Kontakta oss

Fyll i dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Namn

Telefon

E-post

Därför är förvaltningen av det nya affärssystemet lika viktig som valet av det

Visst är det skönt när man går i mål? Oavsett om det handlar om att ta studenten, att slå i sista spiken i den stora husrenoveringen eller om överlämnandet av affärssystemet efter den långa implementeringsprocessen, är det en stor lättnad när det äntligen är gjort och livet återgår till vanlig vardag igen. Men det är med affärssystem är som med alla andra stora projekt i livet – att gå i mål innebär inte att förändringsjobbet är över, det börjar bara på ett nytt kapitel.

När ett affärssystem är driftsatt och överlämnat börjar nästa fas – förvaltningsarbetet. Något som handlar om mer än att bara fixa buggar, ge support och se till att allt rullar på som det ska. Det värdefulla i förvaltningen är att man fortsätter att se nya sätt som lösningen kan underlätta och effektivisera arbetet på. Moderna affärssystem är något av ”work in progress” på det sätt att de ständigt erbjuder nya möjligheter. Ett lyckat förvaltningsarbete bygger på att man kontinuerligt tar till vara på alla nya insikter och möjligheter. Så här gör man nästa kapitel i affärssystemresan så bra som möjligt.

 

Det som sker under resans gång

De flesta förändringsprojekt för att skaffa ett nytt affärssystem ser ganska lika ut. Det börjar med en projektgrupp som tar fram en målbeskrivning och en kravspecifikation som beskriver vad man saknar, behöver och vad man vill uppnå med olika prioriteringar mellan måsten och bra att ha. Sedan möter man leverantörer där man inte bara får höra hur deras lösningar möter kraven, utan även vilka andra möjligheter som finns som man inte tänkte på när man sammanställde kravspecifikationen. Insikterna i vilka möjligheter som finns slutar inte i och med att man bestämmer sig för vilken lösning man ska ha. Under implementeringen kommer man troligtvis att upptäcka ännu fler nyttor som man inte kände till eller visste att man behövde. Det kan innebära kompromisser under införandefasen, eftersom det inte går att backa bandet och börja om från början, men det innebär också att förvaltningsgruppens arbete går ut på så mycket mer än att bara se till att allt flyter på när projektet är överlämnat.

 

Förvaltningsarbetet är en aktiv fas. Det handlar om att fortsätta att justera lösningen för att få ut största möjliga nytta och effekt. Det handlar om att ta till vara på användarnas insikter för hur man ytterligare kan förbättra lösningen. Det handlar om att kontinuerligt trimma, upptäcka möjligheter och att bygga vidare på lösningen. Hur väl det här förvaltningsarbetet fungerar beror till stor del på hur förberedda de förvaltningsansvariga är på vad som väntar och hur förvaltningsorganisationen är uppbyggd.

 

Hur man organiserar förvaltningen av affärssystemet

Att det är rätt personer med rätt kompetens som tar över efter driftstarten är minst lika viktigt som det är under själva implementeringen. Hur man sätter ihop den organisation som ansvarar för förvaltningen kan se olika ut beroende på verksamhet och behov, det finns många modeller eftersom alla organisationer är unika på sitt sätt, men det finns några saker som är bra att tänka på.

 

Finns det någon processägare? Under införandefasen är det ofta någon eller några som jobbar mycket nära de konsulter som implementerar lösningen och blir väl insatta och utbildade i systemet. Förmodligen är de även passionerade för hur lösningen fungerar och vad den har för möjligheter. De här entusiasterna är väldigt lämpade för att ta ansvar för att lösningen finputsas och utvecklas efter överlämnandet.

 

Förvaltningen måste självklart kunna sköta den interna supporten och ha en officiell kanal för rapportering av buggar och annat trassel, men organisationen behöver även ta ansvar för rutiner, processer och flöden, för att utbilda användarna, för att mäta och utvärdera lösningen och för att se vilka möjligheter till förbättringar som finns.

 

Förvaltningsorganisationen bör även ha en del som jobbar mer övergripande och långsiktigt. Ett forum där man samlar in insikter, samordnar initiativ och projekt, utvärderar lösningen och processerna och där man tar långsiktiga beslut som rör hur man utvecklar lösningen.

 

Det är också viktigt att man samordnar förvaltningsorganisationen med verksamheten i övrigt så att det inte skapas onödigt dubbelarbete och byråkrati. Med tanke på att man precis har skaffat det bästa möjliga verktyget för att samla alla processer och all data i samma system, har man den lösning som man behöver för att samarbeta tätare och smartare.

 

Påbörja fortsättningen redan vid starten

Oavsett vilken modell man väljer för sin förvaltning bör den hänga med från dag ett. Redan när man börjar med att se över sina krav samt behov och inleder jakten på det rätta affärssystemet ska man också tänka på hur det ska fungera den dag lösningen lämnas över. Förvaltningsarbetet bör mer eller mindre börja som en del av implementeringsprojektet. De som ska ta över efter uppstarten måste kunna förbereda sig inför den roll de ska ha när de blir en del av förvaltningen. Är de det kan de jobba nära leverantören, sätta sig in i lösningen och suga åt sig de kunskaper de behöver för att ta väl hand om och utveckla den efter överlämnandet. Som med alla långsiktiga projekt vinner man mycket på att tänka till innan och försöka se bortom horisonten. Det är också med den inställningen som man skapar långsiktiga och goda relationer med leverantören, kan ligga steget före när det kommer till att skapa mer nytta och värde samt få ut så mycket som möjligt ur sitt nya affärssystem.

Bra förvaltning bygger på bra planering och ett nära samarbete med leverantören. På Traventus bygger vi gärna täta och långsiktiga relationer med våra kunder för att kunna hjälpa till även efter överlämningen. Vill du kunna förvalta ditt affärssystem på bästa möjliga sätt och få ut alla dess möjligheter och nyttor? Prata med oss på Traventus så hjälper vi dig!

 

Mikael Björk

VD / CEO