Att tänka på vid val av nytt affärssystem

Oavsett om man skaffar sitt första affärssystem eller har vuxit ur sitt gamla är det en stor och viktig investering som man behöver tänka igenom noggrant. Om vi börjar med den kanske viktigaste frågan – varför? – så har den flera svar. Det finns gott om fördelar med ett nytt affärssystem:

• Automatiska processer som eliminerar manuell hantering sparar massor av tid och pengar, inklusive minskade bemanningsbehov
• En mer effektiv orderhantering, lagerhållning och transporter snabbar upp processer och minskar kostnader
• Analysverktyg ger en mer effektiv och smartare verksamhetsstyrning
• Bättre produktavkastning
• Möter moderna kunders behov och förväntningar
• Möter nya lagar och förordningar
• Mobila lösningar
• Serviceförbättringar

Med motiveringen löst återstår de andra viktiga frågorna: Vad ska systemet klara av? Vilka är de viktigaste behoven? Vilka funktioner behövs? Vilken typ av lösning är bäst? Hur ser framtiden ut? Det finns mycket man behöver tänka på för att välja rätt system. Här är några av de viktigaste frågorna man bör ställa sig och stegen att ta när det är dags att skaffa nytt affärssystem.

Gör en kravinsamling/specifikation

Vad ska affärssystemet kunna? Ta fram en detaljerad lista över vilka aktiviteter och behov som systemet behöver klara av. Ju mer noggrann och specifik man är i den här processen desto lättare blir det att hitta ett passande system. Att vara detaljerad i sin kravspecifikation säkerställer att man får rätt kapacitet från första början. Som exempel kan ett krav vara att systemet behöver kunna ta emot kundordrar. Det klarar de flesta lösningarna men om man sedan upptäcker att man har behov av att kunna ta emot ordrar i olika valutor och vikt/mått-enheter eller att kunna ta dem via molnet, då har man en väldigt tydlig kravspecifikation som leverantören måste förhålla sig till. Kravlistan blir också en grund för hur man formulerar avtalet med leverantören. Luddigt formulerade och alltför övergripande krav kan leda till tvetydigheter om vad som egentligen gäller, medan en detaljerad lista gör det tydligt för alla parter.

För mindre företag som inte har så stor erfarenhet av vad man egentligen behöver och vilka krav man ska ställa kan det vara klurigt att få ihop en passande kravlista. Då kan man låta de potentiella leverantörerna jobba. Begär referenser från liknande företag som de har hjälpt med lösningar. Begär in siffror på hur affärssystemet rent konkret har hjälpt dem i deras verksamhet. Fagert säljsnack klarar vem som helst men faktiska resultat smäller betydligt högre.

Glöm inte heller att det inte bara är era krav och behov som ska mötas. Systemet måste även möta kraven från lagar och förordningar. Inte minst den nya förordningen om personuppgifter och dataskydd – GDPR.

Vilka funktioner bör man ha?

Dagens affärssystem kan väldigt mycket. De erbjuder en stor mängd med funktioner men de flesta verksamheter använder långtifrån allt. Som med all teknik är det lätt att bli förförd av alla möjligheter och finesser och glömma bort vilka behov det faktiskt är man behöver få lösta, även om man har gjort en kravlista. Det är som att gå till matvaruaffären – inköpslistan garanterar bara att man kommer ihåg det man verkligen behöver, sedan lockas man att plocka med en massa annat läckert för att det ser så inbjudande ut. En bra början innan man ens börjar titta på leverantörer och lösningar är att fråga sig själv: Vilka är våra viktigaste processer? Var i vår verksamhet behöver vi bättre systemstöd? Har man den tanken med sig under hela anskaffningsprocessen blir det lättare att göra snabba och välgrundade beslut som matchar de faktiska behoven och inte styrs av det där shoppingpirret man får av någonting flashigt och imponerande. Inte ens det dyraste systemet på marknaden har något värde om det inte matchar verksamhetens behov.

Här är några av de viktigaste funktionerna för affärssystem, för att underlätta att hitta rätt lösning.

Grundfunktioner

• Ekonomi och redovisning. Dvs. hantering av kund-, leverantörs-och anläggningsreskontra, huvudbok och finansiell rapportering.
• Inklusive offertverktyg
• Inköpsplanering
• Lagerhantering
• Automatiserade funktioner som till exempel scanning, fakturering och betalningsmatchning
• Business Intelligence. Verktyg för analys av realtidsdata.
• Kompatibilitet och integration. Gemensamma flöden för olika områden i verksamheten, funktion och anpassning för mobila enheter samt tredjepartintegrationer.

Analys och rapport

• Resultatrapporter som visar vad varje produkt/tjänst genererar
• Datamodeller för test i simulerade miljöer
• Finansiell planering och prognoser
• Identifiering och analys av nyckeltal
• Varningar och notiser för händelser, t.ex. förseningar eller uppnådda mål, i arbetsflödet
• Datautvinning, analys och visualisering av data för att söka efter mönster och trender
• Åtkomstkontroll som styr vem som har tillgång till vilken data

Lager och distribution

• Lagerhanteringssystem (WMS) för snabb plockning och leverans
• Transporthanteringssystem (TMS) för att hitta de optimala rutterna
• Automatiserade direktleveranser
• Hantering av försäljnings- och inköpsorder
• Spårningsfunktioner för order, leveranser och den egna försörjningskedjan
• Lageroptimering, satsplockningsfunktionalitet och partinummer
• Streckkoder/RFID-skanning

Personal

• Lönehantering
• Utläggshantering
• Loggning av tid och närvaro/frånvaro
• Administration av ledighet

Vilken typ av lösning passar bäst?

Det finns mer att ta ställning till. Affärssystem kan levereras på olika sätt och passar olika behov. Det här är de tre vanligaste lösningarna:

• Installerad lösning. Leverantören installerar systemet lokalt, driftsätter och utbildar. Sedan tar det företaget själva över ansvaret och sköter om drift, uppdateringar och backup.
• Hostad lösning. Liknande den installerade lösningen men här lägger man ut IT-infrastruktur, drift och service på en serverleverantör som ansvarar för data.
• Molnlösning. Data förvaras i molnet och affärssystemet uppdateras automatiskt av leverantören.

Vad händer i framtiden?

Som om det inte var nog att planera för alla era behov i dagsläget behöver man också tänka framåt och framtidssäkra systemet. Behov kan snabbt förändras och blir fler och för att undvika framtida huvudvärk bör man välja en lösning som är enkel att anpassa och att bygga ut.

Det kan vara svårt att sia om framtiden, nuet är nog så krångligt, men dra nytta av den expertkunskap som finns i ämnet. Läs artiklar och titta på webbseminarium om vad moderna affärssystem är kapabla till och hur det ser ut på frontlinjen. Tanka insikter och kunskap som inte bara gör det enklare att välja ett framtidssäkrat system, utan även gör det lättare för er att få ut största möjliga nytta av det.

Framtiden handlar heller inte bara om teknisk utveckling. Den rör verksamhetens framtida utveckling minst lika mycket. Det är värt att blicka framåt utifrån mål och ambitioner. Hur kommer ni att växa? Vilka nya områden och marknader väntar bortom horisonten? Vad behövs för att börja med e-handel? Vilka krav ställs om ni börjar jobba internationellt? Tänk framåt, tänk stort, tänk utanför boxen och välj ett system som klarar av era drömmar och ambitioner.