Kontakta oss

Fyll i dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Namn

Telefon

E-post

De fem vanligaste misstagen när man skaffar ett affärssystem och hur man undviker dem

Att skaffa ett nytt affärssystem är en stor investering men den ger mycket tillbaka. …om man tänker till innan. Här är de fem vanligaste misstagen de flesta gör när det skaffar affärssystem och hur man undviker att göra dem. Det finns massor att vinna.

Att investera i ett affärssystem har många fördelar. Det hjälper till att ge ett smidigare arbetsflöde, automatiserar tidsödande och tråkig administration och rutiner, effektiviserar processer och minskar kostnader, och inte minst kan systemet ta fram aktuell och exakt data för att skapa träffsäkra prognoser och för att ta bättre strategiska beslut. Men det är en betydligt större och mer komplex investering än att köpa en ny skrivare eller nytt antivirusprogram. Om man inte har tänkt till innan och lagt upp en plan kan implementeringen föra med sig förvirring samt förseningar och viktiga funktioner kan missas.

 

För att förenkla en lyckad satsning som ger det bästa och det mesta av affärssystemet, samt får det att passa verksamheten som handen i handsken, har vi listat de vanligaste misstagen under implementeringsprocessen, och hur man undviker dem.

 

1.Inte ta fram en plan för vad man egentligen behöver

Vill man verkligen få ut all den nytta som ett affärssystem kan ge måste man se över sina mål, behov och sina processer, både dem man har i dagsläget och de som väntar framöver. Det här är nödvändigt för att få maximalt med fördelar ur sin investering. Att göra en revision av alla sina processer innan man väljer system gör att man kan få precis de verktyg och de lösningar man behöver för att kunna effektivisera och utvecklas. Det här är också ett gyllene tillfälle att se över och utvärdera sina processer. En vanlig strategi är annars att man låter automatisera allting via systemet men att automatisera en ogenomtänkt eller daterad process gör bara att det går fortare att göra någonting dåligt. Passa på att storstäda när ni ändå håller på.

 

Det finns några bra sätt att utveckla en strategi för investeringen och få det rätt från början. En viktig del är att sätta ihop ett bra team med rätt personer från alla delar av verksamheten. Det är annars vanligt att valet av affärssystem blir en fråga för ledningen och IT, men att ta med slutanvändare och nyckelpersoner från hela organisationen – ekonomi, HR, produktion m.fl. – gör att man får med alla insikter och behov i sin inköpsstrategi.

 

Det är också bra att arbeta med en leverantör som inte bara kan affärssystem utan även har insikter och erfarenhet av hur det är att vara företagare och driva olika sorters verksamheter, och vilka behov och utmaningar de står inför. En förståelse för hur vardagen ser ut på en arbetsplats gör det lättare att hitta de rätta lösningarna.

 

2. Inte utbilda användarna

Ett av de vanligaste misstagen som gör att affärssystem mer blir en källa till förvirring och irritation än till effektivisering är att man inte utbildar användarna ordentligt. Ingen vill använda det som de inte förstår och har man inte utbildats i systemet eller fått någon insikt i hur det kan förenkla det dagliga arbetet ser man heller ingen poäng i att jobba med det.

 

När man planerar för att skaffa ett affärssystem är det därför viktigt att kalkylera med tid och resurser för en genomgående utbildning. Låt teamet som väljer system bidra med vad de kommer att behöva, både i tid och förståelse såväl som för att kunna hantera förändringen det nya systemet innebär. Prata även med leverantören om hur man på bästa sätt når ut med kunskaperna och vinsterna med att använda systemet till de som kommer att jobba med det på daglig basis.

 

3. Missa att städa undan gamla lösningar och applikationer

När man implementerar ett nytt affärssystem är det minst lika viktigt att avlägsna de gamla lösningarna som systemet är tänkt att ersätta. Hänger de kvar finns risken att några fortsätter att använda dem med inkonsekventa rutiner som följd, nya och gamla applikationer kan krocka med varandra och inte minst fortsätter man att betala för onödiga licenser och underhåll när det var meningen att man skulle minska sina kostnader. Ring ut det gamla när ni ringer in det nya.

 

4. Implementera allting på en gång

Det finns ett önsketänkande att man kan byta ut alla processer över en natt och sedan bara tuta på och köra som vanligt i det nya systemet. Visst är det möjligt om man väljer enklare lösningar, eller molnlösningar som inte kräver installationer och driftsättning på samma sätt, men är man ett större företag med mer komplexa behov är det bättre att ha en flexibel övergång till systemet. Att ta det steg för steg där slutanvändarna är med och testar, fastställer krav och behov, ställer frågor samt generellt är med och påverkar gör att implementeringen blir naturligare och att de nya funktionerna börjar användas i takt med att användarna förstår dem. Dessutom arbetar man gradvis fram en metod som gör övergången enklare och smidigare.

 

5. Inte ta fram en underhålls- och utvecklingsplan

Att affärssystemet är på plats och att alla jobbar i det utan problem innebär inte slutet på projektet. Samma utveckling som gjorde de gamla lösningarna förlegade och ineffektiva kommer att fortgå och det behövs en strategi för att underhålla och uppdatera systemet. Det tillkommer hela tiden nya funktioner och tredjepartslösningar som förbättrar funktionaliteten och bidrar med nya effektiviseringar. Marknaden ändras och nya behov dyker upp. Lagar och regler ändras och behöver följas, och ett system som inte är uppdaterat kan föra med sig risker och problem. Lösningen är att behålla det team som var med i början för att hitta rätt system så att de kan fortsätta att bidra med insikter och krav. Det är även viktigt att ha en långsiktig relation med leverantören som kan se över systemet med jämna mellanrum, erbjuda snabb support, och komma med tips och goda råd om nya tillägg och funktioner som kan förbättra systemet.

 

Det kan även vara en ide att överväga att välja en molnlösning, som till exempel Visma.net. Då ligger systemet i molnet och leverantören ser till att det hela tiden är uppdaterat, säkert och överensstämmer med gällande regler. Ett molnbaserat system är dessutom skalbart och flexibelt så det är lättare att snabbt lägga till och ta bort funktioner efter behov.

 

 

Den kanske viktigaste biten när man skaffar ett affärssystem är att hitta en samarbetspartner som inte bara är en leverantör av en teknisk lösning, utan dessutom fungerar som en verksamhetskonsult som förstår hur det är att jobba i en verksamhet, vilka behov, problem och utmaningar som finns i det dagliga arbetet samt vilka som är de bästa lösningarna till dem. Då blir det bra från början.

Mikael Björk

VD / CEO