det också lättare att styra verksamheten utifrån det ekonomiska resultatet istället för att tappa fokus när man hindras av administration och rutin. När alla i organisationen enkelt kan komma åt och utgå från korrekta nyckeltal skapas det ett naturligt fokus på det som skapar värde.
  • Tack vare de automatgenererade rapporter som systemet möjliggör får säljare och andra rätt siffror att jobba med, istället för manuella KPI:er som sällan är aktuella. De kan jobba mer effektivt, göra kunderna gladare och slipper vänta på provisionen för att kundreskontran inte är uppdaterad med de aktuella värdena.
  • De inbyggda dashboards som finns i bland annat Visma.net gör det enkelt för chefer att fokusera på det som behöver förbättras. Resultatansvariga kan själva ta fram siffror och statistik för den egna avdelningen. Något som ger bättre kontroll, smidigare processer, en ökad ansvarskänsla och bättre samt snabbare beslut och åtgärder. Med bonusen att det frigör tid för ekonomerna som slipper gräva fram siffror till sina överordnade hela tiden. När cheferna själva kan ta fram alla siffror de behöver med bara några klick på en överskådlig dashboard kan alla kan jobba smartare och bättre.
  • Är affärssystemet molnbaserat är all information tillgänglig var man än befinner sig, vilket ger snabbare och mer effektiva processer.

Utöver alla de här kostnadsbesparande möjligheterna tillkommer en mer effektiv och smartare fakturahantering. Att undvika faktureringsmisstag som de som nämndes i början må vara nog så viktigt, men tittar man närmare på hur fakturornas hanteras i större företag inser man snart att det finns så många vinster med en automatisering att det förtjänar ett eget kapitel.

Många fakturor små…

För att vara det medel som får in pengarna i en verksamhet kan fakturor verkligen kosta mycket. Långsamma manuella processer kan få tiden att gå mellan order och fakturering. Felaktiga uppgifter orsakar invändningar, förseningar och långa betalningstider. Allt det här är väldigt många bäckar små som bildar ett hav av bundet kapital. Flera företag har vid närmare granskning märkt hur mycket som faktiskt har bundits upp i försenade och felaktiga fakturor. Många gånger rör det sig om belopp på miljontals kronor. Att flytta faktureringen till ett affärssystem kan däremot lösa många av de här problemen och snabba upp flödena.

Till att börja med gör automatiseringen av faktureringsprocessen att fakturorna går iväg så snabbt som möjligt. Sedan gör exaktheten i systemet att uppgifterna blir korrekta från början, vilket leder till färre invändningar och kortare betalningstider. Det blir även en lättare och tydligare uppföljning som omgående visar när fakturor är försenade. Inget försvinner längre i röriga högar. Systemet ger även möjligheten att automatiskt koppla försenade betalningar utan skäl direkt till inkasso. Den inbyggda sökbarheten i systemet gör att det går att få ett mycket bättre grepp om reskontran, minska otydligheterna, minimera misstagen och snabba upp hanteringen. Summan av allt det här är att det går att frigöra miljontals kronor i bundet kapital, pengar som kan användas till att öka tillväxten. Med bonusen att man även frigör duktiga medarbetare från tråkigt och energikrävande administrationsarbete och låter dem fokusera på att skapa värde (och ha roligare på jobbet).

Kontentan är att ett affärssystem inte bara minskar misstagen och ger en fullständig kontroll över ett företags ekonomi, det kan spara miljontals med kronor. Hur länge har du råd att vara utan?

Mikael Björk

VD / CEO