Få bättre koll på ekonomin med hjälp av ett affärssystem

När företag gör misstag och missar möjligheter kostar det dem massor med pengar. Däremot leder en bättre koll på ekonomin till besparingar och ökad lönsamhet, och inget ger så bra koll på siffrorna som ett affärssystem. Du kan aldrig ana hur mycket som du kan spara och tjäna på det.

Det är dyrt att göra misstag

Det är få saker kostar så mycket här i världen som att inte ha koll. Det kan röra sig om allt från att missa värdefulla möjligheter till tidsslöseri och att göra dyra misstag . Fråga bara den kommun som råkade skicka ut hundratals felaktiga fakturor av misstag. Eller den myndighet som glömde bort att kolla e-posten i nio år. (Tänk om det hade varit hos ett företag som missat kundkontakter och försäljningsmöjligheter i närmare ett decennium). Det kostar att inte ha koll på det ekonomiska i sin verksamhet.

Som tur är finns det utmärkta verktyg som ger den insikt och kontroll du behöver för att minska risken för misstag.

Ett affärssystem ger bättre koll på ekonomin

När du får kontroll över alla ekonomiska flöden i din verksamhet kan du spara enorma summor. Du slipper tidskrävande dubbelkontroll av rapporter. Kan undvika försenade fakturor och minska misstagen till följd av den mänskliga faktorn. Det blir möjligt att ge säljare och andra rätt siffror att jobba med. Åtgärder som kan lyfta ekonomin rejält.

Allt fler organisationer upptäcker fördelarna med att samla alla flöden i verksamheten i ett affärssystem. Inte bara för att det spar tid och minskar på trasslet, utan för att systemet dessutom ger en värdefull kunskap om bolagets alla tillgångar – vilka de är, var de är, vad de är värda etc. Det går att spåra alla tillgångar över hela deras livscykel – förvärv, avskrivningar, avyttringar m.m. Systemet ger en fullständig insikt och kontroll över verksamheten. Det visar var besparingarna och möjligheterna finns. Inte minst ger det dig den kontroll, tillgänglighet och säkerhet som är receptet på ökad lönsamhet.

När vi börjar granska affärssystemets alla möjligheter till kontroll och effektivisering ser vi snart att det kan vara rena hälsokuren för ett företags ekonomi.

Hur affärssystemet hjälper ekonomin

• Digitaliserade processer ger rakare flöden som går snabbare, minskar misstagen och frigör resurser. Den mänskliga faktorn dyker alltid upp förr eller senare i återkommande rutiner och processer. Rör det sig om stora volymer kan även små misstag resultera i höga prislappar. Om du automatiserar dina administrativa flöden kan du minimera den här typen av misstag. Det frigör också tid som låter människorna i organisationen bli mer kreativa och produktiva.
• Ett bra exempel på automatiska flöden är en lösning som Visma.net AutoPay. Den integrerade processen eliminerar de manuella stegen för att skicka och ta emot elektroniska betalningar och kontoutdrag. Istället sköts det av ett effektivt arbetsflöde kopplat direkt till affärssystemet. En integrering som minskar tiden som läggs på att göra betalningar. Ekonomiavdelningen slipper att drunkna i papper och kan jobba med viktigare uppgifter.
• Att gå över till effektiv controlling istället för långsam manuell registrering gör det också lättare att styra verksamheten utifrån det ekonomiska resultatet. När alla i organisationen kan komma åt och utgå från korrekta nyckeltal hamnar fokuset på det som skapar värde.
• Tack vare de automatgenererade rapporterna som systemet möjliggör får säljarna och andra rätt siffror att jobba med. De kan jobba mer effektivt, göra kunderna gladare och slipper vänta på provisionen för att kundreskontran inte är uppdaterad.
• Tack vare inbyggda dashboards i bland annat Visma.net blir det enkelt för cheferna att fokusera på det som behöver förbättras. Resultatansvariga kan själva ta fram siffror och statistik för den egna avdelningen. Det ger bättre kontroll, smidigare processer och en ökad ansvarskänsla. Det ger även bättre och snabbare beslut. Med bonusen att det frigör tid för ekonomerna som slipper gräva fram siffror till sina överordnade hela tiden.
• Ett molnbaserat affärssystem låter dig komma åt all information var du än befinner dig. En flexibilitet som ger snabbare och mer effektiva processer.

Många fakturor små…

Utöver alla de här kostnadsbesparande möjligheterna går det också att få en smartare fakturahantering. Att undvika faktureringsmisstag må vara nog så viktigt, men tittar vi närmare på hur fakturornas hanteras i större företag märker vi genast att det finns många vinster med automatisering.

För att vara det medel som får in pengarna i en verksamhet kan fakturor verkligen kosta mycket. Långsamma manuella processer får tiden att gå mellan order och fakturering. Felaktiga uppgifter orsakar invändningar, förseningar och långa betalningstider. Allt det här är väldigt många bäckar små som bildar ett hav av bundet kapital. Flera företag har vid närmare granskning märkt hur mycket som faktiskt binds upp i försenade och felaktiga fakturor. Många gånger rör det sig om belopp på miljontals kronor. Att flytta faktureringen till ett affärssystem kan däremot lösa många av de här problemen och snabba upp flödena.

Snabba och korrekta processer i ett affärssystem

Till att börja med så gör automatiseringen av faktureringsprocessen att fakturorna går iväg så snabbt som möjligt. Sedan gör exaktheten i systemet att uppgifterna blir korrekta från början. Vilket leder till färre invändningar och kortare betalningstider. Det blir även lättare att följa upp försenade fakturor när ingenting längre försvinner i röriga högar. Systemet gör det även möjligt att koppla försenade betalningar utan skäl automatiskt till inkasso. Sökbarheten i systemet ger ett mycket bättre grepp om reskontran, minskar otydligheterna, minimerar misstagen och snabbar upp hanteringen.

Summan av allt det här är att det går att frigöra miljontals kronor i bundet kapital. Pengar som du kan använda till att öka tillväxten. Du kan även frigöra dina duktiga medarbetare från tråkigt och energikrävande administrationsarbete så att de kan fokusera på att skapa värde (och ha roligare på jobbet).

Du kan läsa mer om smartare fakturering i vårt inlägg Revolutionera din fakturahantering med AutoInvoice.

Kontentan är att ett affärssystem inte bara minskar misstagen och ger en fullständig kontroll över företagets ekonomi. Det kan spara miljontals med kronor. Hur länge har du råd att vara utan?