Digitalisering av HR – därför behövs den och så gör ni den bäst

I dag har i princip alla organisationer förstått att en digitalisering av verksamheten är en självklarhet. Oftast är det de delar som ligger närmast kärnverksamheten som får sig en digital turbo-boost, till exempel produktion, sälj, order/leverans och support. Men digitalisering av HR då?

Det är viktigt att se till mer än de områden där det tydligast går att se nyttan och räkna på vinsterna. HR-avdelningen är i högsta grad en avdelning som borde få åka med på digitaliseringsresan. Det finns massor med nytta med av digitala HR-system, säkert mer än du tror. Här är anledningarna varför du inte får missa att digitalisera HR, och hur du bäst gör det.

Glöm inte digital HR

HR hamnar ofta på efterkälken när organisationen transformeras och blir digital. Inte sällan går resonemanget i stil med ”de håller ju ändå bara på med löner och semesteransökningar”. Plötsligt blir den avdelning som jobbar med företagets viktigaste resurs – människorna – något av verksamhetens Askunge. Eftersläntraren som får finna sig i att jobba med gårdagens lösningar medan styvsyskonen får nya fina digitala system.

Därför ska ni digitalisera HR

I dagens kunskapssamhälle där kompetens är hårdvaluta finns det alla anledningar till att digitalisera HR. Det är den avdelning som rekryterar och vårdar de medarbetare som driver innovationer och leder er till framgång. Den förtjänar verktyg som låter HR-personalen jobba effektivt.

Det är en viktigt informationskälla

När ni samlar in information digitalt om löner, anställningar, kompetensbehov, arbetstid, medarbetarnas åsikter och engagemang lär ni er betydligt mer om organisationen. Ni får ett grundligt underlag som låter er göra bättre prognoser och ta mer välgrundade beslut, något som leder till bättre resultat.

Det är ett verktyg för ökat engagemang

Dataanalys kan ge mer värde till utbildning, utveckling och inte minst åt medarbetarengagemanget. Digitala HR-system med enkla processer för att mäta engagemang, och med smarta analysverktyg, förbättrar HR-processerna och boostar engagemanget.

Bättre och mer tillgängliga verktyg för alla

En digitaliserad HR-avdelning gör livet lättare för alla parter. Mobila lösningar gör att medarbetarna kan göra sina ärenden snabbt, smidigt och platsoberoende, till exempel tidrapportering, utgiftsersättning, ledighetsansökan, sjukanmälan och bifoga elektroniska kvitton till reseräkningar. Samma gäller för intresserade talanger som enkelt kan se, informera sig om och ansöka till lediga tjänster. Ledningen kan få tillgång till viktiga och aktuella data om medarbetarna så det tidigt går att se och bemöta avvikelser, trender etc.

Det passar dagens arbetsmarknad

Projektarbete, gig-ekonomi, distansarbete och flexibla arbetsplatser är det nya normala. Alla era medarbetare behöver nå sina verktyg var de än befinner sig. Digital HR ger dem kraften att arbeta så flexibelt och mobilt som det behövs.

Det är företagets första intryck vid rekryteringar

Det är en kamp om den mest kompetenta arbetskraften och de attraktiva talangerna kan välja var de vill jobba. Deras första möte med en potentiell arbetsgivare är HR. Om de möts av förlegade metoder och teknik kan de vända redan i dörren och istället söka sig till en mer uppdaterad konkurrent. I dag ses digitala rekryteringsprocesser mer eller mindre som standard av den nya generationens talanger.

Reboarding

Pre- och onboarding behöver nu kompletteras med reboardning. Det vill säga att återintroducera medarbetare, till exempel efter längre frånvaro, när de byter avdelning, återanställs etc. Men reboarding är även en långsiktig process för att informera och engagera medarbetarna så att de behåller samma gnista och kunskapsnivå, oavsett om det är deras första vecka eller tjugonde år på jobbet. Den processen kräver smarta och effektiva verktyg.

Besparingarna

Det är inte bara inom produktion och sälj effektivisering är lika med minskade kostnader. Effektiva och snabbare processer, djupare insikter och automatiserade arbetsuppgifter sparar massor med tid och resurser även inom HR. Alla besparingar är bra besparingar.

HR är en strategisk affärspartner

När de automatiserade processerna frigör tid kan HR använda den till att nyttja sin guldgruva av information, och bidra till företagets strategi och utveckling. De jobbar ju trots allt med företagets viktigaste resurs. HR har en unik insikt i personalen, ser vilken kompetens som finns och vilken som behövs. HR snappar upp vad medarbetarna behöver för att kunna göra sitt jobb, har djupa insikter i vad som motiverar och engagerar dem, och vet hur man håller dem friska och nöjda. När det är dags att rekrytera vet HR var man hittar och hur man lockar de främsta talangerna. Det vet också hur ni får dem att stanna kvar. HR-avdelningen kan dessutom göra kvantitativa utvärderingar för att öka produktiviteten. Ge den bra verktyg för att göra sitt jobb och den kommer att lotsa er till framgång.

Så utför ni bäst digitalisering av HR

I dag är det huvudsakligen enskilda områden som digitaliseras när en organisation väl inser att HR behöver ett lyft. Vanligast är rekrytering, medarbetarundersökningar, lönekartläggning och personaldata. Att alla de andra HR-processerna glöms bort för att de inte ses som så viktiga. Det beror oftast på att det inte har gjorts någon fullständig beräkning av ROI som tar med alla vinster. Vill du veta mer om hur du gör en beräkning som tar med allt, läs gärna våra inlägg ”Så säljer du inte ett nytt affärssystem till ledningen” och ”Så här beräknar du ROI på ditt nya affärssystem”.

Det finns också den gamla attityden ”vi gör som vi alltid har gjort, det har ju fungerat hittills”. En gammal och förlegad sanning som i dag har åldrats till att bli en ren bromskloss. Med rätt beräkningar som ger rätt motivering går det att gå vidare med digitaliseringen, men gör det på rätt sätt.

Digital HR steg-för-steg

  • Börja med att göra en noggrann analys av verksamhetens behov och omvandla det till en tydlig kravspecifikation. Det gör det mycket lättare att utvärdera och hitta en lämplig lösning och leverantör. Det gör det också enklare för leverantören att ta fram exakt det som organisationen behöver.
  • Involvera medarbetarna och hitta interna ambassadörer för digitaliseringen av HR. De vet vilka processer som är viktigast. De kommer även smidigare in i det nya sättet att jobba om de är med från början och får vara med och påverka.
  • Nyttja kompetensen hos verksamhetskonsulter som inte bara kan ERP- och HR-system, utan som även har erfarenhet av vilka unika behov de olika delarna i ett företag har. Den typen av leverantör kan ta fram en väl planerad leverans som möter alla krav (inklusive de framtida) och som smidigt går att rulla ut utan att störa den dagliga verksamheten.
  • Använder organisationen redan ett affärssystem som är skalbart är det enkelt att bygga ut och anpassa det så att HR är med och jobbar i samma lösning. Lösningar som exempelvis Visma.net är väldigt flexibla och skalbara. De är utvecklade just för att alla delar av en verksamhet ska kunna jobba med samma system, även om de har olika uppgifter och arbetssätt.

Med en modern ERP-lösning är det enkelt att digitalisera hela verksamheten. Med rätt samarbetspartner behöver det inte vara krångligt att lyfta in HR-avdelningen i den digitaliserade världen, där den definitivt hör hemma.

Prata med oss på Traventus om du vill veta mer om digital HR!

Mikael Björk

VD / CEO