Fem vanliga misstag när man skaffar ett affärssystem

Det är lätt att göra misstag när det är dags att skaffa ett affärssystem. Det är en stor investering som ger mycket tillbaka. …om man tänker till innan. Här är fem vanliga misstag som många gör när de skaffar affärssystem. Och så här undviker du dem.

Färre misstag med ett affärsystem

Att investera i ett affärssystem har många fördelar. Det ger dig ett smidigare arbetsflöde, samt automatiserar tidsödande och tråkig administration. Systemet effektiviserar dina processer och minskar dina kostnader. Inte minst kan det ta fram aktuell och exakt data för att skapa träffsäkra prognoser som hjälper dig att ta bättre strategiska beslut.

Men det är en betydligt större och mer komplex investering än att köpa en ny skrivare eller nytt antivirusprogram. Har du inte tänkt till innan och lagt upp en plan kan implementeringen skapa förvirring. Med risk för förseningar och att du missar viktiga funktioner.

Vi vill gärna hjälpa dig med en lyckad satsning som ger det bästa och det mesta av affärssystemet. När lösningen passar verksamheten som handen i handsken får du felfria och smidiga processer. Därför har vi listat de vanligaste misstagen under implementeringsprocessen av affärssystemet, och hur du undviker dem.

1. Kom ihåg att ta fram en plan för vad du egentligen behöver

Vill du verkligen få ut all nytta ur affärssystemet behöver du se över dina mål, behov och dina processer. Både de du har i dagsläget och de som väntar framöver. Det här är nödvändigt för att du ska få maximalt med fördelar ur din investering. När du gör en revision av alla dina processer innan du väljer system så får du precis de verktyg och de lösningar du behöver för att kunna utvecklas. Rätt ställda frågor leder fram till rätt lösning.

Det är också ett gyllene tillfälle att se över dina processer. Det är tyvärr en vanlig strategi att låta automatisera allting via systemet, men att det inkluderar ogenomtänkta eller daterade processer. Den typen av automatiseringen leder bara till att det går fortare att göra någonting dåligt. Passa på att storstäda när ni ändå håller på.

Det finns några bra sätt att utveckla en strategi för att få det rätt från början. En viktig del är att sätta ihop ett bra team med rätt personer från alla delar av verksamheten. Det är annars vanligt att valet av affärssystem blir en fråga för ledningen och IT. Tar du även med slutanvändare och nyckelpersoner från hela organisationen – ekonomi, HR, produktion m.fl. –  får du med alla insikter och behov i inköpsstrategin.

Läs gärna vår checklista Så förbereder du dig inför ett nytt affärssystem om du vill få hjälp på vägen med det här.

Det är också bra att arbeta med en leverantör som inte bara kan affärssystem utan som även har insikter och erfarenhet av olika verksamheter och hur det är att vara företagare. Någon som verkligen förstår vilka behov och utmaningar en arbetsplats har gör det lättare att hitta de rätta lösningarna.

2. Glöm inte att utbilda användarna

Ett vanligt misstag som gör att affärssystem leder till förvirring och irritation snarare än till effektivisering är att inte utbilda användarna. Ingen vill använda något som man inte förstår sig på. Har användarna inte utbildats i systemet, eller fått någon insikt i hur det kan förenkla deras dagliga arbete, ser de heller ingen poäng i att jobba med det.

När du planerar för att skaffa ett affärssystem är det därför viktigt att undvika det misstaget. Kalkylera tid och resurser för en genomgående utbildning. Låt teamet som väljer system bidra med vad de kommer att behöva. Både i tid och förståelse såväl som för att kunna hantera den förändring det nya systemet innebär. Prata även med leverantören om hur ni bäst förmedlar vinsterna med att använda systemet till de som kommer att jobba med det. Allt lyckat förändringsarbete drivs av delaktighet och engagemang.

3. Missa inte att städa undan gamla lösningar och applikationer

Ett annat misstag med att implementera ett nytt affärssystem är lämna för mycket kvar av det gamla. Det minst lika viktigt att avlägsna de gamla lösningarna som systemet ska ersätta. Hänger de kvar finns risken att några fortsätter att använda dem. Det kan leda till inkonsekventa rutiner, och att nya och gamla applikationer krockar med varandra. Inte minst fortsätter du att betala för onödiga licenser och underhåll när det var meningen att kostnaderna skulle minska. Ring ut det gamla när ni ringer in det nya.

4. Gör inte misstaget att implementera allt i affärssystemet på en gång

Visst skulle det vara skönt att byta ut alla processer över en natt och börja tuta på med det nya systemet direkt. Det kan vara möjligt om du väljer enklare lösningar. Eller om du väljer en molnlösning som inte kräver installationer och driftsättning på samma sätt. Har du ett större företag med mer komplexa behov är det istället bättre att göra en flexibel övergång. Ta det steg för steg. Låt slutanvändarna vara med och testa, ställa frågor och påverka. Fastställ era krav och behov tillsammans. Det gör att implementeringen blir naturligare och att de nya funktionerna börjar användas i takt med att användarna förstår dem. Dessutom arbetar ni gradvis fram en metod som gör övergången enklare och smidigare.

5. Missa inte att ta fram en underhålls- och utvecklingsplan

När affärssystemet är på plats och alla har börjat jobba i det är ni faktiskt inte klar med projektet. Utvecklingen fortgår, nya krav dyker upp och ni behöver en strategi för att underhålla och uppdatera systemet. Det tillkommer hela tiden nya funktioner och tredjepartslösningar som förbättrar funktionaliteten och bidrar med nya effektiviseringar. Marknaden ändras och nya behov dyker upp. Lagar och regler förändras och behöver följas. Ett system som inte är uppdaterat kan föra med sig risker och problem. Lösningen är att behålla det team som var med i början för att hitta rätt system. De kan fortsätta med att bidra med sina insikter och krav.

Det är även viktigt att ni har en långsiktig relation med leverantören som kan se över systemet med jämna mellanrum och erbjuda snabb support. Din leverantör kan också ger er tips och goda råd om nya tillägg och funktioner som kan förbättra systemet.

Det kan även vara en ide att överväga en molnlösning. Som till exempel Visma.net. Då ligger systemet i molnet och leverantören ser till att det hela tiden är uppdaterat, säkert och överensstämmer med gällande regler. Ett molnbaserat system är dessutom skalbart och flexibelt så det går lättare att snabbt lägga till och ta bort funktioner efter behov.

Be om hjälp och undvik misstag med ditt affärssystem

Den kanske viktigaste biten när du ska skaffa ett affärssystem är att hitta en bra samarbetspartner. Någon som inte bara är en leverantör av en teknisk lösning, utan som dessutom fungerar som en verksamhetskonsult som förstår hur det är att jobba i en verksamhet. En erfaren person som vet vilka behov, problem och utmaningar som finns i det dagliga arbetet. Samt de bästa lösningarna till dem. Då blir det bra från början.