gammal dator

Därför ska ni pensionera ert gamla affärssystem

Använder du fortfarande Windows XP? Nej, tänkte väl inte det. Ingenting åldras så fort som mjukvara och datasystem. Att ständigt uppgradera dem är en nödvändighet för att överhuvudtaget kunna använda dem till det de är avsedda för.

Konstigt nog verkar affärssystem inte omfattas av den självklarheten. I en undersökning gjord 2018 frågade Visma drygt 3600 företag med minst 25 anställda hur gamla deras affärssystem var. Resultatet? Drygt tre fjärdedelar av företagen använde system som var äldre än tio år. Mer än hälften av dem (55 %) jobbade i system äldre än 15 år. Få saker i en verksamhet har så många år på nacken, utom möjligtvis byggnader och fordon. Förhoppningsvis har fler företag hoppat på digitaliseringståget sen dess. Att arbeta i en föråldrad lösning för nämligen med sig en hel del problem.

En som ser problemen är affärssystemsexperten Jonas Andersson. Han tror att många gamla system kommer att försvinna för att de inte klarar av nya och ökade krav på att systemen ska vara internationella, öppna mot omvärlden och anpassade efter molnet. Visst går det att bygga på gamla ERP-lösningar, men till en viss gräns. Att koppla fler hästar till skrindan är inte rätt väg att gå när alla andra kör bil.

Nu om någonsin är det bättre att satsa på nya lösningar. Här är de främsta orsakerna varför det är dags att låta ert gamla affärssystem få gå i välförtjänt pension.

Du behöver jobba manuellt istället för få effektiva automatiska processer

När ditt gamla system inte hänger med i dina nya behov får du kompensera med manuell hantering. Att missa möjligheten till automatiska processer innebär att du förlorar effektivitet, tid och pengar. Hela poängen med moderna ERP-system är att de bygger på automatiserade processer. Det innebär att du slipper tidskrävande manuella uppgifter i administrationen. Som till exempel hantering av ekonomi, rapporter och matchning. Ett modernt automatiserat system frigör tid och resurser som kan användas till roligare och mer lönsamma saker.

Ditt gamla system är inte i takt med tiden

Att säga att det har hänt en hel del med den tekniska utvecklingen de senaste åren är att utrycka det försiktigt. Digitaliseringen har gjort att saker vi nyss inte visste ens existerade plötsligt har blivit oumbärliga delar av våra liv. Och det på bara några få år. De företag som sitter med gamla affärssystem har en lösning från tiden före e-handel, molntjänster, e-fakturor, digitala plattformar, sociala medier, mobila lösningar, automatiserade försörjningskedjor m.m. Att fortfarande använda sig av ett system som inte är skapt för dagens digitala infrastruktur är som att försöka köra bil på en häststig. Det är långsamt, besvärligt och det är osäkert om det ens går att nå sitt mål.

Din verksamhet växer, men inte systemet

Om allting går enligt planerna så växer alla organisationer. Fler kunder och affärer innebär fler transaktioner, högre omsättning, fler anställda och nya krav. Om ni växer men ert affärssystem inte har kapacitet att hänga med i den tillväxten så blir det en bromkloss. Din ERP-lösning ska hjälpa dig att växa – inte hålla dig tillbaka.

Det sker förändringar i verksamheten som systemet inte klarar

Organisationer inte bara växer, de utvecklas och förändras med tiden. Dina framgångar kan föra med sig nya inriktningar, affärsmodeller, marknader etc. De förändringarna ställer krav på systemstöd som kanske inte finns i din nuvarande modell. Till exempel om du vill expandera internationellt, erbjuda e-handel m.m.

Du har blivit beroende av tredjepartslösningar

Att utvecklas innebär ofta att strukturerna och logistiken i din verksamhet blir mer komplex. Olika distributionskanaler, processer och verktyg m.m. ställer högre krav på gamla system och hur de kan integreras med tredjepartslösningar. Med problem med kompatibilitet och versionskrockar som följd. Något som kan innebära att det bara går att få ut en liten del av tredjepartslösningarnas möjligheter. Förmodligen behövs det ytterligare kostsamma lösningar och sidoprocesser för att få det hela att rulla. Du behöver lappa och laga din gamla lösning, och du får inte ens ut någon effektivitet av det.

