Kontakta oss

Fyll i dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Namn

Telefon

E-post

Digitalisering av HR – därför behövs den och så gör ni den bäst

I dag gör vi det mesta online, allt från bankärenden, klädshopping och resebokningar till att titta på tv och prata med vänner. Vi förväntar oss digitala lösningar som gör livet enklare i princip överallt och inte minst på jobbet. Om medarbetarna känner att de går från nutid till forntid i den stund de kliver in genom dörren till arbetsplatsen kommer de att jobba långsammare, bli frustrerade och slutligen vantrivas. Lyckligtvis har i princip alla organisationer förstått att en digitalisering av verksamheten numera är en självklarhet som inte bara innebär mer nöjda anställda som kan jobba på det sätt de förväntar sig, utan att allting inom organisationen blir mer effektivt och snabbare.

Men när man pratar om allting menar man oftast de delar som ligger närmast kärnverksamheten, som till exempel produktion, sälj, order/leverans och support. Det är områden där man tydligast kan se nyttan och räkna på vinsterna. Andra delar av verksamheten, som till exempel HR, hamnar ofta på efterkälken när organisationen transformeras till att ta steget in i framtiden. Resomanget går ofta i stil med ”de håller ju ändå bara på med löner och semesteransökningar”, och plötsligt blir den avdelning som jobbar med företagets viktigaste resurs, människorna, något av verksamhetens Askunge som får finna sig i att jobba med gårdagens lösningar medan alla andra styvsyskon får nya fina digitala system.

Det finns dock många bra anledningar till varför HR behöver hänga med i den här utvecklingen precis om alla andra delar av verksamheten.

Därför ska ni digitalisera HR

  • Det är en viktig informationskälla. När man samlar in information digitalt om löner, anställningar, kompetensbehov, övertid, frånvaro, medarbetarnas åsikter och engagemang lär man sig betydligt mer om organisationen, kan göra bättre prognoser och ta fler välgrundade beslut som leder till bättre resultat.
  • Bättre och mer tillgängliga verktyg för alla. En digitaliserad HR-avdelning gör livet lättare för alla parter. Mobila lösningar gör att medarbetarna kan göra sina ärenden snabbt, smidigt och platsoberoende via tekniken de har med sig, som till exempel tidrapportering, utgiftsersättning, ledighetsansökan, sjukanmälan, bifoga elektroniska kvitton till reseräkningar m.m. Detsamma gäller för intresserade talanger som enkelt kan se, informera sig om och ansöka till lediga tjänster. Ledningen kan få tillgång till viktig och aktuell data om sina medarbetare så att cheferna tidigt kan se och bemöta avvikelser, trender etc. och göra ett bättre jobb i att leda verksamheten.
  • Det är företagets första intryck vid rekryteringar. På dagens marknad slåss företagen om den mest kompetenta arbetskraften och de attraktiva talangerna kan välja var de vill jobba. Deras första möte med en potentiell arbetsgivare är HR. Om de möts av förlegade metoder och teknik kan de vända redan i dörren och istället söka sig till en konkurrent som är mer uppdaterad.
  • Besparingarna. Det är inte bara inom produktion och sälj effektivisering är lika med minskade kostnader. Mer effektiva och snabbare processer, djupare insikter och automatiserade arbetsuppgifter sparar massor med tid och resurser även inom HR. Alla besparingar är bra besparingar.
  • HR är en strategisk affärspartner. När de automatiserade processerna frigör tid kan HR använda den till att nyttja sin guldgruva av information, och bidra till företagets strategi och utveckling. De jobbar ju trots allt med företagets viktigaste resurs. HR har en unik insikt i personalen, ser vilken kompetens som finns och vilken som behövs, snappar upp vad medarbetarna behöver för att kunna göra sitt jobb, har djupa insikter i vad som motiverar och engagerar dem och vet hur man håller dem friska och nöjda. När det är dags att rekrytera vet HR var man hittar och hur man lockar de främsta talangerna, och även hur man får dem att stanna kvar. Avdelningen kan dessutom göra kvantitativa utvärderingar för att öka produktiviteten. Ge den bra verktyg för att göra sitt jobb och den kommer att lotsa verksamheten till framgång.

Så går ni bäst tillväga med att digitalisera HR

Det är som sagt inte helt ovanligt att digitaliseringen av HR antingen uteblir helt eller bara implementeras inom vissa bitar av verksamheten. Det beror bland annat på, som tidigare nämnts, att det inte ses som en viktig eller produktiv del av verksamheten, att man inte har gjort någon beräkning av ROI eller att man inte räknat på lönsamheten i faktorer som bättre insikter, smidigare processer, mer lyckade rekryteringar och mer nöjda medarbetare. Det kan även bero på att man ser det som ett rent IT-projekt och inte som ett nytt och bättre sätt att arbeta. Det finns också den gamla attityden ”vi gör som vi alltid har gjort, det har ju fungerat hittills”, något som har blivit en så gammal och förlegad sanning att den i dag har åldrats till att bli en ren bromskloss. Med rätt motivering och rätt beräkningar går det dock att köra över de här hindren med fakta och siffror. Sedan är det bara att gå vidare med digitaliseringen, men på rätt sätt.

Börja med att du göra en noggrann analys av verksamhetens behov, som sedan omvandlas till en tydlig kravspecifikation. Det gör det mycket lättare att utvärdera och hitta en lämplig lösning och leverantör. Det gör det också enklare för leverantören att ta fram exakt det som organisationen behöver. Här är det en fördel att jobba med verksamhetskonsulter som inte bara kan system, utan som även har erfarenhet av hur de olika delarna av ett företag arbetar och vad de har för unika behov. Den typen av leverantör kan ta fram en välplanerad leverans som möter alla krav, inklusive de framtida, och som smidigt går att rulla ut utan att störa den dagliga verksamheten.

Finns det redan ett affärssystem på plats i organisationen är det i regel enkelt att bygga ut och anpassa det så att HR är med och jobbar i samma lösning. Den typen av system är väldigt flexibla och skalbara samt gjorda just för att alla delar av en verksamhet ska kunna jobba med samma system, även om man har olika uppgifter och arbetssätt. Med rätt samarbetspartner behöver det inte vara krångligt att lyfta in HR-avdelningen i den digitaliserade världen, där den definitivt hör hemma.

Mikael Björk

VD / CEO