Kontakta oss

Fyll i dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Namn

Telefon

E-post

Därför ska ni pensionera ert gamla affärssystem

Använder du fortfarande Windows XP? Nej, tänkte väl det. Ingenting åldras så fort som mjukvara och datasystem. Att uppgradera är en nödvändighet för att överhuvudtaget kunna använda dem till det de är avsedda för. Konstigt nog verkar affärssystem trilla utanför den självklarheten. När Visma frågade drygt 3600 företag med minst 25 anställda hur gamla deras affärssystem var visade det sig att drygt tre fjärdedelar av företagen använde system äldre än tio år. 55 % av dem hade system äldre än 15 år. Få saker i en verksamhet har så många år på nacken, utom möjligtvis byggnader och fordon.

Det här är å ena sidan ett gott betyg för affärssystemen. Vilket annat databaserat system går fortfarande att bruka efter så många år? Men även om det går att bygga på befintliga system så att de hänger med, finns det många nackdelar att fortsätta att använda den gamla trotjänaren. Här är en rad orsaker till varför det nog är dags att låta ert gamla affärssystem gå i välförtjänt pension.

Manuellt istället för automatiskt

När ett system inte hänger med i behoven får man kompensera med manuell hantering men att missa möjligheten till automatiska processer innebär förlorad effektivitet. Att köra administration manuellt kostar både tid och pengar. Dagens system har massor med automatiserade funktioner som innebär att man slipper tidskrävande uppgifter i den ekonomiska administrationen som till exempel schemaläggning, betalningar och matchning. Ett modernt automatiserat system frigör tid och resurser som kan användas till roligare och mer lönsamma saker.

Inte i takt med tiden

Att säga att det har hänt en hel del med den tekniska utvecklingen de senaste tio åren är att utrycka det försiktigt. Saker vi inte ens visste existerade har på kort tid blivit oumbärliga delar av våra liv och sättet vi gör affärer på. På den tiden då de flesta företag investerade i det affärssystem de fortfarande sitter med var e-handel, molnet, appar, digitala plattformar, sociala medier, mobila lösningar, automatiserade försörjningskedjor och liknande antingen i sin vagga eller inte ens påtänkta. Att fortfarande använda sig av ett system som inte är skapt för dagens digitala infrastruktur är som att försöka köra bil på en kostig.

Verksamheten växer men inte systemet

Om allting går enligt planerna så växer alla organisationer. Mer kunder, fler transaktioner, högre omsättning, fler anställda och nya krav. Om ni växer men ert affärssystem inte har kapacitet att hänga med i den tillväxten och blir en bromkloss, kan verksamheten och lönsamheten släpa efter.

Förändringar i verksamheten som inte systemet klarar

Organisationer inte bara växer, de utvecklas och förändras med tiden. Nya verksamheter, inriktningar, affärsmodeller, marknader etc. En del förändringar ställer krav på systemstöd som kanske inte finns i nuvarande modell.

Beroende av tredjepartslösningar

Att utvecklas innebär ofta att strukturerna och logistiken blir mer komplex. Olika distributionskanaler, lager, automatisk plock och scanning m.m. ställer högre krav på gamla system och hur de kan integreras med tredjepartslösningar. Inte sällan utan problem med kompatibilitet och versionskrockar. Något som kan innebära att det bara går att få ut en del av tredjepartslösningarnas möjligheter, och att det behövs ytterligare krångliga och kostsamma lösningar och sidoprocesser för att få det hela att rulla.

Systemet kostar med än det smakar

Det kanske verkar ekonomiskt vettigt att hänga kvar vid en gammal investering så länge som möjligt, men inte om man börjar titta närmare på vad det kostar att fortfarande kunna använda det. Att bygga på med fler licenser och stödsystem men ändå inte kunna få ut full effektivitet gör att systemet kostar mer men inte ger mer värde tillbaka.

Moderna kunder kontra gamla system

Några som definitivt hänger med i utvecklingen är kunderna. De har anpassat sina krav, köpbeteenden och behov efter vad tekniken har tillfört och det är definitivt något de har med sig när de tittar på leverantörer. Det kan röra sig om behov som att de vill handla online, administrera orderläggningen via EDI, få automatiska elektroniska fakturor etc. De ställer nya krav på sina leverantörer och vad deras affärssystem klarar av och om de inte gillar vad de ser kommer de att stället söka sig till någon mer modern leverantör som det går enklare och snabbare att göra affärer med.

Moderna talanger kontra gamla system

Några som också ställer krav är dagens talanger på arbetsmarknaden. Det är kandidaternas marknad och de synar noga sina potentiella arbetsgivare innan de stämmer sig var de vill arbeta. Om de ser ett föråldrat system kan de tolka det som en varningssignal för en ineffektiv organisation där de inte kan jobba så effektivt som de förväntar sig och precis som kunderna istället väljer att söka sig någon annanstans.

Nya krav och regelverk

Det dyker hela tiden upp nya lagar och regler. Inte minst för att reglera den tekniska utvecklingens omvälvningar. Några är lokala, andra är internationella eller gemensamma för EU. Vissa regleringar är branschspecifika och många påverkar hur vi bedriver vårt arbete. Den kanske största regelförändringen på senare tid är EU:s nya förordning om personuppgifter och dataskydd, GDPR, som började gälla 2018. För företag och organisationer innebär det här skärpta regler avseende hur man hanterar personuppgifter, med nya hårda krav och höga sanktionsavgifter, ett företag som brister i sin hantering av personuppgifter kan tvingas betala en så kallad administrativ sanktionsavgift på upp till 20 miljoner euro eller fyra procent av den globala omsättningen, så det kostar att inte ha koll på den här lagen. Förordningen påverkar självklart dataskydd, vem som samlar in information och hur den lagras och hanteras, dokumentation, listor, rapporter, personuppgifter och mycket mer. Något som ställer många nya krav på vad en organisations system klarar.

När ska man byta system?

Trots alla dessa problem och nackdelar med att hänga kvar vid ett gammalt affärssystem är det många som väljer att inte uppgradera. Det gamla fungerar ju och känns bekant och tryggt. Kanske är det som med mobiltelefoner, den tekniska utvecklingen går så fort att även om man köper det senaste så är det förlegat innan man ens hinner hem från butiken. Dagens system är framtidssäkrade på ett sätt som gamla inte är och bara den automatiserade funktionaliteten i moderna system borde vara motivation nog att byta upp sig. Ska en verksamhet kunna arbeta mer effektivt, ha möjlighet att möta kundernas nya krav och kunna automatisera de vanligaste ekonomiska processerna, behövs ett modernt system som inte har mer än fem år på nacken. Det finns all anledning i världen att lämna det gamla bakom sig, och som man brukar säga: There’s no time like the present.

Mikael Björk

VD / CEO