Kontakta oss

Fyll i dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Namn

Telefon

E-post

Bästa tipsen för att prioritera kraven vid införandet av ett nytt affärssystem

När det är dags att skaffa ett nytt affärssystem kommer alla att ha synpunkter och önskemål på vad det ska kunna göra. Här är de bästa tipsen för hur man prioriterar bland kraven så att de uppfylls utan att man spränger projektramarna. Det går att göra alla nöjda.

Att ta steget att införa ett nytt, modernt affärssystem är alltid någonting stort och omvälvande i en organisation. Man får ett förstklassigt verktyg för att digitalisera och automatisera affärsprocesserna, det går att effektivisera på många områden för att frigöra tid och resurser, viktig information samlas på ett ställe för bättre sökbarhet och analysmöjligheter, och mycket mer. En ny ERP-lösning förbättrar och effektiviserar hela verksamheten så att alla kan jobba smartare. Det är inte småpotatis direkt.

När gamla sega och tråkiga lösningar försvinner och funktionella luckor fixas i och med den nya lösningen så kommer garanterat alla medarbetare att känna entusiasm inför, och inte minst ha synpunkter på, vad det nya systemet ska kunna göra. En av de viktigaste faktorerna för en lyckad implementering av ett nytt affärssystem är just att ha med sig alla i organisationen i processen, och att ta in deras förslag. Det är trots allt de som kommer att jobba i lösningen och om de är engagerade och intresserade kommer införandet att gå som en dans. Samtidigt är det en balansgång att ta hänsyn till deras önskelistor utan att de spräcker projektbegräsningar som budget- och tidsramar. För att hitta den balansgången mellan genomförbarhet och engagemang är det viktigt att prioritera bland funktionerna när ni sammanställer er kravspecifikation. Det låter som en utmaning men här är knepen som gör det lättare och som säkerställer en framgångsrik ERP-implementering.

Var tydlig med projektets mål och omfattning

Alla projekt begränsas av de tre faktorerna tid, kostnad och omfattning. Har projektteamet gjort ett bra jobb med att planera införandet av det nya systemet är tid och kostnad redan satta och klara. Det är omfattningen som kan spåra ur när önskemålen börjar hagla. Därför är det viktigt att vara tydlig med varför ni skaffar en ny lösning, och vad målet är med införandet. Det finns i regel ett strategiskt beslut bakom, med ett klart syfte om vad ni vill uppnå. Kanske är det för att automatisera ekonomiadministrationen och göra den helt elektronisk, eller så vill ni effektivisera ert lager och transporterna, eller få bättre verktyg för analys och beslutsstöd. Möjligheterna är nästan oändliga, men i dem behövs det finnas ett klart och tydligt syfte. Kommunicera och presentera hela projektet och dess mål och syfte till hela verksamheten. Ha gärna en kul kick-off där alla introduceras till den nya lösningen och motiven bakom på ett gemensamt och lättsamt sätt. Det ökar förståelsen och minskar kraven på icke-kritiska funktioner.

 

Identifiera era viktigaste affärsprocesser

Att identifiera de affärsprocesser som kommer att påverkas av ERP-projektet hjälper er att definiera projektets omfattning. Har ni ett befintligt gammalt system behöver projektteamet dessutom dokumentera de processer som existerar i den nuvarande lösningen. Då kan ni lättare upprätta en lista över minimikraven i den nya lösningen.

Här bör projektteamet fokusera på vad behoven verkligen är och glömma den gamla lösningens begränsningar. Hela syftet med införandet är ju att hitta nya, smartare sätt att jobba.

 

Förbättra era unika processer

För att bli framgångsrik behöver varje verksamhet ha något som skiljer den från mängden. Identifiera vilka processer det är som skiljer ert företag från konkurrenterna när ni går igenom ERP-funktionaliteten. Det hjälper er att bestämma hur ni kan förbättra och utveckla de processerna. Leverantörerna jobbar hela tiden med att utveckla nya systemfunktioner för att möta de mest efterfrågade funktionerna inom varje bransch. Det går att skräddarsy en lösning med hjälp av anpassningar, tredjepartsfunktioner m.m. så att den lyfter och förbättrar det som gör er unika. Ni har en spetskompetens – skärp den. Låt de processerna få en framträdande plats i projektet.

 

Gör en analys över vad som passar och vad som behöver ändras

I en så kallad fit gap-analys identifierar man var den nya lösningen passar in i verksamhetens behov (fit), och var det kommer att krävas ändringar (gap). Den analysen hjälper er att se var det nya systemet passar företagets krav och var det inte gör det. De krav som passar och som lätt kan konfigureras får hög prioritet utan diskussion om den saken. Krav som kräver förändring behöver dock lite mer eftertanke. Det går att göra en analys över de behoven och kostnaderna genom att ställa sig några viktiga frågor:

 

  • Hur påverkas verksamheten om inte det här kravet uppfylls? Krävs mer arbete? Påverkar det intäkter och kostnader? Blir kunderna lidande? Blir det problem med integration och samverkande funktioner?
  • Hur påverkas ERP-projektets ramar om kravet uppfylls? Krävs det mer tid eller högre budget? Finns det resurser för att möta kravet?

 

Kort sagt så handlar fit gap-analysen som att prioritera funktioner samt att väga för- och nackdelarna för de funktioner som inte är så högt prioriterade.

 

Klassificera kraven

När alla krav och funktioner som faller inom de ramar vi har gått igenom hittills är klara, är nästa steg att klassificera och ranka dem. Det projektteam som jobbar med införandet av det nya systemet kan sortera dem efter tre kategorier: ett måste, ger mervärde och bra att ha.

 

  • Ett måste. Den här kategorin är en no-brainer. Här hittar man de krav och funktioner som verksamheten måste ha för att fungera. De kostnader och resurser de här kraven behöver går inte att kompromissa med, och det gör det lättare att sätta de lägre prioriterade kraven i perspektiv.
  • Ger mervärde. Kategorin för funktioner som inte är verksamhetskritiska, men som kan förbättra verksamheten avsevärt. Här faller funktioner som inte den gamla lösningen hade in. Till exempel automatiseringsmöjligheter, elektronisk administration, Business Intelligence, e-handelsfunktioner m.m. Det här är krav som gör verksamheten bättre och mer effektiv, och som ger konkurrensfördelar.
  • Bra att ha. Den här typen av krav dyker i regel upp senare i projektet, när grundkraven är mötta och man börjar få insikt i den nya lösningens alla möjligheter. Det kan handla om funktioner som möjligheten att automatiskt skicka ut schemalagda rapporter, få automatiska förslag på förbättringsmöjligheter från affärssystemet, möjlighet till både överskådliga sammanfattningar och att kunna söka sig ned till detaljer och enstaka dokument m.m.
  • Projektets budget och tidsram bör styra över de här kategorierna, så att det mindre viktiga tas med i mån om utrymme och inte går ut över de mer kritiska kraven.

 

Ta hjälp av en samarbetspartner

När olika krav armbågas om att komma först kan det hjälpa att jobba med en leverantör som också är en verksamhetskonsult. De kan mer än bara affärssystemet och har insikter samt erfarenheter av hur andra kunder har löst sina utmaningar. De har i regel också erfarenhet av branschen och kan ge goda råd om vad som är viktigt att tänka på. Att ta hjälp av ett kunnigt öga utifrån gör det lättare att ställa rätt frågor och att göra rätt prioriteringar så att ni får ett nytt affärssystem som verkligen blir lyckat och uppfyller såväl de kritiska kraven som användarnas önskemål.

 

 

 

Mikael Björk

VD / CEO