team jobbar tillsammans vid skrivbord

Är ditt affärssystem smart nog? Så här framtidssäkrar du din verksamhet

Det går undan nu. Både tekniken och kundernas behov utvecklas och förändras i en rasande takt. Det här påverkar självklart din verksamhet och dess framgångar. Inte minst så ställer det nya krav på ditt affärssystem och dina processer. En föråldrad lösning kan bli som en boja runt foten när du behöver sätta fart framåt. Däremot kan ett framtidssäkert system låta dig jobba effektivt, få nya insikter, fatta bättre beslut, ge bättre kundservice och få bättre resultat. Kort sagt, en modern lösning låter dig ligga steget före.

Men hur håller du din lösning modern när utvecklingen går så fort? Se bara på våra personliga enheter som datorer och smartphones. De kan gå från senaste nytt till museiföremål på 2-3 år. Ett affärssystem är en investering som måste klara framtida krav under lång tid. Så här vet du om ditt system är smart nog för framtiden.

Det här kan hända om ditt affärssystem inte hänger med

”Digitaliseringen förändrar (infoga valfri bransch här) från grunden.” Det är säkert en rubrik du har läst mer än en gång. Att inte hänga med i den utvecklingen kan bli förödande. Om ditt affärssystem inte är smart nog och blir omkört av digitaliseringen kan du drabbas av de här problemen:

  • Dina interna processer stöds inte längre helt och fullt. Din verksamhet blir långsam och ineffektiv.
  • Det uppstår informationsöar som hindrar alla i verksamheten från att ta del av samma aktuella data. Du får ett bristfälligt beslutsstöd och ni kan inte utvecklas som ni vill.
  • När resten av världen jobbar på distans och ute på språng sitter du med en lösning som har begränsningar vad det gäller mobilitet och tillgänglighet
  • Du klarar inte av att möta nya regelverk och lagar, till exempel GDPR
  • Viljan att utveckla verksamheten, till exempel starta upp nya avdelningar, eller satsa internationellt, hämmas av din stela gamla lösning
  • Du klarar inte av att möta nya kundbehov och beteenden, exempelvis e-handel, online-support, möjlighet att se lagerstatus och leverans etc
  • Det blir kostsamt att hela tiden behöva bygga på, uppgradera och försöka krama ut mer ur den gamla lösningen

Vad innebär ett framtidssäkert affärssystem?

Kort sagt så är ett framtidssäkert system ett som gör att du kan anpassa dig till förändrade omständigheter. En lösning smart nog att kunna möta kraven både i dag och i framtiden. Vad innebär det då rent konkret? Jo, att affärssystemet är…

  • En komplett lösning som hanterar alla dina processer och all din data. Du och dina medarbetare sitter inte med olika verktyg och databaser. Ni utgår från samma aktuella och relevanta information så att ni kan ta snabba och korrekta beslut. Allt som läggs in i systemet blir åtkomligt för alla användare.
  • Skalbart. Det ska vara enkelt att kunna lägga till nya användare, mer kapacitet, fler funktioner och nya verktyg. När din verksamhet och dina behov växer behöver ditt affärssystem kunna hänga med lika snabbt. Du ska inte behöva ändra på din IT-infrastruktur, göra komplexa uppgraderingar eller byta lösning. Du ska alltid kunna luta dig mot ett kraftfullt verksamhetsstöd som låter dig växa i den takt du vill.
  • Långsiktigt hållbart. Det ska låta dig utveckla affärsprocesser i enlighet med verksamhetens långsiktiga strategier. Det ska låta dig vara proaktiv så att du kan möta kundernas och omvärldens nya krav utan att bli tagen på sängen.
  • Säkert. Det ska kunna möta alla nya lagar och regler. Uppdateras automatiskt för att kunna möta nya hot och risker. Den data ni jobbar med ska vara skyddad och säkerhetssparas regelbundet.
  • Mobilt. Det är inte bara av hälsoskäl allt fler jobbar på distans nu, att kunna jobba från valfri plats är på väg att bli det nya sättet att arbeta. Det låter dina medarbetare jobba mer effektivt och du kan knyta till dig kompetens som bor på annan ort. Handen på hjärtat så kan en lösning som kräver att du måste in till kontoret för att använda den inte kallas för vare sig modern eller smart.
  • Ekonomiskt hållbart. En av de främsta anledningarna till varför så många håller fast vid ett föråldrat affärssystem som bromsar deras utveckling är för att det är en så tung investering att skaffa nytt. En framtidssäker lösning ska inte behöva kosta skjortan i utbyggnad och uppgraderingar, eller i ett rent byte, varje gång utvecklingen eller kunderna ställer nya krav.

En framtidssäker lösning i molnet

Om du vill ha ett smart affärssystem som klarar av att möta de här kraven ska du blicka mot molnet. Molnbaserade lösningar är betydligt mer flexibla och agila jämfört med de fasta installationerna. Att välja ett affärssystem i molnet, som Visma.net, låter dig möta framtidens behov på ett tryggt sätt. Det som gör en molnlösning framtidssäker är bland annat att:

  • Den är flexibel och anpassningsbar. Det behövs inga komplexa installationer eller ändringar i er infrastruktur när systemet behöver anpassas. Allt ligger i molnet, och leverantören kan enkelt skala upp lösningen beroende på dina behov. När ni växer går det snabbt att lägga till nya användare och funktioner. Lika enkelt är det att skala ned om så behövs. Du kan anpassa systemet beroende på säsong, konjunktur, geografi m.m. Utan tidsödande och kostsamt krångel.
  • Lösningen hänger enkelt med i utvecklingen. Flexibiliteten i molnlösningen gör det snabbt och enkelt att bygga på systemet med nya lösningar och verktyg. Behöver du e-handelslösningar, mer avancerad logistik, e-fakturor, digitala kanaler m.m. sker de uppgraderingarna med en gång. Du kan möta nya krav och behov i samma stund som de kommer. Eller ännu bättre – innan.
  • Den är alltid aktuell och säker. Leverantören av molnlösningen sköter automatiskt alla uppdateringar och uppgraderingar. Du har alltid den senaste versionen som möter lagar och krav. Leverantören sköter även säkerheten i systemet. Du behöver inte tänka på drift, service, dataskydd, back-up m.m.
  • Den är mobil. Ett molnbaserat system har datan och verktygen i molnet. Du och dina medarbetare kommer alltid åt det ni behöver från era datorer, surfplattor och mobiler. Ni kan enkelt jobba på distans, från hemmakontoret, ute på resor och projekt m.m. Det blir också enklare för dig att öppna nya kontor och haka på dem på samma lösning.
  • Den är kostnadseffektiv. Det krävs ingen dyr och tidsödande installation och driftsättning. Ni kan i princip börja jobba i systemet med en gång. Molnlösningar är i regel en abonnemangstjänst. Du betalar bara för det du använder. Du behöver inte planera för tunga investeringar, nya inköp eller reparationer. Dina IT-kostnader blir lägre och mer förutsägbara.

Vill du ha ett smart och framtidssäkert affärssystem så rekommenderar vi att du satsar på en molntjänst. Som Visma.net. Då kan du tryggt ta fart mot framtiden utan att bromsas av nya krav och behov. Istället får du en lösning som tar dig framåt snabbare än du trodde att du kunde. Häng inte bara med i utvecklingen – var med och driv den.

Mikael Björk

VD / CEO