kvinna räknar på miniräknare

Därför ska du börja med e-faktura

Det är allt fler som inser att e-fakturor är en betydligt bättre fakturahanteringsmetod än det gamla traditionella sättet att skriva ut och posta. Globalt sett ökar användningen av e-fakturor med nästan 20 procent årligen. Bara här i Sverige har vi i dagsläget över 4 miljoner användare av e-fakturering. Något som inte är så konstigt i och med att e-fakturor är en säker, snabb, billig, enkel och miljövänlig metod att fakturera. Dessutom är de flesta system för e-fakturering anpassningsbara och passar alla olika typer av verksamhet, oavsett storlek eller bransch.

Trots ökningen är det ännu inte alla som har gått över till e-faktura. Vinsterna med elektronisk fakturering är så många att det inte finns någon orsak att vänta. Det finns till och med fall där kunderna kräver e-faktura. Här har du alla fördelar med att gå över till e-faktura.

Du kan fokusera på det du helst vill och borde göra

Vad alla företagare snabbt inser är att tillvaron som entreprenör består betydligt mer av administration än av inspiration och produktion. Räddningen från pappershögarna heter digitalisering och automatiska processer, till exempel via moderna ekonomi- och affärssystem. Med ett digitalt system för e-fakturor automatiseras stora delar av processen och fakturan går direkt från ditt faktureringssystem till mottagaren utan att du eller din ekonomiavdelning behöver skriva, printa och posta. Du får ett snabbare och smidigare arbetsflöde som kräver mindre tid och resurser. Istället kan du lägga din tid och din uppmärksamhet på att göra roliga och lönsamma saker när större delen av pappersarbetet rullar på av sig självt. Dessutom kan din ekonomiavdelning börja jobba mer strategiskt när de anställda där slipper tampas med fakturahögen.

Du får en bättre överblick och ökad trygghet

Med ett system för e-fakturering kan alla i organisationen ha koll på var fakturorna finns och vilken status de har. Risken minskar betydligt för att en faktura ska komma bort eller fastna någonstans. Skulle det hända något på vägen blir du genast uppmärksammad på problemet.

Automatiseringen gör att den mänskliga faktorn försvinner, och viktiga uppgifter som förfallodatum, kund- och fakturanummer, belopp m.m. är korrekta. Det är dessutom enkelt att gå in och göra ändringar i fakturorna som når mottagaren direkt. Det som kunde sluta i en långdragen ärendehantering med pappersfakturorna går på ett kick med e-faktura.

Du gör besparingar

Att skicka en pappersfaktura innebär att någon manuellt behöver sammanställa den och skriva ut den, stoppa den i ett kuvert, frankera (vet du vad ett frimärke kostar nuförtiden?) och posta den. Det är mycket arbetstid och material som går åt. Enligt nätverket för elektroniska affärer (NEA) blir det en besparing på minst 10 kronor per kundfaktura som skickas elektroniskt. Dessutom säkerställer du att fakturan verkligen når mottagaren på ett säkert sätt. Det minskar trasslet med försenings- och påminnelseavgifter och inkassokostnader som kan uppstå om en faktura kommer bort.

Det blir enklare att göra massfakturering

Om du regelbundet skickar likadana fakturor till flera olika mottagare, till exempel för års- och medlemsavgifter, vet du hur drygt det arbetet är. Om du väljer e-fakturering via en digital lösning, till exempel Visma.net ERP och AutoInvoice, behöver du bara klicka i de kunder som ska få samma fakturabelopp. Du kan även gruppera dina kunder med hjälp av en kundetikett. En mycket lättare och snabbare process.

Du får snabbare betalt med elektronisk fakturahantering

Alla företagare vill skicka iväg sina fakturor direkt efter levererad vara eller tjänst för att kunna få betalt så snart som möjligt. Tyvärr är uttrycket ”som ett brev på posten” inte särskilt förknippat med effektivitet längre (2018 ökade antalet reklamationer rörande försvunna inrikes brev med hela 54 procent). Det är däremot frasen ”med bara ett knapptryck”. Med en digital lösning kan du fakturera dina kunder direkt och få snabbare betalt.

Det blir enklare för mottagaren

Automatiska processer sparar tid, krångel och manuellt arbete hos båda parter av en fakturering. Det blir dessutom enklare för mottagaren att sortera och hålla ordning på de inkommande fakturorna. Den som tar emot e-fakturorna behöver inte mata in uppgifterna manuellt i sitt system eller skanna dina fakturor. Du kan som användare även se statusen på din faktura och får ett felmeddelande om den inte har gått fram som den ska, vilket underlättar för alla.

Med en bra faktureringslösning, som till exempel Visma AutoInvoice, går det dessutom att anpassa faktureringen efter kundens möjligheter och förutsättningar. Dina kunder kan till exempel välja om de vill ha fakturan som PDF eller digitalt. AutoInvoice hanterar automatiskt både e-fakturor såväl som fakturor via e-post och vanlig post. Du kan även använda samma fakturakanal för både affärskunder och konsumenter.

Du bidrar till en bättre miljö

Det går att använda träd till betydligt vettigare saker än att tillverka pappersräkningar av dem. De gör faktiskt mest nytta när de står kvar i skogen, bidrar till den biologiska mångfalden och tar till vara på växthusgasen koldioxid. Ju mer vi digitaliserar desto mindre resurser använder vi, något som skonar både miljö och plånbok. En e-faktura är väldigt resurssnål, behöver inte åka lastbil till mottagaren och är ett av de enklaste sätten att ta ansvar för planetens framtid.

Du möter lagkraven på e-faktura i den offentliga sektorn

Någon som verkligen är inne på e-fakturor är staten. Från och med april 2019 är det e-fakturor som gäller när du fakturerar den offentliga sektorn. Det är de stora samhällsekonomiska och miljömässiga vinsterna elektroniska fakturor för med sig som har motiverat den här nya lagen.

Du kan läsa mer om vad den nya lagen innebär här.

Visma AutoInvoice hjälper dig att möta kraven

Om inte någon annan standard har avtalats ska e-fakturorna till den offentliga sektorn följa den europeiska standarden. Det innebär bland annat att en skannad faktura inte räknas som en digital faktura. Det behövs alltså ett system som kan möta de kraven.

Låter det här krångligt och svårt? Oroa dig inte. Är du användare av bokföringsprogrammet Visma eEkonomi eller affärssystemen Visma Administration och Visma.net har du redan tillgång till den inbyggda faktureringstjänsten AutoInvoice. Vismas lösningar blickar framåt för att möta nya krav och användarbehov. AutoInvoice följer självklart den nya lagen och utvecklas ständigt för att möta kommande krav.

AutoInvoice tar hand om all din fakturatrafik – även till dem som ännu inte kan eller vill ta emot e-fakturor. Du kan skicka dina fakturor till alla dina kunder oavsett vad de har för system eller önskemål. AutoInvoice sparar din och dina kunders tid, frigör dina resurser och låter dig jobba smartare. Vill du veta mer om hur det fungerar? Läs gärna vårt inlägg ”Revolutionera din fakturahantering med AutoInvoice”.

Mikael Björk

VD / CEO