11 fantastiska fördelar med affärssystem

Du vet att du borde implementera ett affärssystem då det finns en mängd olika fördelar. Du har hört att det kan öka effektiviteten, förbättra produktiviteten, minska kostnaderna, snabba upp processer, minska misstag och dubbelarbete samt allmänt göra livet och arbetet lättare. Men är inte det samma motiveringar alla säljare använder sig av, oavsett om det rör sig om kaffeautomater eller mjukvara?

Låt oss bryta ned allt som ett affärssystem kan göra för dig och din verksamhet, så kan du själv avgöra om affärssystem bara är snack eller en nödvändig investering med fantastiska fördelar.

1. Allting blir mer effektivt

Det är en lösning som integrerar alla avdelningar och funktioner i ditt företag i ett enda system som kan serva alla de olika avdelningarnas särskilda behov. Det hjälper användarna att navigera komplexa processer och förbättrar för funktioner som produktion, beställning och leverans. Det är ett flexibelt samordningsverktyg som gör att du kan växa och förbli agil medan du tar allt större kliv in i framtiden. Systemet eliminerar repetitiva administrativa processer, förhindrar återinmatning av data och minskar rejält behovet av att mata in information manuellt. Systemet kommer också att effektivisera dina affärsprocesser och göra det enklare för ditt företag att samla in och analysera data på ett mer effektivt sätt, oberoende av vilken avdelning det rör sig om. Kan det koka kaffe mer effektivt? Nej (inte än i varje fall), men det kommer att snabba upp allting annat så att du kan ta längre fikapauser.

2. Du får en bättre blick in i framtiden 

Affärssystemets funktioner för företagsresursplanering ger användarna och särskilt ledningen, verktyg för att skapa mer exakta prognoser. Eftersom informationen inom systemet är så noggrann och uppdaterad kan ditt företag göra mer realistiska uppskattningar och mer effektiva prognoser snabbare.

3. Det är ett suveränt botemedel mot växtvärk

Tiden går så fort. Det känns som det bara var i går ni gick ihop några kompisar för att satsa på er grymma idé, inklämda på ett simpelt kontor bara marginellt större än en garderob. Nu är ni ett företag med massor av anställda, avdelningar, projektgrupper, system och processer. Fantastiskt kul! Tills ni inser att någonstans under den här snabba utvecklingen började alla i verksamheten att jobba på olika sätt i olika system.

Ekonomiavdelningen har ingen insikt i vad säljarna håller på med, ledningen utgår från annan data än projektgruppen och till slut undrar någon av era kunder irriterat om högerhanden vet vad den vänstra gör. Med ett affärssystem strömlinjeformas alla processer, rutiner, flöden etc. Alla i verksamheten jobbar med samma data, på samma sätt, har tillgång till samma insikter och kan dela med sig av allting i realtid. Affärssystemet ger er en gemensam sanning som gör att ni kan växa smärtfritt och få alla delar att jobba i harmoni med varandra.

4. Hejdå dubbelarbete!

Om du visste hur stort tidssvinnet är när data dupliceras om och om igen i flödet från idé till kund, skulle du nog vilja stoppa tiden. För att inte tala om att ständigt mata in samma information manuellt. Då riskerar man att det blir som viskningsleken där data börjar förvrängas och kommuniceras fel efter ett tag. Med automatiserade processer och rutiner går det undan. Tid och resurser kan läggas på bättre saker och informationen förblir korrekt genom hela flödet.

5. Kostnadsbesparingar

Hur bra är du på matte? Här är en ekvation värd att titta närmare på: automatiserade processer + gemensam och korrekt data i realtid + snabbare och mer exakta prognoser och beslut + smidigare samarbeten – störningar – förseningar – otydlig kommunikation = stora besparingar.

6. Bättre säkerhet

Med ett gemensamt, integrerat system har du alla verktyg du behöver för hög datasäkerhet. Med en molnlösning, som exempelvis Visma.net, ligger dessutom din data säkert på en central server med rejäla back up-funktioner. Systemet går dessutom lätt att anpassa efter vem som ska ha tillgång till vilken data. Med en bra leverantör slipper du dessutom hålla koll på alla lagar och förordningar, systemet och din leverantör ser till att allting är uppdaterat och i linje med gällande förordningar.

7. Justerbar kostym

Affärssystem är skalbara och konfigurerbara. Det är enkelt att lägga till nya användare, funktioner, kapacitet och tredjepartslösningar allt eftersom din verksamhet växer och får nya behov. Du behöver inte skaffa en helt ny lösning bara för att det råkar gå bra för dig och du hittar nya marknader. Affärssystemskostymen är som gjord av spandex, väldigt flexibel och följer smidigt med i alla dina rörelser.

8. Rappa rapporter

Affärssystemet gör rapporteringen enklare, snabbare och mer anpassningsbar. Med förbättrade rapporteringsmöjligheter kan ditt företag lättare reagera på komplexa dataförfrågningar. Användarna kan dessutom köra sina egna rapporter utan att jaga hjälp från IT-folket, vilket gör att de sparar tid som kan användas till nyttigare saker.

9. Kundnytta

Dina kunder har höga förväntningar på hur de blir bemötta genom hela köpresan. De förväntar sig en strömlinjeformad upplevelse som är konsekvent oavsett om de pratar med någon i en butik eller på ett kontor, beställer online, kollar upp sin leveransstatus, kontaktar support, eller får rekommendationer. Det betyder att alla delar av din verksamhet behöver ett centralt data- och kommunikationsverktyg så att alla, oavsett avdelning, kan se kundens relevanta och aktuella kommunikation, transaktionshistorik, preferenser, servicehistorik etc. Inget gör en kund så glad som att bli uppmärksammad och professionellt bemött.

10. Mobilitet

Det är många gamla fraser som hamnar på historiens soptipp, som till exempel ”Ska vi åka och hyra en video” eller ”Jag ska bara faxa det här”. Nu är klassikern ”Jag måste åka in till kontoret och fixa en grej” på väg dit också. Att ha lösningar och verktyg låsta till en plats fungerar helt enkelt inte längre i vår mobila era. Ska man kunna jobba smart och effektivt måste man ha med sig det man behöver för sitt jobb i sin telefon, surfplatta eller laptop. Ett molnbaserat affärssystem, som till exempel Visma.net, är webbaserat och åtkomligt var än man befinner sig. Det här underlättar distansarbete, resor, kundmöten, samarbeten och mycket mer.

11. Ligga steget före

Att investera i ett affärssystem kanske kostar, men vet du vad kostar ännu mer? Att inte hänga med. De i din bransch som tänker ”Vi gör som vi alltid har gjort, det har ju fungerat förr” kommer oundvikligen att missa en del fördelar. Bland annat så finns många effektiviseringsfördelar, tidsvinster, insikter, synergieffekter och framför allt den kundnytta som systemet innebär. Var inte dinosaurien inom ditt område, var pionjären.