Business Intelligence-strategi – vad det är och varför du behöver den?

Visste du att ditt företag sitter på en guldgruva av insikter? De flesta verksamheter är fulla av enorma mängder data som kan användas för att ta bättre beslut. Det i sin tur leder till högre lönsamhet och ett mer effektivt arbete. I regel är det fragmenterad data som ligger utspridd på flera system. Med en smart och modern lösning för beslutsstöd (eller Business Intelligence som det också kallas) kan den här informationen samlas ihop och omvandlas till viktiga insikter och kunskap som är till stort stöd för alla delar av verksamheten.

Vi ska kika på varför egentligen Business Intelligence är så värdefullt, och hur man skapar en strategi för att använda den så framgångsrikt som möjligt.

Bra insikter ger bra beslut

Att samla ihop den data som finns i organisationen ger dig en bättre förståelse för vad som händer i verksamheten. Det i sin tur gör det mycket lättare att få de insikter som behövs för att ta smarta affärsbeslut. Med en modern beslutstödsslösning får du möjlighet att förstå dina kunders beteendemönster. Du få även en överblick av vad som sker på marknaden, och inte minst vad som försiggår i din egen verksamhet. Dessa insikter  hjälper dig att planera för framtiden och gör att du kan ligga steget före. Här är några exempel på hur det är möjligt att jobba mer smart och framgångsrikt med Business Intelligence:

Få all information samlad

Att samla datan från alla system på ett och samma ställe för analys ger full kontroll över det som pågår i din organisation. Det ger även en bättre verksamhetsstyrning och leder till ett mer korrekt och relevant beslutsunderlag. Att all information finns samlad gör också att rapporterna enkelt kan tas fram utan att man behöver leta efter information i flera olika källor. Med hjälp av behörighetsstyrning kan sedan alla användare enkelt komma åt precis vad de behöver. Med en moln- och webbaserad lösning går det dessutom att komma åt informationen när och var som helst.

Business Intelligence (BI) för bättre förståelse

Alla medarbetare får tillgång till data utifrån sitt eget ansvarsområde. De kan se vilka trender och faktorer som driver företaget framåt, vilket ger en djupare förståelse för hur de egna insatserna stöttar helheten, samt ökar engagemanget i hela verksamheten. Det går också att anpassa och schemalägga relevanta rapporter så att de löpande skickas ut till medarbetarna för bättre insikter.

Ökar både effektiviteten och kvaliteten 

Färre manuella steg i processerna minskar misstagen och ökar kvaliteten. Dessutom frigör det tid och resurser för analyser och uppföljning. Ekonomiavdelningen blir i sin tur avlastad när medarbetarna själva kan lägga in och hämta data. I översiktsvyn går det att ha full koll på planeringsarbetet och på budgetprocesserna. Samtidigt gör drill-down- och drill-through-funktionerna det möjligt att borra sig ner till enskilda transaktioner och poster.

Så skapar du en Business Intelligence-strategi

Business Intelligence ger alltså ett bättre underlag som leder till bättre beslut. Vill man verkligen använda den här möjligheten så effektivt som möjligt behöver man en strategi för den. När man har identifierat vilka problem och behov man vill använda datan till går det att få ut det mesta ur beslutstödsslösningen. Det här är de viktigaste stegen i en framgångsrik Business Intelligence-strategi.

1. Vad är behoven? 

Alla bra strategier börjar med målet. Vad vill ni att BI-lösningen ska hjälpa er med? Är det till exempel att samla och distribuera information till de som behöver den så att de kan göra ett bättre jobb, och kunna presentera den informationen på ett snabbt, relevant och överskådligt sätt? Eller är det för att få möjligheten att kunna skapa spontana analyser och rapporter när de behövs i stunden? Med ett tydligt mål går det lättare att arbeta med informationen.

2. Hur mäter vi framgång?

Att ha ett mål är en bra början, men man behöver sätta upp kriterier för framgång för att veta när man når målet. Framgångskriterier kan vara att nå en tidsram, fullfölja ett projekt, uppnå en önskad vinst m.m.

3. Hur når vi målet?

Med ett tydligt mål och ett sätt att se om det har nåtts blir nästa steg att klura ut hur målet nås. Moderna BI-strategier är först och främst behovsfokuserade eftersom ett fokus på behoven ger omedelbar nytta, snabbare leverans och bättre kontroll. För en behovsfokuserad strategi behöver man svara på frågor som: Vilka är det som tar beslut, och vad behöver de för underlag? Var hämtar man korrekt och relevant data? Hur kvalitetssäkrar man informationen?

4. Vilka system och vilken data finns det?

Skapa en översikt över vilka affärssystem som ni använder i dag, vilken deras aktuella status är, och vilken data som finns i dem.

5. Behöver vi förändra vårt sätt att arbeta?

Eftersom nya lösningar och verktyg i regel kräver nya sätt att tänka bör ni också vara beredda på att ni kan behöva lämna gamla arbetssätt för nya metoder om ni ska kunna nå de mål ni har satt upp.

6. Vem ingår i BI-teamet?

Ett ansvarsfullt och engagerat team behövs för att få en lyckad strategi. De som som driver lösningen bör vara ordentligt insatta och kunna se till att alla i verksamheten blir involverade och engagerade.

Är det här stegen är uppfyllda är BI-strategin klar. Då kan ni implementera lösningen och få ett effektivt verktyg för bättre insikter, analyser och beslut.

Visma BI

Det finns flera lösningar för beslutsstöd. En av dem är Visma BI. Det är ett program som är helt integrerat med affärssystemet – där ju all data samlas eftersom alla processer och flöden sker i ett och samma system. Visma BI kan snabbt och enkelt tar fram analyser, rapporter och det beslutsunderlag ni behöver. Det är en webb- och molnbaserad lösning, vilket gör det enkelt att komma åt datan var man än befinner sig. All information samlas på ett ställe och via ett användarvänligt och visuellt gränssnitt blir komplex data lättöverskådlig och enkel att använda.

Läs mer om våra lösningar här»

Vill du veta mer om hur ni kan använda Business Intelligence för att kunna ta snabbare och bättre beslut? Kontakta oss på Traventus så berättar vi mer.