Kontakta oss

Fyll i dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Namn

Telefon

E-post

Därför ska du börja med e-faktura

Räkningar är en del av livet och oavsett om man skickar dem eller får dem, önskar vi alla att det fanns ett sätt att göra hanteringen av dem enklare. Det gör det. Så här fungerar e-faktura och därför ska du börja med det.

Det är allt fler företag som inser att e-fakturor är en betydligt bättre fakturahanteringsmetod än det gamla traditionella sättet att printa ut och posta. Under 2017 skickades över 138 miljoner e-fakturor ut till drygt 4 miljoner mottagare, en ökning med 16,4 miljoner jämfört med året innan. Vilket inte är så konstigt i och med att e-fakturor är en säkrare, snabbare, billigare, enklare och mer miljövänlig faktureringsmetod. Dessutom är de flesta system för e-fakturering anpassningsbara och har fakturamallar som passar alla olika typer av verksamheter, oavsett storlek eller bransch.

Det är ännu inte alla som har gått över till att erbjuda sina kunder e-faktura men vinsterna med elektronisk fakturering är så många för både användare och mottagare att det inte finns någon orsak att vänta. Har du dessutom verksamheter inom offentlig förvaltning som kunder kommer du snart heller inte att ha något annat val än att gå över till att fakturera digitalt. Här kan du se alla fördelar med och anledningar till att gå över till e-faktura.

Du kan fokusera på det du helst vill och borde göra

Det alla företagare snabbt inser är att tillvaron som entreprenör består betydligt mer av administration än av inspiration och produktion. Det ingår mycket tidskrävande pappersskyfflande när man driver en verksamhet. Räddningen från pappershögarna heter ofta digitalisering och automatiska processer, som till exempel bokförings- och affärssystem. Med ett digitalt system för e-fakturor automatiseras stora delar av processen och fakturan går direkt från ditt faktureringssystem till mottagaren utan att du eller din ekonomiavdelning behöver skriva, printa och posta. Du får ett snabbare och smidigare arbetsflöde som kräver mindre tid och resurser. Istället kan du lägga din tid och din uppmärksamhet på att göra roligare och mer lönsamma saker när större delen av pappersarbetet rullar på av sig självt.

Du får en bättre överblick

Med ett system för e-fakturering kan alla i organisationen ha koll på var fakturorna finns och vilken status de har. Det är enkelt att gå in och göra ändringar i fakturorna som når mottagaren direkt.

Du gör besparingar

Att skicka en pappersfaktura innebär att någon manuellt behöver skriva och printa ut den, stoppa den i ett kuvert, frankera (vet du vad ett frimärke kostar nuförtiden?) och posta den. Det är mycket arbetstid och material som går åt. Enligt nätverket för elektroniska affärer (NEA) blir det en besparing på minst 10 kronor per kundfaktura som skickas elektroniskt. Dessutom får du koll på att fakturan verkligen når mottagaren på ett säkert sätt. Det minskar trasslet med försenings- och påminnelseavgifter och inkassokostnader som kan uppstå om en faktura kommer bort.

Du får snabbare betalt

Alla företagare vill skicka iväg sina fakturor snabbt efter levererad vara eller tjänst för att kunna få betalt så snart som möjligt. Tyvärr är uttrycket ”som ett brev på posten” inte särskilt förknippat med effektivitet längre, bara under 2017 ökade antalet reklamationer rörande försvunna inrikes brev med hela 54 % jämfört med föregående år, men det är däremot frasen ”med bara ett knapptryck”. Med en digital lösning kan du fakturera dina kunder direkt och få snabbare betalt.

Det blir enklare för mottagaren

Automatiska processer sparar tid, krångel och manuellt arbete hos båda parter av en fakturering. Det blir dessutom enklare för mottagaren att sortera och hålla koll på de inkommande fakturorna. Den som tar emot e-fakturorna behöver inte föra in uppgifterna manuellt i sitt system. Du kan som användare även se statusen på din faktura, och får ett felmeddelande om den inte har gått fram som den ska, vilket underlättar för alla. Med en bra faktureringslösning, som till exempel Visma AutoInvoice, går det dessutom att anpassa sig efter kundens möjligheter och förutsättningar. Dina kunder kan till exempel välja om de vill ha fakturan som PDF eller digitalt.

Du får ökad kontroll och trygghet

E-fakturor kan spåras och följas och skulle det hända något på vägen blir du genast uppmärksammad på problemet. Automatiseringen gör att den mänskliga faktorn försvinner, och viktiga uppgifter som förfallodatum, kund- och fakturanummer, belopp m.m. är korrekta.

Du bidrar till en bättre miljö

Det går att använda träd till betydligt vettigare saker än att göra pappersräkningar av dem. De gör faktiskt mest nytta när de står kvar i skogen och bidrar till den biologiska mångfalden samt tar till vara på växthusgasen koldioxid. Ju mer man digitaliserar desto mindre resurser använder man. Något som skonar både miljö och plånbok. En e-faktura är väldigt resurssnål, behöver inte åka lastbil till mottagaren och är ett av de enklaste sätten som man kan ta ansvar för planetens framtid på.

Du möter de kommande lagkraven på e-faktura i den offentliga sektorn

Någon som verkligen är inne på e-fakturor är staten. Enligt en ny lag som träder i kraft från och med april 2019 är det e-fakturor som gäller om du ska skicka fakturor till den offentliga sektorn. Det är de stora samhällsekonomiska och miljömässiga vinsterna som går att göra tack vare en övergång till elektroniska fakturor som har motiverat den här nya lagen. (Du kan läsa mer om vad den nya lagen innebär här). Om inte någon annan standard har avtalats ska e-fakturorna följa den europeiska standarden, vilket bland annat innebär att en skannad faktura inte räknas som en digital faktura, så det behövs ett system som kan möta de kraven. Låter det här som ett enda stort krångel? Oroa dig inte, är du användare av bokföringsprogrammet Visma eEkonomi eller affärssystemen Visma Administration, Visma.net ERP och Visma Business har du redan tillgång till den inbyggda faktureringstjänsten AutoInvoice. Vismas lösningar har alltid koll på vad användarna kommer att behöva och AutoInvoice lever redan i dag upp till de krav som kommer i och med att lagen träder i kraft nästa år.

AutoInvoice tar hand om all din fakturatrafik, även till dem som ännu inte kan eller vill ta emot e-fakturor. Du kan du skicka dina fakturor till alla dina kunder oavsett vad de har för system eller önskemål. Med AutoInvoice behöver du inte längre skriva ut, frankera och posta dina fakturor, allt det sköts automatiskt via tjänsten. Du kan dessutom välja om du vill skicka dina fakturor som brev, e-post eller e-faktura.

 

 

Mikael Björk

VD / CEO