Systemet kostar mer än det smakar

Det kanske verkar ekonomiskt vettigt att hänga kvar vid en gammal investering så länge som möjligt. Men om du börjar titta närmare på vad det egentligen kostar att fortfarande kunna använda systemet inser du snart att den investeringen har gjort sitt. Sitter du med en gammal lösning missar du alla effektivitetsvinster moderna lösningar erbjuder. Försöker du få din gamla lösning att hänga med genom att bygga på med fler licenser och stödsystem betalar du utan att få full effektivitet.

Läs gärna vårt inlägg ”Har du råd att inte skaffa ett nytt affärssystem?” så får du se hur mycket du har att vinna på att satsa på en modern ERP-lösning. Det är mer än du tror.

Moderna kunder vs gamla ERP-system

Några som definitivt hänger med i utvecklingen är dina kunder. De har anpassat sina krav, köpbeteenden och behov efter den tekniska utvecklingen. Det kan röra sig om behov som att de vill handla online, kunna administrera orderläggningen via EDI, få automatiska e-fakturor m.m. Kunderna ställer nya krav på sina leverantörer och vad deras affärssystem klarar av. Om de möts av en gammal och trög lösning kommer de att istället söka sig till en modernare leverantör som det går enklare och snabbare att göra affärer med.

Moderna talanger vs gamla system

Några som också ställer krav är dagens talanger på arbetsmarknaden. Nu mer än någonsin behöver du kompetens för att kunna lyckas. Den kompetensen synar noga de potentiella arbetsgivarna innan de bestämmer sig för var de vill arbeta. Om talangerna ser ett föråldrat system kan de tolka det som en varningssignal för en ineffektiv organisation. Precis som med kunderna väljer de då att gå till en modernare konkurrent.

Ditt system klarar inte av molntjänster

En av de största förändringarna på senaste tid är att allt fler digitala lösningar blir molnbaserade. Det vill säga att datan och funktionerna ligger i molnet. Det här gör att lösningarna blir mycket mer dynamiska, flexibla och framtidssäkra. Inte minst möter det nya krav från kunder, leverantörer och partners. Är ditt gamla affärssystem som en tung kalkon som inte kan flyga bland molnen? Ge det vingar och nya möjligheter!

Här kan du läsa om alla fördelarna med ett molnbaserat affärssystem, och här om möjligheterna med Visma.net.

Ditt gamla affärssystem möter inte nya krav och regelverk

Det är inte bara tekniken och kunderna som utvecklas. Det dyker hela tiden upp nya lagar och regler också. Några är lokala, andra är internationella eller gemensamma för EU. Klarar till exempel ditt ERP-system av att möta dataskyddslagen GDPR? Kan du inte möta de skärpta reglerna kring hanteringen av personuppgifter kan det sluta i höga sanktionsavgifter. Ett företag som brister i sin personuppgiftshantering kan tvingas betala en administrativ sanktionsavgift på upp till 20 miljoner euro, eller fyra procent av den globala omsättningen. Det kan bli dyrt att inte hänga med.

Är du leverantör till den offentliga sektorn är det nu mer även lag på att använda e-faktura. Klarar ditt gamla system av elektronisk fakturering? Eller riskerar du att missa en av de största kunderna?

När ska du byta system?

Trots alla dessa problem med att hänga kvar vid ett gammalt affärssystem är det många som väljer att inte uppgradera. Det gamla fungerar ju, och känns bekant och tryggt. Kanske är det som med mobiltelefoner – den tekniska utvecklingen går så fort att även om man köper det senaste så är det förlegat innan man ens hinner hem från butiken. Men dagens affärssystem är framtidssäkrade på ett sätt som gamla inte är.

Moderna ERP-lösningar är flexibla och skalbara. Bara alla automatiseringsmöjligheter borde vara motivation nog att byta upp sig. Ska en verksamhet kunna arbeta effektivare, möta kundernas nya krav och kunna automatisera sina processer behövs ett modernt system. Att lämna det gamla bakom sig är inte så mycket en god idé som det har blivit en nödvändighet. Vänta inte för länge – there’s no time like the present!

Mikael Björk

VD / CEO